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信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈孟慧

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第22期作者：孟慧

[导读] 摘要：随着我国科学技术的不断发展，信息技术时代已经到来，对于社会发展产生了重要影响，增加了信息传播效率，促进了市场新交流。

        徐州市航道管理处江苏省徐州市 221000
        摘要：随着我国科学技术的不断发展，信息技术时代已经到来，对于社会发展产生了重要影响，增加了信息传播效率，促进了市场新交流。企业在发展过程中，会产生大量的生产资料、管理资料、人事资料等，如果能够利用信息技术开展档案管理工作，可以节约档案管理，实现档案管理工作价值。故此，文章将概述信息化管档案管理概念及其特点，研究我国信息时代下档案管理问题，并探究信息时代下档案管理创新办法，旨在提升企业档案管理工作效率，优化企业内部决策，促进企业的长远发展。
        关键词：信息时代；档案管理；工作方法；创新实践
        引言
        在信息技术处于迅猛发展态势的新时代背景下，企业的档案管理人员在档案管理工作过程中如果不更新档案管理理念，拘泥于传统的档案管理模式，那么势必难以满足信息化时代对于档案管理工作的现实要求。所以对于企业的档案管理人员而言，必须充分认识到传统档案管理工作存在的不足，积极探索将先进信息技术应用到档案管理工作来，不断提高档案管理的工作水平与质量，不断提高档案资源的利用率。
        1档案管理工作概述
        1.1信息时代档案管理的定义
        信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等。这种管理方式使得管理的对象从传统的实体档案转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
        1.2特点
        (1)全面化特征。在信息时代下开展档案管理工作，不仅包括了生产资料管理、人事档案等主要档案管理内容，企业在运行过程中产生的一切数据都被全面纳入信息化档案管理工作当中，全面把握企业内部数据资料，丰富档案内容，也能够为企业实现档案管理价值提供必要的基础。企业在开展档案管理工作时，应该正视信息时代下的档案管理工作要求，全面开展档案管理工作，扩大档案管理工作容量。(2)信息化特征。信息化特征是信息化档案管理工作最为典型的特征，用信息技术开展档案管理工作。具体表现为以下几个方面：①用信息技术收集各项资料，并通过信息技术进行数据整理；②构建档案管理数据库，用数据库储存各项档案管理信息，实现信息化储存；③利用信息技术为档案利用者、管理者提供各项服务，实现信息化档案管理服务，节约档案管理工作资源耗损，实现高效能档案管理。(3)高价值特征。在信息时代下，企业档案不仅是记录资料，也是企业运行、生产、决策、管理的重要依据。企业在充分把握档案的基础上，才能够更加详细地了解企业内部运行信息，作出最为科学地管理决策。因此在新时代下，企业档案管理工作价值能够得到最大化地开发，并参与到企业决策当中，真正实现档案管理工作价值。
        2信息时代下企业档案管理工作存在的问题
        2.1软件不够透明
        随着信息技术的发展，计算机、互联网、大数据已经走进日常生产生活，档案的管理从人工手动模式转变为信息化、自动化管理模式。对档案进行管理时，相关软件不够透明：一是和发达国家相比，我国的系统软件有一定差距，和实际管理需求不匹配。二是软件的使用不规范，管理中存在一些漏洞，容易造成信息丢失、泄露。三是企事业单位为了控制管理成本，软件长期不更新，影响管理效率和质量。可见，对软件进行合理设计，不断更新升级，才能满足实际管理需求。
        2.2档案管理工作意识亟待进一步加强
        目前，大多数企业档案管理工作水平有了很大的提升，但也不可否认存在不规范、不达标等问题。

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管理人员没有真正意识到档案管理工作对于企业发展起到的作用，重视程度不够，直接限制了企业档案管理工作的开展，以至于目前企业档案管理工作的发展程度仍然不如人意。与此同时，企业相关部门在档案管理工作过程中缺乏统一的配合，管理意识缺失，一些环节无法顺利地开展，工作的开展非常困难，以上情况严重影响了档案管理工作的正常开展。
        2.3人员素质
        信息时代下，对于档案管理工作提出了更高要求，增加了档案管理人员工作难度。传统档案管理工作中，对于档案管理人员素质要求比较单一，工作人员只要负责建档、调档、信息整理等工作即可。但随着社会变化，企业面临的竞争日益激烈，企业在档案管理管理人员工作也出现了重大变化，档案管理人员需要具备档案管理知识、信息化知识、企业管理知识，能够妥善处理各项信息化档案管理工作，并可以将档案管理信息整理成企业管理意见，为企业管理层提供决策依据。但由于信息化管理资源投入不到位，导致档案管理人员得不到有效培养与训练，管理人员素质提升缓慢，无法满足当下工作需求。
        3信息时代下企业开展档案管理工作创新实践工作办法
        3.1加大档案角色的宣传力度
        如今，加强企业档案管理工作的重视至关重要，其可以确保企业档案管理工作有条不紊地进行。企业需要在企业内部通过各种方式进行相关知识的宣传与教育，例如职工大会或例会等形式都能够提高企业职工对档案管理工作的重视。同时让每一位职工认识到档案管理工作对企业和个人发展的重要性，有效培养职工的档案意识，这样从内部开始营造统一的氛围，推动档案管理工作的规范性。对外通过媒体宣传企业档案工作，激发企业档案管理工作人员的工作热情和积极性，提高企业档案管理工作的效率。
        3.2开发匹配软件
        对档案进行信息化管理，应该开发匹配软件，这是一个硬性条件。针对目前软件不够透明的情况，要求研发企业认识到档案管理的重要性，了解管理现状和存在的问题，结合档案的特点，对管理软件进行合理设计。只有软件和档案管理工作相匹配，才能提高工作效率、实现管理的精准化。另外，从档案管理的关键点和薄弱点出发，既能节省人力、物力，减轻管理工作量，又方便开展监控工作，加快档案管理的信息化发展速度。
        3.3档案管理工作人员
        档案管理工作内容发生了巨大变化，档案管理人员也应该提升管理素质，配合改革工作开展。具体方法如下：(1)由企业档案管理信息化改革主要负责人牵头，对档案管理人员进行培训，主要包括信息化档案管理内容、信息化档案管理流程、档案管理软件使用办法、信息数据标准化处理等多项培训内容；(2)招聘复合型档案管理人才，提升档案管理人员整体素质。
        结语
        随着国际联系日益紧密，我国企业外部运行环境也日益复杂，虽然经营市场更广，但企业运行风险也在不断加大，企业在发展过程中要加强管理科学性。档案管理作为企业内部管理工作的重要内容，记录了企业的发展历史，企业管理人员运用信息技术进行全面化、信息化、现代化档案管理，可以帮助企业管理人员获得最全面的内部资料，并结合实际情况做出科学化决策，促进企业长远发展。文章中对于我国企业档案信息化管理工作问题及对策进行全面分析，各企业在借鉴信息化档案管理方法时，企业要结合实际情况开展信息化档案管理工作改革，满足企业发展需求。
        参考文献
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