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数字化转型背景下企业档案创新管理概述

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第22期作者：邓海青

[导读] 摘要：在企业整体向数字化层面发展升级的新时期，企业档案管理工作也应以与时俱进的思想积极向数字化层面转型，这样不仅会有利于企业档案管理更见质量和效率，也会有利于企业持续稳定发展。

        珠海市恒源电力建设有限公司 519100
        摘要：在企业整体向数字化层面发展升级的新时期，企业档案管理工作也应以与时俱进的思想积极向数字化层面转型，这样不仅会有利于企业档案管理更见质量和效率，也会有利于企业持续稳定发展。所以在企业档案管理转型环节，就应当先行对档案管理的数字化转型进行充分了解，然后再根据企业档案管理的数学化转型的现状和原则，来对企业档案管理的数字化转型提出合理的措施，这样会促进企业快速向更高层面升级，强化档案企业管理快捷性，也会助力企业不断良好发展和升级。
        关键词：数字化转型；企业档案；创新管理
        引言
        企业在向数学化层面升级过程中，对企业各项工作了提出了更高的要求，也促进企业档案管理的数字化升级。基于这样的考虑，企业就需要在对数学化转型及其效用充分了解的基础上，也应对数字技术发展策略和管理模式进行充分创新。如此一来，研讨创新促发展与数字化转型视角下的档案管理，就会对档案管理的顺畅化创新，以及企业未来的良好发展都会起到无可替代的积极影响。
        1企业档案工作数字化转型的概术
        企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及以此提升档案管理水平和效益的过程。这个概念包含如下含义：一是档案工作数字化转型的主体是企业，而不是企业档案部门或是档案人员。二是档案工作数字化转型包括管理对象和管理手续和效果三方面，三个方面互相联系、互相依存，又互相影响，这里的“数字化”三个字不是指传统载体档案的扫描。三是档案工作数字化是一个过程，它不是一蹴而的事情。四是转变既包括管理能力的转变，也包括管理效果和效益的转变。
        2当前档案数字化转型工作存在的问题
        数字化转型是“十三五”时期企业档案工作的重点，也是当前各企业实现档案工作提质增效的重要抓手，但是在实施档案工作数字化转型战略过程中，仍有不少企业对数字化转型的重要性缺乏认识，不能全面掌握企业档案工作数字化转型的内容，数字化转型过程及先后顺序不科学，没有选择合理的着力点和结合点，致使数字化转型工作不能发挥其应用效应。
        3企业档案工作数字化转型路径选择原则
        3.1规划先行原则
        其实，想要保证企业档案管理顺利地向数字化层面转型，就需要借助信息技术和数据技术，也可以说是信息化管理的模式，这种模式作业环节不是一蹴而就之事，而是需要一定逐步转变的过程，会涉及各方面基础资源的投入，同时还会涉及信息技术和数据技术的专业运用，特别是在档案管理的具体转型环节，会体现线上工作与线下工作的充分联合，所以，就应当在以上各项工作正式开始前做出合理地规划，知晓各项工作的效用，提高档案管理组人员的工作热情，相应性安排各方面基础资源。
        3.2对象与手段并行原则
        现代企业档案工作开展中，其中档案资料属于相关活动中的主体，硬件设备、线上系统空间则属于管理措施。自现实环境发展的角度分析来看，管理主体借助管理措施向更高层面升级，同时管理措施也要借助对管理主体的合理约束，来体现本身价值。所以，由此可知，管理主体与管理措施二者应当在数学化转型过程中同步操作，也就是说，在档案工作转型环节中，需要在增加新档案资料的同时，也应开展相应的档案管理工作。
        3.3从易到难原则
        从易到难原则就是在档案工作数字化转型时应先从比较容易实现的内容着手，然后尝试难度更高的内容。事物的发展都是从简单到复杂、从易到难，档案工作数字化转型也应遵循该事物发展规律。由于自易到难能够在具体操作中，逐步累积工作经验，强化档案管理水平，假若从难到易的流程进行操作，就可能使得工作热情很快降低，也可能导致各方面资源过高投入，继而则体现高成本，低成效的局面。

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        3.4前端控制原则
        所谓前端控制，也就是说企业在档案管理转型的具体环节，会涉及到电子文件完善和归档两个业务项目，在这两个业务项目开展初期，强调“完善文件前管理”的思想，自文件被完善环节便予以干涉，结合既定的文件存储期限要求，自文件完善、类别划分、结构调整到查阅等各个环节都予以规划，将具有长远指导意义的文件进行有效整理和安全存储，在文件完善环节就将其予以价值鉴定和整理监督。将电子文件自完善、整理到归档结束的各个环节都予以一致性规划，一致性要求，是确保文件和存储模式现实可行、完整严密的必要条件。
        4企业档案工作数字化转型的路径
        4.1做好档案工作数字化转型规划
        将档案工作转型予以全面规划是对先行规划原则的全面落实，具体规划过程所涉项目和专业理论都较为多元，不只是纯粹的添置硬件设备方面的项目编排，而是应当由企业综合发展至各科室发展的小目标，自各科室的政策和方案到信息科室的操作与升级等都会有不同程度的涉及。高度可行性的规划方案需要涉及到档案转型目标、要求和方案项目研讨，电子档案管理系统的功能结构，系统的组织、人员、管理和运行，以及档案工作数字化转型的效益分析和实施计划等方面。
        4.2资源数字化与电子档案管理系统并行推进
        所谓数字化与管理系统并行，也就是说，在保证档案管理顺利向数字化转型的同时，也保证达到管理流程顺畅地向数字化层面转型。档案是档案管理工作中的主体项目，与管理模式之间存在着服务与对象的关联，二者相得益彰，其中一方的缺失都不能达到全面转型的目标。在档案管理向数字化转型的过程中，就应当确保二者的同步操作，也就是说，在将档案进行数字化存量设置，或对档案进行归档的同时，也必须要将管理系统进行操作。
        4.3从存量档案数字化到增量档案电子化
        在企业档案管理的转型中，自存量向增量电子化层面升级是对从易至难原则的全面落实。这是在企业资金紧张的条件下，档案管理转型所采取的最佳措施。由于存量转型过程具有易操作的特征，并且借助外包就能够高效率完成，进而体现快捷性。而增量化转型流程繁杂、技术含量高，快捷性不明显。如果采用数字化转型，就不仅会体现高度的快捷性，所以主，快捷性转型会为企业其他工作的快捷性开展提供有利条件。
        4.4积极融入业务系统实施工作中
        将档案管理体现于归属到企业业务系统中，是对前端控制原则的全面执行，企业档案在归入企业系统的条件下，具体运行过程会具有较高的难度，需要在系统运行过程中，建立落实专项的档案资料归档计划，以缓解相关工作难度。所以，企业就需要将归入业务系统运行确定为档案管理向数字化转型中的核心工作项目，所涉具体操作内容就是在对业务系统发展要求进行了解的基础上，再对系统规划，检测、试用和连接网络等提供有利条件，实时性明确档案归档要求，切实保证档案归档效用的达成，切实保证归档后档案能够满足企业档案管理工作发展趋势。
        结语
        在数字化技术普及性运用的新历史背景下，进一步完善数字化档案系统是企业创新档案管理的最佳途径，助力企业档案管理快速升级到数学化层面。具备完善的数字化档案系统可以强化档案管理快捷性，强化档案运用成效和能力。不仅如此，具备数字化档案系统，还可以转变企业档案管理不全面，不对称的局面。借助对数字化管理模式的运用，还能够促进档案管理切合企业整体信息化发展需求，也会促进企业档案管理切合国家档案管理的信息化发展需求。
        参考文献
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        [2]蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案,2020(08):70-71.
        [3]陈慧,罗慧玉,王晓晓,张凯.数字化转型背景下企业档案创新管理探究[J].知识管理论坛,2020,5(03):147-158.
        [4]蔡盈芳.企业档案工作数字化转型:概念、背景、内容与路径[C].中国档案学会、中国文献影像技术协会.2019年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集.中国档案学会、中国文献影像技术协会:中国档案学会,2019:47-52.