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工程项目档案管理面临的问题及对策探讨刘惠锋

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第12期作者：刘惠锋

[导读] 摘要：工程建设项目管理过程中，由于工程项目相对复杂，涉及的专业较多，使得项目的资料十分庞大，档案的全过程管理十分困难。

        佛山市顺德区杏坛镇国土城建和水利局
        摘要：工程建设项目管理过程中，由于工程项目相对复杂，涉及的专业较多，使得项目的资料十分庞大，档案的全过程管理十分困难。基于此，本文分析了当前工程项目档案管理面临的问题及对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。
        关键字：工程项目；档案管理；面临问题；对策
        一、前言
        随着我国工程建设的迅速发展，工程建设档案工作在工程建设中起越来越重要的作用。工程项目档案是工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好工程项目档案管理工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。本文分析了当前工程项目档案管理面临的问题及对策进行了分析与探讨，以供同仁参考。
        二、当前工程项目建设档案管理面临的问题分析
        （1）档案信息化建设的意识不强，技术和手段有待改善。目前我国工程档案管理信息化平台建设还处在有待完善阶段，而所涉及的档案管理在分类上也还延续着传统档案管理分类模式，其数字化应用还不够广泛，在技术水平和设备管理上都无法满足企业发展的需求。另一方面，在人员分配上不够均衡，档案管理人员的水平参差不齐，有些缺乏扎实的专业管理知识，在理论与实际相结合的运用上还存在各种问题。
        （2）档案管理的规范性欠缺，工作程序缺乏有序指导。工程档案管理与其他档案管理工作的环节具有相似性，都是经过收集资料，整理资料，归档档案再到利用档案等环节组成，但是工程档案管理有其特殊的复杂性，需要一套专注于工程档案的管理制度和体系。但目前，工程档案管理的规范性还比较欠缺，工作程序缺乏有序指导。
        三、加强工程项目档案管理的对策探讨
        （1）健全档案管理制度，为档案管理工作提供依据。工程档案管理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位工程档案工作的管理,聘请专业的工程档案管理人员。主管工程档案管理工作的领导应尽快结合实际情况,建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为工程档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，各部门之间密切交流、加强沟通，规范化管理工作流程，共同促进工程档案管理工作的顺利进行。另外,后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对工程档案管理工作的监督,对档案的安全进行保护,绝不能给予不法分子可乘之机。
        （2）建立工程项目档案管理组织架构。工程项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。
        （3）加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导。要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。

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        （4）深入工程项目施工现场收集档案资料。工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。
        （5）强化审查，严格验收项目档案。对工程项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
        （6）加强工程档案信息化建设。工程档案管理信息化是电力建设工程发展的方向和需要，把办公自动化网络系统引入工程建设管理工作中，可在诸多方面促进档案的使用价值和利用效益，从未来工作角度讲，基本实现了档案信息资源的共享。与此同时，信息管理员可将大量重要的信息资料输入计算机内，既方便管理人员在工程管理过程中的及时查找，也有利于今后查阅各种参考信息，提高了工作效率。由于电子文件的大量使用，使档案管理很快向数字化方向发展，同时积累了相关的大量信息内容，为日后的数字化技术应用和普及提供了资料信息的保障。档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。通过信息化建设实现档案的集中存储，并将数据库技术进行有效处理，将多种多样的档案资源转化成统一的标准化数字化信息资料加以保存，为施工企业提供可靠方便的档案信息网络化服务。
        四、结语
        总之，工程档案管理工作是工程建设工作的重要组成部分,它真实的收集和记录着工程活动，为后来的项目工程建设提供依据。而工程项目建设档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。
        参考文献
        [1]张珏.浅析如何提高工程项目档案完整率[J].供电企业管理，2017（5）：20-22.
        [2]储晓群.电力基建项目档案归档难度与对策研究[J].科技尚品，2017（4）：249-249.
        [3]周童影.工程档案资料管理中的问题和措施探讨[J].现代国企研究，2017（18）：116.