姚若希
北京空天技术研究所 北京市 100074
摘要：人力资源是关系企业竞争力的核心要素，人事档案在人力资源管理中占有重要地位，能够系统、科学地体现人才资历、发展轨迹、岗位贡献、职业潜力等因素，与个人职业发展、薪资待遇、生涯规划有直接关系，所以人事档案管理越来越受到重视。本文将结合企业人事档案管理现状，在分析现有问题的同时探讨如何提高管理工作成效，以此促进人事档案管理质量的提高。
关键词：人事档案；企业；人力资源管理
人事档案涉及内容复杂，管理难度相对较大，在管理过程中还存在一些问题，如重视程度不足、信息化水平较低、管理者专业水平有待提高、档案规制缺乏规范性等，这些问题会造成部分员工岗位调动中出现“空档”或“死档”现象，难以发挥人事档案的应用作用，影响员工职业生涯发展，企业用人效率也会受到不利影响。因此，企业人事档案进行管理必须积极转变管理理念，主动梳理其中存在的问题，依托科学管理促进企业人力资源管理质量的提高。
一、企业人事档案管理现状
在市场经济环境下，传统人事管理模式已经难以适应企业发展要求，这就迫切需要人事管理与时俱进、深化改革，才能与企业发展相适应。当前，不少企业确实认识到人力资源管理的重要性，尤其是在人事档案管理中设置了专门岗位和专业管理人员，但是，从管理实际来看，仍存在定位不清、目标不明、制度确实、成效低下等问题，再加之与之相关的监督监管、激励奖惩制度不够完善，造成人事档案管理流于形式，操作性不强，很难发挥人事档案的激励和约束作用，不利于人才引进、培养和流动，难以激发管理活力，这些问题必然对企业发展造成不利影响。
二、企业人事档案管理现状
（一）企业忽视人事档案管理
生产经营是企业发展的命脉，所以，很多企业会把全部经历用于生产经营方面，对于人事档案管理缺乏应用重视，这就会造成管理工作边缘化。而且人事档案划分细密，所涉及内容繁琐复杂，需要专业人员进行整理、核对、归档。但是，企业在这方面尚未投入足够的人力物力，无论是从管理设施还是管理质量来看都有很大的提升空间。
（二）人事档案管理技术落后
从当前企业人事档案管理岗位设置来看，很多在岗人员并不是档案管理专业出身，多数管理者年龄较大，属于“退休前”人员，由于岗位专业性不足，造成管理方式陈旧，查档、提档等完全手工操作，不但效率低下，而且还会出现不少人工错误。在人事变动中难以及时跟进、整理、归档，进而导致档案混乱，出错率居高不下。其他很少为这些人员提供学习培训的机会，这就造成人员素质提升缓慢，难以适应岗位发展要求。
（三）人事档案管理不够规范性
一些企业尚未针对人事管理制定专项管理制度，这就容易导致管理流程不规范，缺乏统一执行标准，在人事档案管理中墨守成规，很难有创新突破。而且管理内容主要集中在档案保存方面，保密意识很强，但是却忽视了人事档案的应用价值。在档案内容方面也以个人简历、工作调动等内容为主，只有领导层可以调阅档案，档案服务企业发展的作用难以充分发挥。
三、强化企业人事档案管理举措
（一）强化档案管理意识
企业管理者要重视人事档案管理环节，建立与之相关的管理制度，通过制度化管理提高工作成效。首先，在人事档案管理中要压实责任，将责任落实到人，建立岗位监督机制，有明确的奖惩制度，将人事档案与员工职业发展、薪酬福利、岗位调动等相结合，这样才能形成全员重视人事档案管理的积极氛围。企业要加大人事档案管理支持力度，在人力物力方面予以支持，尤其是在硬件设施建设中有所改善，以此构建现代化人事档案管理基础。
在管理人员配置上要突出专业性和效率性，尽快做到人员安排对口，减少非专业人员上岗比例，面向高校、社会招聘优秀人才，具有人事档案管理经验者优先录用。企业要为人事档案管理人员提供更多的学习机会，通过培训、进修、观摩学习等方式提高工作人员专业素养，以人才质量的提高促进档案管理工作成效的提高。在提升管理人员专业素质的同时，还要加强职业道德教育，强化管理者的责任感和竞争意识，恪守职业道德，规范管理流程，这样才能形成从人员到设施的双重优化，促进企业人事档案管理质量的提高。
（二）人事档案管理与信息技术相结合
在网络信息时代，企业认识档案管理也要与时俱进，充分发挥信息技术优化，切实改变传统、落后的管理模式，依托信息技术提高管理效率。信息技术的应用促使传统纸质档案管理向数字化档案方向转变，这样有利于更精准的记录档案内容，改变纸质档案易出错、易损坏、体量大、难保管的弊端，通过数字化管理实现精准化、虚拟化、互联化特点。在认识档案管理中，数字技术丰富了档案存储形式，通过硬盘、软体、光碟等电子设备，只需要极小的物理空间就能够存储海量信息，具有节约场地的特点。在档案信息存储形式上，改变了以往文本存储的单一模式，除文字记录外，还可以采取图片、音频、视频等形式进行记录，极大丰富了人事档案存储内容。而且数字管理能够实现档案信息的重复拷贝、虚拟调阅，应用价值更高，同时存储成本、精准度、完整性也较之以往大幅提高。由此可见，数字化认识档案管理已经成为必然趋势，对于提高人力资源管理质量有积极的促进作用。
（三）实现人事档案动态管理
企业和人才始终处于动态变化中，所以人事档案管理也要突出动态化特点，一旦人事信息出现变动，就要及时在人事档案内容中有所体现，这样才能突出档案管理的时效性。工作人员要做到人事档案的更新、调整、补充等工作，如果员工出现岗位调动，则需要在原始文档中有所体现。企业要充分发挥人事档案的“人才库”作用，最大限度地发挥档案管理作用。
（四）做好信息入档和修复工作
在企业人事档案管理中，涉及信息收集、校对、归档、存储等多个环节，这就需要管理人员及时更新档案信息，尤其是在纸质档案向数字化档案过渡的特殊时期，要精心梳理档案内容，对人事经历进行核查，保证准确无误后再进行电子档案输入。对于破损严重、信息不全、存在歧义的人事档案要多方核对，与当事人和相关单位沟通，切实做到精准、规范、科学，提高人事档案整体管理质量。
结语
人事档案是记载企业人才培养、发展、流动、应用的重要载体，关系到员工职业生涯发展的每一步，而且具有法律效力，这就需要企业进一步加强人事管理工作，强化管理人员专业素养，积极引入信息技术实现数字化管理，突出动态化、实效化、科学化管理特色，同时还要保障人事档案及时归档，做好档案修复，以科学高效的管理为企业发展保驾护航。
参考文献
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作者简介：姚若希（1991-12-01），女，汉族，籍贯：四川省绵阳市，当前职务：人事主管，当前职称：工程师，学历：硕士研究生，研究方向：技术创新