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摘要：近年来，我国的企业有了很大进展，企业档案管理工作也越来越受到重视。随着信息技术的发展，企业的档案管理出现了变化，因此实现企业档案的信息化，成为企业当前发展的趋势。本文简要叙述了如何实现企业档案管理的信息化。
关键词：档案管理；建设；创新思路
引言
传统企业档案管理方法使人员查阅易造成档案损坏等情况，对查阅人员而言，档案的调度程序复杂，审理身份信息和找寻档案的时间长，跟不上现代的快节奏发展趋势，这就要求企业档案管理逐渐走向信息化。
1企业档案管理的重要性
企业在各种复杂业务的经营过程中产生了越来越丰富的数据信息，这就要求企业针对档案管理工作采取进一步的规范化措施，从而确保档案管理的质量和效率。事实上，企业的档案管理职责范围包括对公司档案资料进行全面记录与整合，从而帮助管理层及决策人员从丰富的档案管理数据中把握公司日常运营的实际情况与基本特征，决策人员需要对企业运营过程中的风险有深入、清晰地认识，做出更有利于规避风险、创造可观收益的决策。此外，企业形成完善的档案管理数据还能形成强大的技术支持作用，帮助企业管理层对市场发展状况及企业自身的业务运营形成客观判断，为企业创造更大的获益空间。总之，建设全面的档案数据库，可以为企业开展业务运营提供基本的数据支持，从而维护企业的正当核心利益，档案管理对于企业的发展具有不可否认的重要价值。
2企业档案管理信息化存在的问题
2.1企业管理者对档案信息化建设不够重视
从目前我国企业档案信息化建设的发展概况来看，档案信息化建设并没有引起高层管理者的关注度，由于我们的企业在高层管理人员存在一些比较保守的人员，他们的观念相对比较传统，对于档案信息化这一认识较为薄弱，没有认识其重要性。导致在企业建设中，导致了严重的资金不足，受到了十分严重的影响，企业在正常运行时，没有良好的硬件设施，工作不能良好的进行；相关技术人员不能够得到有效的培训，造成了企业中的隐患。
2.2管理方法落后，缺乏专业性
企业领导虽然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存档案。首先，目前很多企业档案管理信息化仅限于查询文献，很多时候还需要手动去翻找档案，依然还是没能解决问题。其次，由于档案信息化没有成熟的管理人员，对收到的档案只是简单地将其电子化，并未进行有效筛选和分类，导致档案重复录入，增加了后期信息整合的难度，增大了工作量。第三，由于从纸质档案进行信息化建设，转变周期长、见效慢，所以企业对档案信息化重视程度比较低，不愿花资金配置管理系统，已有的设备设施也比较落后，导致档案管理信息化建设进程很慢。另外，企业信息化对档案管理系统的要求比较高，需要有专业人员进行系统建设和维护，而目前很多企业缺少相关的人员配置，导致信息化管理落后，缺乏专业性。
2.3安全性的缺乏
企业信息系统的安全对企业的整体发展有着重要意义，一旦发生企业数据、档案信息外泄的问题，都会给企业带来难以承受的经济损失。企业档案管理的安全性首先表现在网上电子文件、有关文档的安全使用上，如果档案管理人员在信息查询、提取与使用过程中操作不当，会影响档案的完善性与准确性；或者档案管理人员对信息系统的维护不到位，也很可能导致文件遗失。
2.4缺乏高强度的管理
当前是技术大爆发的时代，但众多技术中档案管理技术或与此相关的技术却极为有限，大多数企业都是以信息技术为原体进行简单的建档、归档、保存工作，而没有结合本企业的实际构建完善的档案管理信息化系统，并使其发挥应有的作用。因此企业高层看不到或只看到有限的档案管理信息化所具有的优势，也就不愿意投入更多的精力和财力支持更高级、更深入的信息化建设。
3对于企业档案信息化存在问题的处理对策
3．1档案信息化观念转变的正确理解
首先，企业领导应该及时转变档案管理的思想，发现有效管理档案给企业带来的长久益处，对档案管理信息化建设提出与企业理念切合的主题，制定档案管理的规章制度和管理办法，加强员工对信息化的重视。其次，档案管理者要负起应尽的责任和义务，制定分类方法，将档案按密级以及使用的频率等进行分类保存。对于密级较高的档案要保留纸质档案，档案电子化时要设立保密权限，防止泄密，多重储存保证档案不会丢失。对于可公开的信息，可以在信息化系统中设置查阅链接，方便员工查询。
3.2完善企业档案管理信息化建设的硬件、软件技术设施
硬件技术和设施的完善，需要企业根据自身功能需求，购置和安装配套的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。软件技术和设施的完善，则需要企业立足现实管理状况，围绕原有的企业档案网站，构建档案管理系统，进一步开发和利用更多的功能，争取使档案管理信息化向智能化方向发展。企业档案网站是现实中档案管理部门的线上模式，在档案管理系统构建过程中，要注重档案工作的细化，根据需求查询相关档案信息以及关键功能服务的开发利用等。同时也要根据企业档案信息的实际调整和改变，不断更新网站上的档案信息，以便企业用户随时查找和了解所需的档案信息。
3.3推进档案信息安全保障建设
互联网的推广运用改变了群众的生活方式，为企业工作提供了巨大的便利，但网络系统内也存在巨大的安全隐患。企业的档案管理不善将可能导致内部信息的泄漏，进而影响企业的经济收益。为此，需要对信息系统运行状况进行全面监控，保障档案信息安全。
3.4创新档案管理信息化服务
为了保证企业的档案管理符合时代的发展，要不断的更新档案信息化服务。例如，企业可以利用网上的检索工具，来保证资源的共享。此外，企业还可以构建电子文档信息中心，保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时，对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作，转变档案管理的形式，使其变成开放式管理，以此满足用户的需求，适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新，实现网络远程检索，主体多元化建设，从而满足管理工作的时代需求。另外，企业为了能够更好的利用电子信息建设，可以通过人工整理，将网络现有的电子文件信息纳入利用范围，从而实现档案管理、信息化服务一条龙建设。
结语
总之，档案管理信息化建设工作，在短时间内难以完成，它作为一项极为复杂的工作，需要工作人员不断提高自身的能力，并且在实践中不断强化自身的创新和服务理念。管理档案工作的人员应该树立起服务意识，通过解决各种困难，从而满足社会的发展需求。在当前社会中，企业完成档案信息化管理是全球化经济的必然。本文简要的对企业建立档案管理信息化所存在的问题进行了叙述，并提出了相应的解决措施，希望能够为企业的档案信息化建设提供帮助。
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