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如何在新形势下做好办公室行政管理工作

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：杨明东1 樊雷2 芦嘉文2

[导读] 摘要：随着我国机关事业单位体系改革的不断深入，办公室行政管理工作的协调性质与服务效能两个特点日渐显现。

        1.长庆油田分公司第一采油厂吴堡作业区陕西省延安市 716000；
        2.长庆油田分公司水电厂陕西省西安市 716000
        摘要：随着我国机关事业单位体系改革的不断深入，办公室行政管理工作的协调性质与服务效能两个特点日渐显现。对于区机关事务管理中心而言，办公室不仅需要协调内部各部门工作，同时也要负责区级机关后勤管理、服务和保障工作，是单位运转的核心轴动力。作为一个具有较强综合性的职能部门，办公室行政管理工作相对繁琐，极其考验工作细节处理，对于机关事业单位而言，办公室行政管理水平关系到机关各项事务能否正常运行，因此有必要加强办公室行政管理工作，提高重视程度。
        关键词：机关事业单位；办公室；行政管理
        一、行政管理要有新的工作手段
        1.1办公室的地位及作用。办公室是一个单位的重要部门，地位和作用都非常重要。所以办公室的工作人员必须充分认识办公室的地位和作用，了解各方复杂的利益关系，以适应新的形势和任务的需要。大量地经常性上传下达是通过办公室及其工作人来进行的，要正确处理与领导和同事的关系，学会正确的待人接物方式。
        1.2发挥好参谋和助手作用。办公室人员的工作质量和工作水平怎样要做好充分调研准备，根据调研结果发挥参谋和助手的作用，弥补上级思虑不周的情况。办公室人员要获得上级的信赖，做好自身修养，办实事，不说“假大空”的话，要让上级放心地将事物交给你。如果上级对你缺乏信任，那发挥好参谋和助手作用便无从谈起。
        二、办公室行政管理人员的职能
        2.1协调内外关系的职能
        办公室是一个中间环节，而办公室行政管理工作就是要充分发挥这个中间环节的作用，将上层领导和下层不同职能的员工进行有效的连接。一方面使上层的信息可以顺利向下传达到位，另一方面将基层员工的需求和建议及时传送给上层管理部门。另外，办公室行政管理人员还需要对各项信息进行汇总并整理，保证信息的有序性和准确性，对下层组织运转情况进行监督和管理，一旦出现问题需要立即进行协调和处理，以保证上下工作的协调一致和正常、高效运行。
        2.2辅助决策以及助手的职能
        领导层是决策的制定者，而办公室是决策的辅助制定者和监督执行者。所以办公室行政管理人员在日常事物的处理过程中，需要注意在一定程度上分担领导层的部分工作，以便减轻领导层的部分压力。而且办公室行政管理人员向上可接触领导层，向下要接触基层员工，对两方的信息都有一定的了解，所以掌握了基层员工意见和建议的行政管理人员可以在领导制定决策的过程中，给予一定的建议和反馈，以便领导层更好的制定一系列决策。另外，办公室行政管理人员往往是基层员工发生重要事件的第一接触人，这就要求行政管理人员具备一定的解决问题的能力，以领导层助手的角色控制事件的发展，维护日常工作的正常运行。
        2.3文化宣传功能
        对内，办公室是连接领导层和基层的重要纽带；对外，办公室是单位对外界的窗口，外界往往会通过办公室来了解企业或机构的文化和精神。所以，办公室行政管理人员还需要践行企业或机构的文化，包括对外要积极宣传本企业或机构文化及精神，对内则要监督内部管理层和基层员工是否都充分了解和认同本企业或机构文化，是否在认真执行本企业或机构文化，以便让员工真正的为企业或机构树立良好的口碑。
        三、做好办公室工作，必须强化六种意识
        3.1大局观念。办公室工作人员需要有大局观念，政治敏感度高。在实际工作中应始终保持清醒的头脑。

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努力做到坚持看新闻、学习马克思主义，从中发现新感悟，通过学习了解最新政策，从中获取各种信息，用以指导工作。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要善于把本单位的工作与国内宏观形势改革和发展来思考谋划。不能走一步看一步，要三思而后行，想问题看事务要全面。这样才能在实际工作中把握正确的政治方向。
        3.2发展观念。办公室作为沟通上级和下级的桥梁纽带，必须重视发展在工作中的作用。思想发展的前卫性在新时期具有竞争力，思想僵化不利于个人发展；世界上一切事物都在发展，办公室人员要深刻理解发展的实质，并付诸到实际行动中。
        3.3服务意识。办公室工作最大的特点在于它的服务性。办公室人员要提高思想认识的高度去理解和加强服务意识，将服务意识贯穿到点滴事情上。办公室人员坚持树立正确的服务意识，是不断提升工作质量的重要保证。更重要的是要创新服务机制，改变传统的服务意识，加强现代主动服务意识，提升服务水平。
        3.4积极参谋。办公室是领导管理者决策科学化的智囊团。要想领导所想，急领导所急。当前的工作重点和解决问题的关键，秘书要了熟于心，相应做些准备工作，从而使自己的工作具备超前和预见性。办公室人员要下基层，从实践中寻求新思路，听取意见，及时向领导反映人民的状况，为领导提出建设性参考意见，为领导解决后顾之忧，真正当好领导的左臂右膀。
        3.5勇于创新。进入新时代，办公室工作人员要紧跟时代步伐，转变传统的工作方式，建立以服务理念为中心，提高工作效率意识的工作方针。科技是第一生产力，服务观念建立在科技的基础上，办公要尽可能利用现代科技成果，实现办公的信息化和数字化。要围绕社会热点问题，提出办公室工作的新思路、新对策；利用科技开阔视野，不局限于自己的一方之地，将手延伸到世界各地，吸取国内外先进的思路和观点。
        3.6无私奉献。办公室工作内容涉及方方面面，哪一个部分都不能忽略，一个环节怠慢，就会影响全部。办公室人员没有认真负责的态度和无私奉献的精神，没有强烈的事业心、责任感和荣誉感是难以做好办公室工作的。工作人员要经受得起各种考验，来自家庭和孩子的生活压力，因此需要有缓解压力的办法，自觉承担起相关任务，尽心完成上级下达的命令，做好应该做的本职工作。以优质的服务和卓越的工作成绩，使领导满意、人民满意。
        3.7队伍建设
        加强干部职工队伍建设是机关事业单位办公室行政管理的重要工作内容，打造一支业务精湛、作风优良、服务水平高的行政管理队伍，在办公室管理专业化、标准化、规范化发展上具有积极的促进作用。可以从以下几方面入手：一是完善用人机制，优化办公室人员队伍结构。完善与岗位职责挂钩的权责运行机制，打破传统的用人机制，不断拓展人才选拔范畴，建立健全的用人保障机制，多渠道引进复合型行政管理人才，优化办公室人才队伍，做好办公室行政管理人才储备工作。二是提高办公室行政管理人员的素质。一方面，要努力挖掘具有丰富基层工作经验、熟悉行政管理事务，对机关办公室工作有思想、见解的人才，通过专业培训、业务交流等活动形式，不断提高其服务意识、管理水平和业务技能；另一方面，加强业务培训，搭建能力提升大舞台。构建具有层级的梯队型人才培养体系；对于管理干部，则主要侧重于创新意识培养、执行力建设、管理能力提升等方面培训；对于技术型人才则要重点开展业务技能培训；对于一线基层员工，则主要培训服务意识、工作态度等方面。
        四、结语
        总而言之，在机关事业单位改革创新发展过程中，办公室行政管理工作具有极为重要的作用，必须要加强思想意识，采取切实可行的措施完善管理体系，实现资源优化配置，切实提高管理效率，推动机关事业单位健康可持续发展。
        参考文献
        [1]赵振波.浅谈建设高素质机关后勤人员队伍的思路与方法[J].人力资源管理,2018,141(06):456.
        [2]毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋,2017(20):236.
        [3]王斌.新形势背景下机关行政管理方式方法创新[J].山西农经,2017(12):112.