乌鲁木齐市公共资源交易中心（市政府采购中心） 新疆 830002
摘要：近年来，我国的企业有了很大进展，企业的办公室文书档案的管理工作越来越受到重视。加强办公室文书档案规范化管理，夯实文书档案管理基础，对提升文书档案利用效率和质量等具有积极的现实意义。本文简要分析了办公室文书档案分散性、成套性、价值性等特点，以及做好文书档案规范化管理的现实意义，从基础、关键、核心和保障等四个方面就加强办公室文书档案规范化管理提出了具体的应对之策，为提升新时期办公室文书档案规范化管理质量，增强办公室文书档案管理整体水平等具有重要参考价值。
关键词：文书档案；档案规范化；办公室
引言
办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。
1办公室档案工作的特点
（1）整体性。文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。（2）保密性。由于文书档案汇集了企业或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及企业发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。
2办公室文书档案收集与归档工作管理现状
2.1管理意识欠缺
管理意识欠缺问题不具有普遍性，但是确实有部分办公室人员和档案管理部门人员长期工作中管理意识欠缺，主要表现为，极少数部门人员或办公室人员在长期遵守该制度后，逐渐信赖或者依赖工作经验并形成固定思维，对于这类人员，处于管理意识欠缺状态，该问题对于档案管理系统的进一步升级不利。
2.2文书档案收集的资料不全面
企业在进行办公室文书档案收集工作时，常常会出现文件资料收集不全面的现象。文书档案本应当是公司合同、人事调动、设备仪器等多方面详细准确记录的载体，能够体现出企业各个部门的详细运行和发展情况。但是由于文书收集的不全面导致档案的归类零散，不成体系，难以真正提高企业的工作效率。
2.3未形成整体的文书档案管理工作规划
目前企业虽然有现代化电子信息存档系统，但目前的现代化电子信息存档系统缺乏整体的运营模式，没有办法形成各个部门的文书档案管理信息，一定程度上妨碍了企业的文书档案管理工作。企业管理工作人员需重视这一问题，对现代化电子信息存档系统进行优化。
3办公室文书档案规范化管理对策
3.1管理意识转变
管理意识的升级需要让机关、企事业单位中的所有部门都能够意识到档案管理工作的重要性，另外对于档案管理部门中的人员本身来说，要能够升级管理理念。
机关、企事业单位可以在召开各类会议时，让各部门领导通过对当前档案上传工作的反思，研究是否能够让所有工作人员在第一时间核实并提交已经生成的文书档案，当发现工作中存在问题时，则需要通过建立专业的规章制度和管理体系，让各部门领导下发具体工作意见，通过这一限定性的管理方法可以让工作人员的管理意识提升。对于档案的专业管理部门，需要建立两条工作路径：其一是进一步完善自检、自查制度，可以在每批次的档案获取、分析和入库时，建成至少两人工作小组，共同获得各项信息并形成手续，比如入库纸质档案的标号、分类号、存储时间等信息输入计算机系统过程，让一人输入，而另一名成员观察输入的信息准确度。其二是削弱受个人经验带来的限制性思维影响，采取的方法除了让人员参与考评，对于建成的自检、自查小组人员定期或不定期替换，且可以通过激励制度让人员以阅读、学习的方法了解档案管理技术的新型方法。
3.2创新办公室文书档案收集与管理的工作模式
传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分企业发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。企业管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。
3.3制定相关的管理制度
要想有效确保企业办公室文书档案管理工作，企业需制定切合实际需求的相关管理制度。使得企业办公室文书档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，能够实现更加优化的管理模式，将文书档案管理工作的价值最大化体现出来。在制定相关的管理制度时，企业需针对相关使用部门来确定。例如可将文书档案不得损坏加入文书档案的制度管理中，可加强工作人员对于文书档案的爱惜程度，在对文书档案进行归档时，不会像往常一样采取随意的模式，而是谨慎对待之。必要时，可将惩罚制度引入文书档案的管理工作中，一旦毁坏，可追究相关工作人员的责任。最为关键的一点是，在对企业文书档案进行电子文档的使用时，使用部门需注意切断一切外网，仅在企业内部网络上进行浏览，这样做可避免企业电子文书档案的信息泄露，提高企业文书档案的安全性，保障企业自身的利益，不会对企业造成巨大的打击。
3.4创新办公室文书档案收集与管理的工作模式
传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分企业发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。企业管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。
结语
综上，办公室文书档案管理作为机关、企事业单位行政管理的真实历史记录，也是行政办公必不可少的重要要素之一，对协助机关、企事业单位领导处理事务性工作提供信息参考等发挥着极其重要作用。办公室文书档案管理水平直接体现了行政管理效率和水平，要结合新时代档案管理的实际需要和特点，不断加强办公室文书档案规范化管理，夯实文书档案管理基础，坚持“以我为主”立卷归档原则，不断提升案卷质量，加强办公室文书档案立卷归档指导，不断提升文书档案规范化管理水平，对发挥文书档案利用价值具有积极的现实意义。
参考文献：
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