国家能源集团宁夏煤业有限责任公司灵新煤矿办公室 宁夏回族自治区银川市 750409
摘要：在办公室开展工作的过程中，其不仅需要对相应的规则制度进行遵守，还需要听从上级的命令与要求，以及对下层工作人员的各方面情况进行深入了解。基于此，以下对提高办公室文秘工作质量的策略进行了探讨，以供参考。
关键词：办公室；文秘工作；质量；策略
引言
在很多工作中，办公室文秘的工作任务和工作数量都是巨大的，其中的工种种类繁多，办公室文秘工作并没有想象中的简单，这其实是一个挑战性很大的职业。上级需要对自身的文秘工作者有一定的了解，熟悉员工的工作性质，并且给予一定的工作支持，做好沟通。文秘也要严格遵守工作规定，积极主动完成每天的工作任务，遵守管理者的要求和命令，提高自身的专业素质，多主动学习相关的知识，使自己变得更加专业且优秀。
1办公室文秘工作中存在的问题
1.1问题处理能力不足
在企业办公室工作当中，很多的文秘工作人员每天都在日常事务中奔波，没办法对文秘工作的重点进行有效地掌握；还有一些文秘工作人员自身还存在一些问题，例如缺乏协调问题的能力以及自身解决问题的能力等。同时也有些文秘工作人员还存在文案撰写主题思路不清晰的状况，并且与领导之间的沟通还存在很严重的问题，有的文秘工作人员没办法将自身能力进行统筹协调发挥其最大的作用。
1.2办公室的文秘工作者缺乏专业的能力
由于办公室文秘的工作繁重，工作量很大，导致很多文秘工作者会不知道工作的重心在哪里。每天处理的事情都是堆到面前急需解决的，而从来没有条理性地按照顺序工作。这也可以看得出来部分文秘工作者缺乏头脑清醒、办事有力的能力，工作上容易出现错、乱的情况，而且任务重，也会使文秘工作者只想快点完成任务，但是工作的质量却无法保证。这样的工作态度和工作能力无法保证工作的效率以及提升文秘工作者的能力
1.3文秘人员的素质能力不足
在企业单位文秘的实际工作过程当中，文秘人员的素质能力存在不足，会给其实际工作开展造成诸多影响。就目前企业文秘工作的实际情况来看，有些企业并没招聘文秘专业对口的员工，而是各种专业的都有，由于这些文秘人员对于专业化的知识存在一定的缺陷性，因此在实际工作中，没有办法全面地满足企业工作上的需求，无法提升文秘工作的工作质量以及工作的效率。并且有些企业并没对文秘人员进行定期学习与培训，由于文秘人员的相关知识更新缓慢，导致文秘人员跟随不上新时代企业的需求，使得其无法提升自身的综合素质能力，造成文秘人员的工作能力无法拓展，从而影响到整个企业的运作与发展。
2办公室文秘工作质量提升的策略
2.1建立和健全奖惩制度
对办公室的奖惩制度进行建立和健全，实现赏罚分明，有利于促使办公室文秘工作人员的工作积极性得到提升。
主要原因在于奖励制度的不断创新和完善，能够对工作人员的竞争意识起到有效的激发和培养作用，促使文秘工作人员对工作质量、工作效率具有更高的追求，也就能够促使文秘工作人员积极提升自身的工作能力。惩罚制度能够起到警告的作用，有利于督促工作人员积极提升对自我的要求并逐渐实现对自我的完善。所以从总体上来看，完善的惩罚制度应该以文秘工作人员的工作质量、工作效率、工作效能等各方面综合进行评估，并且在对奖惩制度进行制定的过程中，应该尽可能地保障制度的科学性和合理性，在制定结束之后，应该对其进行重复测评，以保障其在实际应用的过程中与现实的奖惩需要具有良好的契合程度。
2.2提升综合职业能力
在国有企业复杂的组织架构中，办公室文秘工作人员处于企业的核心枢纽地位，是领导的参谋和助手，必须要提升各项综合职业素养，才能更好适应职场发展的需要，才能更好地为企业做好服务。那么我们应该如何提升文秘工作人员的综合职业能力呢?可以从以下两个方面着手:第一，要具备一定的沟通技巧。在国有企业中，文秘人员作为领导身边的工作人员，一方面要跟领导进行沟通，做好相关的服务工作，另一方面要跟同事和相关部门做好协调，及时贯彻落实领导指示安排，完成交代的各项任务，这就需要具备一定的沟通服务技巧。对于领导来说，文秘人员要做到摆正定位，不越权、不越位，做好助理参谋的角色;要善于观察领导的日常工作态度、习惯、方式等，从中分析出领导的性格和办事方式，为与领导更好地沟通协调打好一定基础。对于同事来说，要在工作中尊重他人，虚心请教不懂、不知道的问题，俗话说:“闻道有先后，术业有专攻”，文秘工作人员不是全才，也不可能了解所有专业技能，因此要有团队精神，保持一颗宽容的心，敢于承担责任，在一定范围做好力所能及的工作。第二，要具有一定的随机应变能力。通常来说，文秘工作人员在工作中经常会碰到工作紧急情况，这就要求文秘工作人员必须提高随机应变的能力和判断能力，审时度势，分析当前面临的情况和困难，分析主客观因素的变化，做出相应调整，采取准备措施，及时解决问题。
2.3充分激发文秘工作人员的创新意识
创新是一个企业发展的重要动力之一，文秘工作并非按部就班完成各项任务即可，而是非常有必要在思想上以及行为上积极进行创新，以探索、寻找和确认更加先进、更加高效的工作方法，从而促使办公室整体的工作效率和工作质量得到提升。为了能够有效对文秘工作人员的创新意识进行激发，可以采用如下措施：首先，鼓励文秘工作人员积极对办公意识和办公行为进行改革和创新，对上下级之间的沟通方法进行不断完善，积极创建具有创新意识的工作环境；其次，领导者应对自身所具有的带头作用进行充分发挥，在办公室工作中有效融入创新理念，将创新意识深入至文秘工作人员的工作思想之中。
结束语
在当前国有企业全面深化改革的大形势下，国企文秘工作人员只有脚踏实地、真抓实干、严谨认真、注重细节、勤于研究思考，不断努力提升理论学习、信息处理、公文写作及综合职业能力，才能更好地提升工作效率，提升辅助决策能力和水平，为企业未来发展作出新的更大贡献。
参考文献
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