摘要：档案管理工作意义重大，它不仅是工作、各种形式的历史记录或者文档的简单保存，也是人事提升或者专业建设的参考资料，因此，本文针对档案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要问题，提出应对策略，帮助档案管理行业的安全保密工作和信息化管理工作的良好运行。
关键词：档案管理；安全保密；信息化档案管理；问题；措施
引言：档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全睦极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大的损失。档案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术，其主要是以档案资源为对象，以管理档案的有关理论为指导，依托管理，结合国家档案管理以及信息社部门的相关要求，而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。
一、档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题
1、管理技术、人才缺乏
在档案管理的安全保密及信息化档案管理过程中，工作人员管理技术缺乏，专业信息技术人才缺乏，管理经验以及管理意识缺乏等，是目前档案管理工作面临的首要问题。而由于档案管理人员缺乏相关的信息技术以及管理知识，使得档案的保密工作、管理工作以及查阅工作等，出现了各种各样的问题。同时由于信息管理软件未能获得广泛的应用和推广，加之相关管理工作缺乏一定的统一性，因此使得信息化档案管理不能获得有效的推进。而在档案管理工作中，由于缺乏完善的、规范性的标准，使得档案管理行业的发展也面临较大的挑战。同时在实现信息化档案管理的过程中，信息技术以及管理知识的相对缺乏，使得卷案管理以及档案管理等工作的开展受到了阻碍。因此必须引进大量的档案管理专业人才，同时不断增加专业信息技术人才，才能促使信息化档案管理能够达到较高的水平。
2、硬件投入不足，环境设施落后
有部分单位认为根本没有必要设立档案室，档案室的硬件设施完全是浪费资源，认为把那些过时的资料放在一个独立的空间就行，改进设施更是没必要，档案管理的目标就是把材料摆放整齐进行备案。这种看法在很大程度上影响了档案室的管理，导致如今档案室的设备不齐全、设施陈旧、立卷手段也较为落后，大部分工作仍然采用手工操作，工作效率低下，少数长期被忽视的资料出现了较为严重的毁坏，使档案资料缺乏完整性。
3、信息化档案管理理念缺乏
目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。同时管理技术落后、管理模式陈旧，未能顺应时代发展，采用先进的信息技术以及网络技术管理档案，也是其面临的重要问题。目前，国内各大行业，如销售、设计、餐饮，甚至是快递行业，都逐渐应用到了信息化技术，但是在档案管理领域中，信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中，信息化档案管理未能获得良好推进，则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设，且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。
4、对档案工作的重要性认识不到位
人们心目中不怎么重视档案工作，对档案工作不看好，他们觉得档案工作的效益不直接和明显，无法和教育、科技产业相比。有少数基层单位甚至认为档案工作不重要，随便应付下就行，根本不对人员的素质进行严格地考核，不管人员能否胜任该工作，只要有人在岗工作可以应付检查就行。因此，档案室失去了最基本的作用，成了保管资料的仓库，有很多的文件资料都是随便放置在柜中，甚至有些资料还没有进行收集，就更不要说对其进行开发和利用了。尤其是还有少数村级和一部分民营企业，完全没有档案工作意识，无法跟上时代发展的步伐。
二、提高档案管理的安全保密及信息化档案管理有效措施
1、提高档案管理人员的信息化意识
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保烟草生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。烟草档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
2、加强软件开发，提高安全性能
对于整个档案的管理来说，不仅需要做好档案的录入、归档、调阅编辑等一系列的工作，更重要的是做到对档案信息的安全保护。因为档案的安全保密性能是其最重要的特性，必须要高度重视。因此在进行档案管理时，一定要进行档案管理软件的谨慎筛选，依据相关的国家标准来加强软件的开发，加强技术的革新和进步，提高软件的安全性和稳定性，防止发生一些来自外界的网络技术攻击而导致档案文件的泄露，造成一些不必要的损失。尽量选择正规的、安全性能高、系统稳定的档案管理系统，加强档案文件的保密性能。加强资金的投入，将档案管理所需要的一些设备进行补充和更新，让基础设施满足档案管理的需求，防止出现技术漏洞或设备陈旧而引发的管理问题。
3、做好档案管理日常检查工作
为了加强档案管理的安全保密性，应当要注意对档案管理进行有针对性的日常检查工作，在日常检查过程中，一是要注意查阅档案日常调阅登记台账，查看是否有要素残缺、经办人签名不实、字迹明显存在后补痕迹以及档案调阅授权书缺少等现象，对于发现存在问题的，应当要追根溯源，查看所涉及的档案是否在档，同时对于相关的经办人或者是主要责任人应当要进行询问交流，弄清事实。二是要注意查看档案日常监控录像，一方面，查看档案专职管理人员是否在岗，以及是否有不明人员随意进出档案室；另一方面，要深入查看在档案调阅过程中，相关管理人员是否按照规定履行登记手续，以及手续是否存在后补现象等等，如果发现有相关问题，应当要及时开展查究工作。
4、加强档案信息化人才建设
档案管理人员没有现代化意识，就会影响管理现代化的进程，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。人力资源，是档案信息化建设的关键，任何事情都是靠人来操作的，否则会影响着各个环节的速度和质量因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加强档案人员的建设，定期组织档案人员去参加培训、学习《计算机知识》、《档案专业知识》，提高档案人员的业务知识；学习探索档案管理新模式；档案人员更要增强工作责任感，才能很好地应用档案管理软件管理好档案。
三、 结束语
随着社会的不断进步，科学技术的发展，档案管理工作的思想必须从根本上进行转变，传统的纸质档案应该在有条件的情况下逐渐转化为信息化档案信息，这样既便于查询又便于管理。同时，电子计算机存在病毒和黑客，在进行信息化管理的过程中还需要进行信息安全保密工作的建设，这一方面需要进行软硬件的开发和研究，另一方面需要进行档案管理人员的业务培训和考核。总之，对于档案管理工作的安全保密以及信息化管理工作的建设并不是朝夕之间可以完成的，需要结合我国的具体国情，循序渐进的开展起来。相信随着相关部门的重视，这项工作一定会取得良好的发展。
参考文献：
[1]林芳.探讨档案管理的安全保密及其信息化档案管理[J].办公室业务，2016，（07）：30+63.
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