浅谈企业合同类档案管理--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅谈企业合同类档案管理

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：杨旭敏

[导读] 摘要：企业可根据自身管理模式确定合同类档案的管理模式，但合同的归档管理部门是必不可少的，只有从源头上规范合同管理工作，才能为后续的档案工作奠定基础。

        乌鲁木齐高新建设工程项目管理咨询有限公司新疆乌鲁木齐 830011
        摘要：企业可根据自身管理模式确定合同类档案的管理模式，但合同的归档管理部门是必不可少的，只有从源头上规范合同管理工作，才能为后续的档案工作奠定基础。合同归档管理部门和档案归档管理部门一起参与的立卷管理模式，可确保合同类档案的完整、规范，信息化管理手段可为用户提供便捷、高效的利用途径，为企业发展提供信息资源保障。
        关键词：企业合同类；档案管理；问题；措施
        1 企业合同的特征
        1.1 规定性
        合同使用范围具有一定的规定性，因为合同是双方在国家法律法规的前提下协商一致签约的制度，为了维护双方的权益义务，它只是适用于合同签约当事人，对当事人之外的任何企业、单位和个人都不具有约束力，为此，合同使用范围具有一定的规定性。
        1.2 有偿性
        合同是双方有偿合同，合同双方的当事人之间的关系都是建立在等价交换基础上的，其中合同當事人的权利和义务对等的，签约了合同的双方必须按照合同中的相关规定承当责任、义务，双方都要为所得的财产利益付出相应的代价。
        1.3 独立性
        不管合同是作为企业经济活动记录的一种形式，还是作为一种具有法律效益的文件，它与其他企业文件材料的类型都不同，合同是可以单独存在的一种文件材料。
        2 企业合同档案工作的重要作用
        企业合同档案是记录和反映企业合同的签订、履行以及合同变更、转让、终止等活动全过程的真实记录和客观反映。企业合同一经签订，就拥有了法律效力，其条款中明确规定了双方所拥有的权利、应尽的义务、应履行的责任及其相互关系，这种关系是建立在法律范畴内，为法律所制约的。从合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约责任等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一特殊作用，在市场经济体制下，合同档案是维护企业合法权益的最直接、最有效的方法和手段。在公司日常项目执行过程中，通过完善合同档案的签订，可以在合同执行中明晰责任、规避风险。在出现纠纷时，合同档案可提供法律依据，从而避免或减少企业的经济损失，为企业创新发展、提高经营服务水平起到重要作用。
        3 企业合同类档案管理现状
        随着经济和科技的发展，我国档案管理水平日益提升，特别是企业的档案管理，越来越多地引进了专业档案管理系统和档案专业人员。但仍有部分企业只顾发展经济，无暇顾及档案工作，合同类档案作为企业档案工作中的重要部分，各企业的管理水平和管理模式也各不相同。
        3.1 信息化水平参差不齐
        很多企业的档案工作已经实现了数字化管理，可在线归档、在线利用，甚至有的企业已经实现了无纸化办公，对文件从产生、办理直至归档和保管、利用做到了全生命周期管控。但也有部分企业至今仍未实现档案条目化管理，仅依靠传统管理模式进行收集。合同类档案作为企业档案中的一部分，跟整个企业的档案管理水平直接相关，管理水平高的企业已经实现了合同数字化管理和利用，有的甚至从拟制到签订都通过信息系统在线运行，然而，部分企业可能都还未对合同类档案进行管理，基本都散存在业务经办人员手中，这对企业维护自身权益有着很大的隐患。
        3.2 管理模式各不相同
        企业规模、经营范围的不同，其产生的合同种类和数量都会不同，这就使得企业合同的管理模式存在着差异，有的是集中管理，这样便于利用;有的为了保证某一项目的档案完整，将合同分散在与之相关的各个项目的档案中，可以呈现该项目的完整性。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        4 合同档案管理的解决对策
        4.1 制定专门的合同档案管理规范
        首先，公司要有专门的档案室或者存档点存放合同和档案，在配备相关的工作人员做好工作。在此基础上，由公司领导和基层工作人员共同开会协商，制定专门的合同档案管理规范，用于日常工作的执行，使得档案管理人员有据可依，有迹可循，不少归错档、不滞后懈怠，做好材料的分门别类和长期保存以及阶段性总结，方便后续工作的顺利开展。
        4.2 强化员工档案管理认识
        可以通过现代科技手段，制定合理的培训、考核制度，加强上下员工对合同档案管理的认识，了解其重要性并建立起每个人的归档意识，这样不仅能让每个人都有一份保护合同档案的心，还能极大地促进档案管理人员的工作效率。这既是员工的义务，也是员工的一份财富。
        4.3 做好事前准备工作
        不是每份合同档案在保存的时候都是完整无误的，有的档案由于其特殊性，在形成时可能已经是有所欠缺却难以弥补，比如会议记录，可能有雨记录人员的生疏或者纰漏，导致了会议记录的不完整、关键事项的欠缺、或者照片、语音没有完全记录，这些都是可能导致文件缺失的因素。所以在做工作之前，就要沟通好，明确好责任，并做好培训，提醒负责人员完善手中的工作，并及时对文件形成质量进行审核和监督，若有质量问题及时的改正。
        4.4 档案室要对归档材料严格、全面验收
        档案室不单单是一个存放的地方，其中的工作人员如果过于被动，只负责接收合同和档案，简单的进行分类，不与各职能部门进行沟通，就有可能在收集时就出现错误。尤其是电子版资料，在确认的时候需要小心，是否能够打开、是否与相关的纸质材料一致等问题都需要明确。在完成归类工作之后，还要定期对结果进行汇报和总结。4.5 建立相关的考核制度
        既然有专门的工作人员，也必然应该有相应的绩效考核制度。对于合同档案这类重要事件，还可以建立责任追究制，做到追责到人。因为有些档案的核对并不能马上就看出问题，需要一段时间后的复查才能发现问题，如果当初发生什么错漏就无法弥补。考核制定和责任制正是用于此，具体地划分权责，制定相应的行政奖惩，能够有效地提高员工的责任心。
        4.5 健全完善的合同档案制度，确保归档规范
        没有规矩，不成方圆。要使合同档案规范化和科学化，就要建立完善的合同档案管理制度，使合同归档工作有章可循。因此企业要根据自身业务内容所产生的合同种类，制订《合同档案归档制度》，将合同归档职责、归档时间、归档范围、移交手续、借阅利用程序以及检查考核等内容制定在归档制度中，并将制度执行情况纳入有关部门及人员年度考核中。做到各业务部门及档案人员分工明确，职责清晰，交接规范有序，才能保证合同档案收集齐全，有效归档。
        4.6 建立专门的档案管理数据库
        现在是信息科技时代，可以利用电脑和科学技术，建立专门负责合同和档案的电子数据库。这样便于查询和记录。建立完数据库之后，应培训档案管理人员学会数据库的运用，代替传统的手记模式，学会信息的录入、更改、发送等。在电脑的帮助下，如果存放的合同和档案信息有变动，比如更新或者被查阅、审查，都可以及时地更新，并传达给其它有关的人员。这样做可以大大地提高管理人员的工作效率，节省时间，并且使得查阅等后续工作也更加便利。
        结束语：
        总而言之，在合同档案的有效管理工作对企业发展有着至关重要的作用，一定要管理好企业的合同档案，规范合同档案的管理，以保证合同签约双方的切身利益和合法权益。然而从当前企业合同档案管理来看，影响合同档案管理的因素包括很多方面，如管理不规范、管理难度大等，对合同签约双方带来一些不必要的麻烦。
        参考文献：
        [1]王增英.企业合同管理常见问题和应对策略[J].城市建设理论研究（电子版），2017（28）：76-77.
        [2]郭知翠.优化企业合同档案管理分类的措施研究[J].中国管理信息化，2017，20（10）：167-168.
        [3]王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（04）：40-43.
        [4]李霞.企业合同档案管理探讨[J].科技信息，2013（18）：82.