摘要:随着社会的不断向前发展,电力建设企业的发展也面临新的机遇和挑战。这对电力建设企业办公室的工作也提出了更高的要求。电力建设企业办公室的文秘工作,也需要顺应新形势、接受新挑战,不断地进行自我提升。本文首先概述了电力企业办公室文秘工作的重要性,然后对电力企业办公室文秘工作存在的问题展开分析,并提出了提高文秘工作水平的有效途径,仅供参考。
关键词:电力建设企业;办公室文秘;工作水平;提升途径
引言:电力企业是我国骨干级别的垄断型企业,在人们的生活和国民经济中占据重要位置。办公室文秘工作的主要内容是处理电力企业的各项事务,其任务庞杂、重要程度高。在21世纪的今天,国家政治、经济、军事多方面综合发展。在这样的大背景下,人们对电力企业提出了新的要求,要求电力企业通过提升办公室文秘水平和其他各方面的能力,以达到增强企业竞争力的目的,其中办公室文秘工作水平的提升为电力企业得到更好的发展奠定了坚实的基础。
一、电力企业办公室文秘工作的重要性
在电力企业中的各个职位,办公室文秘是非常重要的位置,在企业当中,如果领导做出决策后,需要文秘来对整个文件做出起草,使用文字的方式把领导所需要的决策表明出来,文秘工作人员的专业水平好坏,对于整个企业的运行方面,有着最直接这关系。企业文秘工作人员在工作上非常的繁琐,电力企业在不断地提升以及发展,企业办公室文秘的工作相对也是越来越复杂紧张,如果办公文秘工作没有做到位,对于企业当中的领导层做出的决策依据,只是在实施过程中会受到很大的困难,这样对于企业的未来发展会受到非常大的影响。目前在社会当中,市场竞争相对非常激烈,电力企业办公室文秘工作作为整个企业的工作核心,在整个企业的发展过程当中,有着举足轻重的作用,这个工作贯穿着整个企业,所以为了后期的持续发展,对于办公室文秘工作必须得到足够的重视,同时也要不断提高办公室文秘工作的整体水平,这样时整个办公室文秘工作,发挥到它最佳的作用,对于整个企业的发展有着非常大的意义。
二、电力企业办公室文秘工作存在的问题
(一)办公室文秘人员解决问题能力差。企业当中办公室的工作相当繁琐复杂,这样对于文秘工作人员在处理事务的时候,无法找到工作的重点,文秘工作人员在实际问题的解决能力上相对比较差,对于上下级之间的沟通,出现了很多的问题,在进行文件的起草过程当中,无法的正确理解到领导所需要的内容,这样对于领导所分配的各项事务都无法落实到位。
(二)办公室文秘人员少,工作量大。目前来看,电力企业办公室文秘人员日常琐事非常多,这样造成文秘人员的工作中心比较分散,在工作时经常出现加班情况,由于人员非常少,这样增加了工作量,导致了整体的工作效率非常低,无法完成所交代的工作任务,完成的工作任务质量相对非常差,这样对于整个办公室的工作出现了非常大的问题。
(三)办公室文秘人员的综合素质差。所以就社会发展,电力企业的发展也在不断提升,这样对于办公室工作的要求相对会非常高,造成文秘工作人员的专业知识无法满足到现在所需要的要求。就现在我国的电力企业当中,办公室文秘人员有许多并没有学过相关的专业知识,在工作过程中无法很好地完成工作任务。由于工作性质的关系,办公室文秘人员在培训的时间上相对非常少,基本没办法出去培训,这样是工作人员在知识的更新上相对非常慢,无法达到办公室工作所需要的标准。在服务意识上相对也会比较差,没有很强的责任心,工作也非常懒散,办公室文秘人员的整体工作效率受到相当大的影响。
三、提高文秘工作水平的有效途径
(一)在工作过程中,学会协调统筹提高工作效率
电力企业办公室文秘工作人员在企业管理运营的工作中承担的职能是非常重要的,就是在领导工作之前,把领导所需的准备工作做好,还有上传下达有关工作的所有信息。由于文秘工作较为琐碎、复杂,所以需要文秘工作者要具备统筹协调所有工作的能力,能够对工作内容妥善的安排,还有保持善于全面思考工作的状态,进而促进工作效率更进一步的提高。同时对于电力企业相关的事物,文秘工作人员需要制定有效的处理机制,对于所需要的工作量要做好合理的分配,分工必须要明确。而且文秘工作人员对于领导交代的工作,一定要全面的理解其所说的内容,然后及时的落实工作。
(二)在工作的过程中,要及时进行沟通并善于抓住重点
电力企业办公室文秘每一天的工作重点就是沟通企业内各个部门,并按工作要求进行合理的接触。电力企业的文秘一职,日常工作并不简单,由于工作内容的繁琐,任职的文秘工作人员都非常忙碌,所以很多时候都不能够和其他部门以及相关工作人员进行有效的沟通交流,因此,电力企业需要改变当下文秘工作人员的工作现状,要把他们的主观能动性充分发挥到工作中,要改善文秘日常工作中的一些内容,在文秘工作人员日常工作中适当的增加沟通交流各部门的工作内容,这样才能够将有用的工作信息收集起来。通过对收集的工作信息进行有效的分析,就可以合理的规划和安排工作内容,这样工作效率就能进一步提高。由于文秘日常工作较多,每一项工作都会消耗很多时间,所以沟通各部门的这项工作必须要控制好时间,主要是有效的掌握工作任务的重点和意义,这样在沟通过程中,要把信息的中心点把握住,这样才能提升文秘工作人员的工作水平。
(三)增强文秘工作人员的能力
首先，专业的文秘工作人员需要具备以下三点意识:第一,服务意识。文秘工作者要有敢当领导配角的意识,努力辅助领导处理各项事务,为领导提供全方位的服务。例如,电力企业需要拓展电力产品业务,办公室文秘工作人员应为企业指引正确的市场导向,根据市场风向辅助企业作出正确决策。第二,效率意识。企业应对办公室文秘工作者灌输效率意识,使文秘工作者快速高效地完成各项任务。第三,自主意识。办公室文秘工作人员应充分认识到自己的优点和不足,从而在工作中有效发挥自己的长处并改善不足之处。在辅助决策者的过程中,办公室文秘工作人员不仅要揣测决策者的意向,为他们提供需要的服务,而且还应提出自己的看法,弥补决策者的某些不足之处,提供具有创新性的想法。
其次,要增强文秘工作人员的综合能力,让他们能运用专业知识,高效地完成各项任务。例如,在电力企业需要举办酒会时,办公室文秘工作人员应从专业的角度拟定相应的方案。同时,在会议中,办公室文秘工作人员能以专业技能整理并总结会议的各项要求或者措施。另外,还要增强办公室文秘工作人员的政治敏锐性,深入了解国家各项有关电力企业的政策,为提高电力企业的效益贡献力量。与此同时,还要增强文秘工作者的实践能力,如电力企业的各项对外活动的场地安排等。
四、结语
电力企业办公室文秘工作水平的提高对企业的内外部运营发挥了重要的作用,对企业内部的上下级沟通交流起到了促进作用,有利于企业有效处理各项业务。高水平的办公室文秘工作不是一蹴而就的,这既需要企业的重视、促进,也需要工作人员树立不断提高自身工作水平的意识,在这个基础上才能提升办公室文秘工作水平。
参考文献：
[1]王新铭．办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论[J]．现代国企研究,2018,140(14)：86．
[2]邢怡.浅谈新时代下提升高校办公室行政秘书工作水平[J]．农家参谋,2018,No．583(10)：275．
[3]储慧明.医院办公室工作特点与文秘人员素质分析[J].中小企业管理与科技(中旬刊)，2016(01).
[4]张慧晶.浅议提高办公室文秘工作质量与水平的途径[J]．中国高新区,2017(15)：232-233．