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讨论事业单位档案管理中的电子档案管理策略

发表时间：2020/11/19 来源：《基层建设》2020年第22期作者：石丽静

[导读] 摘要：在信息技术大环境中，事业单位档案管理也发生了变化，从过去的纸质档案管理形式转变为电子档案管理形式，解决了档案管理中的很多问题，使档案管理的水平提高了，并且档案的利用率也提高了。

        济宁市公路事业发展中心山东济宁 272100
        摘要：在信息技术大环境中，事业单位档案管理也发生了变化，从过去的纸质档案管理形式转变为电子档案管理形式，解决了档案管理中的很多问题，使档案管理的水平提高了，并且档案的利用率也提高了。事业单位电子档案管理的应用，改变了档案管理的方式，并且能够满足时代的要求，同时，电子档案管理减轻了工作人员的工作量与压力，使他们有更多的精力投入到工作中，总之，电子档案管理的应用，为事业单位档案开辟了新的发展天地，有利于档案管理更好的发展。
        关键词：事业单位；档案管理；电子档案；优势；问题；管理策略
        引言：事业单位电子档案管理提高了档案管理的水平，然而电子档案管理还有待完善，需要不断的改进，才能更好的进行档案管理。事业单位电子档案管理中还存在一些不足，如相应的技术水平不高、缺乏专业的管理人员、档案的安全性不能保障等，这对于电子档案管理非常不利。为此，应该进行大力的改进，充分的发挥电子档案的优势，对电子档案管理工作进行完善，加大力度对工作人员进行培养，使他们充分的掌握相关的技术与操作，更好的进行档案的分类与归档，从而使电子档案管理更加的规范与合理，为事业单位的发展做出更多的贡献。
        一、分析事业单位电子档案管理的优势
        1、提高档案利用率
        事业单位电子档案管理中，借助计算机技术及其他的信息技术，对档案进行分类保管，在短时间内就可以完成档案的归档与查阅，使档案的利用率提高了。而传统的档案管理中，需要大量的工作人员进行档案立卷，不仅需要花费较长的时间，而且工作人员在档案立卷的过程中，可能存在失误或者错误，从而导致档案管理的工作质量比较低，在以后进行查阅使用时，也不好进行档案的查找。电子档案管理利用信息技术快速的完成档案的立卷与归档工作，并且档案查找也比较方便，不会耽误档案的利用。
        2、档案保存更为稳定
        事业单位电子档案管理中，对于档案的保存更为长久与稳定。在传统的档案管理中，档案保存的形式为纸质，一般都存放在相应的档案室，但是档案室的温度与湿度不容易控制，容易使档案发霉或者受潮，影响档案的完整性；还有档案室存放档案的危险性比较大，当遇到大火或者漏水等情况时，档案会受到严重的破坏，使档案被浸泡或者被烧毁；还有档案室存放档案，还容易发生档案的丢失，这对于档案的使用非常不利。电子档案的保存形式为电子形式，保存在电脑的硬盘或者存储卡中，不容易发生档案丢失的现象，而且也不受外界环境的影响，不会破坏档案，可以将档案长期的进行保存。
        3、方便以后的查阅
        事业单位电子档案管理，可以使档案更方便的查阅与利用，档案正常的归档后，会形成标准的目录，只要查阅人员输入相应的关键字，就可以找到需要的档案。在传统的档案管理中，进行档案的查阅，需要工作人员到档案室内进行翻找，需要的时间较长，可能会影响档案的使用，相对来说，电子档案的应用，可以方便事业单位人员更好的查阅档案，为广大群众更好地服务。
        二、谈论事业单位电子档案管理中存在的问题
        1、工作人员素质不高
        电子档案管理改变了原来的管理方式，对工作人员的要求也提高了，需要具备专业的信息技术水平，以及较强的责任心，以便于更好的完成电子档案管理工作。但是，在事业单位电子档案管理中，工作人员的素质还有待提高，有的工作人员还不适应电子档案管理，对计算机操作掌握不熟练，从而无法快速的完成相应的工作。另外，由于档案管理人员的流动性较大，刚上任的工作人员没有丰富的经验，对电子档案管理工作缺乏认识，而且他们的专业水平比较低，容易在工作中出现失误或者操作不当，从而使档案管理团队的整体水平降低，这对于电子档案管理非常不利。

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        2、档案安全性比较低
        事业单位电子档案的安全性比较低，这不利于档案的保管。电子档案管理中运用相应的信息技术，现在的信息环境安全性不高，当档案在传送或者保管的时候，容易遭到泄露或者破坏。因此，现在信息技术发展比较快，有一些病毒或者黑客都可以入侵电脑，使电脑系统瘫痪，然后进行不同程度的破坏，电子档案管理中也有可能受到病毒或者黑客的入侵，使档案的安全性不能保障，再加上对于电子档案的安全防护措施没有做到位，使一些重要的档案发生被泄露的现象，进而造成较严重的后果。
        三、改进事业单位电子档案管理的策略
        1、完善电子档案管理体系
        事业单位要想把电子档案管理工作做好，首选应该对电子档案管理体系进行完善，不断的规范相应的工作，使电子档案管理更加的合理与科学。完善电子档案管理体系也比简单，需要根据事业单位的实际情况，对电子档案管理的数据进行统一的管理，严格的规范档案的制作、使用与管理等工作，使电子档案按照制定的规定进行统一的管理，可以减少档案工作中的问题，明显的提高档案管理水平，也能确保档案的作用充分的发挥。
        2、提高软硬件水平
        事业单位电子档案管理中，需要借助软硬件设施的力量，才能顺利的完成相应的工作。因此，为了使事业单位电子档案管理工作更好地完成，应该对计算机的软硬件进行升级，提高软硬件的水平，在购买软硬件时，不要只顾价格的高低，要对软硬件的质量优先考虑，使用优质的软硬件，可以使各项工作更好的进行，从而提高档案管理工作效率。
        3、加大力度培养工作人员
        事业单位电子档案管理中，工作人员直接的参与工作，与电子档案管理的水平有直接的关系，为此，应该大力的培养电子档案管理工作人员，可以采用培训的方式，对他们进行系统性的教育，使工作人员的知识面增加，专业技能也提高，对相关的操作更加的熟练，从而更好地开展相应的工作。另外，为了能够使电子档案管理人员保持稳定，可以适当的增加薪资待遇，为他们提供良好的工作环境，为他们提供个人发展的机会，从而使他们能够全身心的投入到工作中，逐渐的提高电子档管理水平。
        4、确保电子档案的安全性
        在事业单位电子档案管理中，确保档案的安全性非常重要，有的档案信息具有重要的意义，而且不能泄露，否则会造成很严重的后果。因此，在事业单位电子档案管理中，要重视档案安全性工作，认真的开展相应的工作，提高档案的安全性。确保电子档案的安全性，可以从几方面入手：第一，对计算机软硬进行升级，并定期的进行维护，如果软硬件存在问题，要及时的进行维修，防止被不法分子趁机入侵。第二，保障电子档案管理网络的安全性，可以采用相应的安全技术，如身份访问、密码技术、指纹技术、防火墙技术等，做好网络系统的安全性，防止电子档案管理系统被入侵，从而提高电子档案的安全性。
        四、结束语
        随着信息技术不断地发展，为了做到与时俱进，满足时代的要求，事业单位开始采用电子档案管理，运用相应的信息技术进行档案的管理工作，明显的提高了其工作效率，也方便了档案的查阅与使用。但是，事业单位电子档案管理中还存在一些不足，严重的影响了档案的发展，为此，相应的管理人员应该重视，对电子档案管理进行不断的改进，规范档案管理的工作，培养专业的工作人员，提升他们的专业技能与素质，并做好档案管理的安全措施，使档案得到长久安全的保存，这不仅有利于电子档案管理工作质量的提高，还有利于档案以后的利用，使档案的价值得以充分的实现。
        参考文献：
        [1]李丹一.关于电子档案管理和传统档案管理利与弊的分析与研究[J].办公室业务，2018，（21）：87-88.
        [2]吴秀娟.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察，2018，（19）：94-95.
        [3]高永峰.关于事业单位档案管理中的电子档案管理措施思考[J].卷宗，2018，（5）：22-23.