灌南县水资源管理所 江苏连云港 222500
摘要：在“十三五”规划中，形成了大量的原始资料。我们将在工程建设前期、实施、竣工验收等各阶段中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录称之为工程档案。重点工程是指在水资源的开发、配置和利用中起蓄水作用的水库及其配套设施，按规模大小分为大、中、小型三类。此类工程具有投资规模大、周期长、社会影响范围广等特点，所形成的重点工程档案更应该有科学、统一、规范的管理流程并认真落实，确保管好用好这些档案。
关键词：工程档案；管理；流程
1确保重点工程档案的收集
工程档案是历史的真实记录，它记录了工程建设从设计起始到竣工验收的全过程，是工程建成后正常运行和科学管理不可缺少的主要依据和基本条件。本文以重点工程为切入点，从收集、分类与组卷、移交及验收三大流程，论述其管理要点，供参考。这项工作至关重要，我们需要以细致的品质，文控的手段，统一的标准来提升收集、归档档案质量，为工程建设、专项验收和日后运行提供可靠的数据及依据。具体应坚持并做好两项工作。
1.1落实责任
即加强项目法人与各参建单位档案的协同管理，确保记录和反映重点工程建设情况的文件材料收集齐全完整。项目法人对整个工程档案具有直接的指导及监督职责。实行项目参建单位档案收集负责制，应督促各方收集所承建部分的工程档案，确保重点工程档案的齐全完整和按期归档。加强不同形成单位、部门的相关文件、档案收集工作力度，做到档案工作与相关工作同规划、同部署、同落实，确保重点工程档案收集的及时性、完整性。建立项目档案工作组织网络体系，每个参建单位都安排一名有关人员负责所承建部分文件材料的形成、收集、保管和归档管理工作，确保工作落实。
1.2应归尽归
应归尽归即严格执行归档制度。制定工程档案“三合一”制度，将涉及的档案门类和载体形式进行详细分类，形成归档文件分类大纲及归档范围，按文件重要程度划分档案保管期限。“三合一”制度实操性强，涵盖档案收集的全部内容。统一档案收集流程及手续。各单位应按照统一的归档标准对归档文件进行细查。如：对照归档范围、职责范围，检查档案内容是否完整（单位、阶段、专业、种类等）；检查单份文件的张页（文件、图纸）、正件与附件、请示与批复等内容是否齐全，检查各类签字、盖章手续是否准确。同时，对缺少办理手续的文件应找有关单位及人员补齐，对形成不规范、字迹及图样不清晰、不利于长期保管的文件，尽可能改进，以确保归档文件的完整性及规范性。
2做好重点工程档案的分类与组卷
由于重点工程涉及多个主体，因此在分类方案制定及组卷过程中，各单位需据工程建设及管理工作实际，科学制定。
2.1涵盖全过程全内容的分类法
分类方案制定的首要原则，是涵盖工程建设的全过程和工程档案的全部内容。一般按照“来源（形成单位）结合专业、阶段”进行分类。如：综合管理（建设管理）、设计、施工、监理、竣工验收等不同形成单位。类目设置虽各有特点，但以下原则却需共同遵守：①唯一性，即类别之间是互相排斥，并有且只有唯一的类别属性；②合理性，即根据实际工作，合理设置类别，避免过于繁琐或过于粗略的划分；③稳定性，即类目划分是一项系统工程，一旦确定之后，最好在一段时期内保证其稳定性。
2.2遵循文件材料形成规律有机组卷
工程档案的组卷过程，就是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。具体来说，需要对归档的文件材料进行分类、组卷、案卷排列、编制档号，使文件材料有序化、条理化、系统化。组卷过程中应注意以下问题：①以来源原则和全宗原则为依据，保证文件材料之间的有机联系。不同项目文件的材料不能混放在一起，一个案卷内的文件材料保管期限要一致，不同密级的文件材料必须分开组卷。
②归档文件齐全、完整，签章手续完备（办理完毕）；载体与书写材料符合档案保护要求。③工程档案涉及大量的设计蓝图、底图等，对于这些蓝图和标准图，可放入相应的一个项目文件中进行组卷，或者也可单独组卷，并在对应的工程档案案卷中的卷内备考表中，注明对应图纸的图号和档号，以便加强关联性和检索。建设管理过程的文件材料应按年度进行清理、整编，请示与批复、来函与复函、同一问题的不同种类的文件均要组在一卷内；施工单位文件材料应以合同为单位，结合项目划分进行组卷，其中施工单位编制的竣工图应由监理单位督促和协助，竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细的编制说明和目录；设计类基础资料按阶段结合专业组卷。与科研项目、建设项目、设备仪器关系密切的管理性文件材料，应归入相关的类别中进行组卷。
3重点工程档案的移交及验收
重点工程竣工验收的主要环节之一为重点工程档案验收，验收质量直接关乎整个工程管理建设的水平及质量。
3.1应明确档案专项移交要求
工程档案的移交一般是以文件形成单位为基础进行移交。各参建单位按单位工程完成档案验收专项整理后，向项目法人移交。同时应办理工程档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。参建单位应严格根据国家档案及行业的相关标准，开展全面的档案自检活动。①严格按照归档要求检查档案手续办理的规范性、档案内容及数量的完整性；②确保检查文件案资料的真实性，确认盖章、签字等标识的完备性以及组卷排列的合理性。③确保竣工资料和竣工图的准确无误、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。项目法人应在全过程做好组织、协调和指导档案移交及验收工作。
3.2应明确档案专项验收办法
工程档案的验收分为同步验收和专项验收两种形式。非大中型工程档案的验收，可以和工程竣工验收同时进行；而大中型重点工程在竣工验收之前，必须进行档案专项验收。为统一验收内容及标准，国家先后出台两大标准，指导验收工作的开展。
3.2.1《重大建设项目档案验收办法》明确了工程档案验收的重要性与地位
“将项目工程档案验收作为项目竣工验收的前提条件之一，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。”该办法详细规定了验收的组织、申请、内容及要求。
3.2.2《工程建设项目档案验收管理办法》，统一了验收标准
确保验收质量，将档案专项验收工作纳入合同管理、纳入工程质量管理，并同步检查、同步监督指导。其中还明确指出验收应提交完整的“档案专项竣工验收材料”，包括工程项目档案专项竣工验收报告、项目档案总清单、档案专项竣工验收汇报材料等。
结束语
重点工程档案是重点工程建设管理、运行维护、改扩建的重要依据；是工程验收、质量评定、索赔与反索赔的依据；更是落实责任终身制的依据。项目法人应负总责，参建单位各负其责，将重点工程档案“三纳入、四同步”要求落实到工程设计、施工、监理以及验收的各阶段中，确保重点工程档案齐全完整、有序保管和充分利用。
参考文献：
［1］部水办［2008］366号.工程建设项目档案验收管理办法.
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