高铭鸿
云南省交通投资建设集团有限公司曲靖管理处 云南省曲靖市 655000
摘要：企业档案是对企业日常活动的详尽记录，可作为企业生产、经营、研究和发展的凭证。在全球经济一体化背景下，为有效提高企业发展效率，摆脱企业在转型升级过程中受到产权重组或产权变动等经营活动的影响，就要充分发挥企业档案的重要作用。在面对新问题与新挑战时，企业档案管理工作必须改革传统被动服务模式，主动寻求新的档案管理手段，充分发挥档案在企业发展过程中的记录、借鉴作用。
关键词：企业；档案管理；现代化；信息化
1 档案管理工作的重要性
档案管理是现代化管理中非常关键的部分，在企企业中发挥着不可忽视的作用。借助档案管理，对组织实际发展中发生的各类事情进行准确记录。可以说档案是呈现组织发展情况的第一手资料。进行档案记录可以明确组织发展中的各类问题以及优势，为日后的发展做好准备，更能够为改革以及发展提供良好的借鉴。经过对档案的分析，其可以不断进行改革，从而使管理水平得到显著提升。现阶段在企业企业中，各类的档案资料并存，比如有人事档案和办公室档案，这些档案记录着各方面的资料，人事档案中主要是记录着人员的工作经历以及政治面貌等资料，这样在人才引进的时候，管理人员可以结合这些资料。确定是否要进行任用。另外，是其他的一些档案资料，在这些档案中也记录着各种重要的信息。在实际的发展中，要不断从这些档案中找出问题，并借鉴一些档案中记录的重要信息，从中总结出经验教训，提升自身管理的效率以及质量，并促进企企业的全面发展及进步。
2当前企业档案管理中存在的问题
2.1缺乏对档案管理的重视
受传统管理思想影响，当前部分企业自身对于档案管理工作的重视程度较低，使得档案管理工作一直处于较为薄弱的环节。除此之外，因为档案管理工作往往较为复杂、工作量较大，传统管理模式下的档案管理工作效率较低，工作人员积极性较差。硬件设备和软件设备较为落后，使得国企在开展档案管理工作的时候往往容易出现质量低、效率差等问题。同时相关管理人员自身的知识体系没有及时进行更新，管理质量较差，使得企业档案管理工作问题不断凸显。
2.2档案管理环境条件达不到规范要求
根据专业数据分析，企业内部档案室必须具备储存介质、档案用房、计算机、档案柜和温湿度控制器等基础设备，并且需要定时检测内部环境，防止发霉、污染、着火和受潮等问题产生。与此同时，完整的建设标准和技术规范同样需要建立。然而就实际发展情况而言，部分企业出于成本问题考量没有建立档案管理用房。部分企业虽然设置了档案管理用房，但是其规模较小，布局不够科学与合理，整体的保密性较差，不利于企业健康发展与长远发展。因为档案架不规范、档案盒质量低、档案用房不合规，使得整体的档案管理质量较低，与国家标准相去甚远，由此带来了较大的安全隐患。
2.3管理方法相对陈旧
随着国家科学技术水平不断提升，信息化时代正式来临。在当前的信息时代，档案管理工作必须与时俱进，逐渐由传统的线下模式转到电子信息模式，并以此来提升工作效率与工作质量。但就实际运行状况而言，部分企业依然以传统的人工核录、整合登记的形式进行企业档案管理工作，不仅不能够提升自身的工作效率，而且极容易产生档案管理质量低、重要信息遗失等问题。
3新形势下做好企业档案管理工作的有效策略
3.1积极转变观念，正确认识档案管理工作在企业经营中的地位和作用
企业档案是企业可以提取和利用的战略资源，是企业在以往的生产和发展过程中创造的有价值的事实记录。其可以作为内部决策过程的基础，为企业参与市场竞争提供有效支持，是企业发展中的有力维权武器。
档案管理机制的建立和经济效益的提高，与公司的历史和现状分析密切相关，档案是科学分析、研究和预测企业发展道路最真实、最重要的依据。因此，档案管理的出发点和最终目标，是实现企业更好地发展、生产。企业档案是企业特有的具有潜在价值的无形资产，在企业生产经营过程中，对于企业产品研发、技术改革、设备更新、产品销售等合同制定与法律纠纷中有着突出的价值。这种潜在价值必须依靠管理人员的合理利用来证明。档案对公司生产经营的影响，主体现在公司管理层对档案相关信息的利用上，因此，企业档案对企业信息进行整合归纳，能充分保证企业经营发展，有效开发企业隐形价值，提高档案信息利用率，将实现档案最大价值。
3.2开展档案管理创新，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用
档案管理创新的第一步就是加强引入新技术。技术革新、机制创新是当前国企档案管理工作中又一重要环节。随着社会不断进步，国企档案管理工作对于新技术的需求不断提升，合理地引进人才、引进技术已经成为当前国企档案管理工作的重中之重。只有适时引入先进的互联网技术，全面提升档案工作信息化程度，才能在最短时间高效地完成档案管理工作，切实提升工作质量。档案工作人员同样需要提升自身的认知水平，真正掌握信息技术，从本质上认可信息化建设，并立足企业实际进行创新性的检索与收录，全面提升档案管理工作质量。例如，著名企业徐工集团在2015年全面引入互联网在线档案，将传统的纸媒档案模式进行更新升级。其以互联网为媒介，通过在线管理、在线储存和线上、线下融合管理模式来进行档案管理工作。通过引入新技术，徐工集团档案管理工作质量和工作速率大幅提升，成为企业档案管理真正意义上的“大拿”。
档案管理创新的第二步是建立健全企业档案管理制度，对企业各部门的职责和工作程序作出明确地划分，让各部门管理者能依据档案管理规范合理地制定工作流程，以提高档案管理水平。一是需要建立完整的可供企业使用的档案管理机制，在档案管理机制中应当充分发挥档案资源共享、长期保存的有效作用。二是建立公司档案管理制度，主要包括公司档案管理的一般原则、档案管理制度、档案管理制度和说明、业务统计管理制度、档案保密管理制度等。
档案管理创新的第三步是要将被动服务转变为主动管理，这个阶段需要从三个方面入手。首先，要明确企业文件归纳为档案的范围和要求。根据公司的实际生产和活动，档案管理的范围要贯穿于企业生产经营全过程，包括企业发展计划、企业计划、企业预算以及其他重要文件等，还对各功能文件提出具体要求，以提高系统的综合档案管理和档案的使用价值。其次，要建立定期控制制度，根据适用范围和企业档案管理的具体要求，按照部门职能进行分工，根据企业制定的档案管理的规章制度，定期检查各部门文件的存放情况并督促各部门解决文件保管的时间问题，以提高档案保管的及时性和完整性。最后，要建立档案管理评价体系。确保文件管理体系的有效实施，需要不断改进档案管理过程。只有将传统档案被动服务职能转变成为主动管理，全面提升档案管理水平，才能在企业管理中充分发挥档案作用，积极应对档案管理创新
档案管理创新的第四步是要开展档案管理人员岗位培训，综合提高其专业技能和管理素质。新形势下的档案管理人员不仅需要专业的档案管理知识，还要对企业的发展目标、企业文化发展历史等有着详细的了解。同时，档案管理人员还必须具备良好的沟通总结能力、部门协调组织能力。首先，要持续加强档案管理人员综合素养教育，在编撰档案管理人员培训内容时，要将企业发展目标、企业发展历史、企业文化等信息融入到培训之中，让其认清档案管理的重点，才能有效发挥档案管理作用。其次，要对档案管理人员进行业务培训，帮助其了解企业生产经营活动特点，及时把握档案归纳材料的重点，才能准确地利用档案促进企业发展。最后，要对档案管理人员进行沟通协调能力的培训，使其能更好地完成各部门间的信息交换活动，从而全面、准确地进行档案管理，为企业发展活动提供强而有力的档案信息保障。
4结束语
总之，现阶段企业档案管理要结合档案管理的客观需求，将一些新技术以及新思想引入档案管理中，更新管理者的思想和理念，改革档案管理的机制和流程，提升企业档案管理的整体水平。
参考文献：
[1]刘禹徽.新形势下如何做好企业的档案管理工作[J].兰台内外,2020(26):31-33.
[2]张莉,尚少伟.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].住宅与房地产,2020(21):286.