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研讨电力企业档案数字化质量与安全保障马惠芳

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2020年第3期作者：马惠芳

[导读] 摘要：随着科学技术的不断进步，人们生活水平也在随着不断的提高，所以人们对于电力企业档案数字化质量以及安全也提出了一定的要求。

        中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司甘肃兰州 730050
        摘要：随着科学技术的不断进步，人们生活水平也在随着不断的提高，所以人们对于电力企业档案数字化质量以及安全也提出了一定的要求。本文就针对电力企业档案数字化质量与安全保障策略进行了探讨。
        关键词：电力企业；档案；数字化；质量；安全保障
        目前，随着各种电力企业的不断兴起，电力企业越多就给企业带来的压力也越来越大。有压力就会有竞争，企业之间就会各自发挥自己的长处，不断的完善本企业的相关制度，比如在档案方面。档案的安全与质量两个方面也得加强，只有这样，企业才能进步，才能发展的更好，才能在这条道路上越走越远。
        1电力企业档案数字化管理概述
        电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，并符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。可以看到原始信息的管控工作是档案管理工作的基本内容，而行业性的特殊内容体现在基建工程、变电站等相关部门的档案管理工作等方面。
        2电力企业档案数字化质量保障策略
        2.1电力企业档案管理的人员管控
        企业档案管理的过程离不开岗位人员的具体实施，为了更好地适应新形势的发展需求，企业必须致力于不断提高档案管理人员的意识和技能，从而利用数字化平台更好地进行管理工作。首先，要对数字化档案管理给予重视，认识到数字化档案管理的重要性和必要性，实现各项资料全部录入数字化平台进行运作。通过完善制度并且要求在提交纸质版文件时必须一起交付文件的电子版，做好电力企业档案的输入和移交工作。其次，通过制度进一步约束档案管理人员的职位权限和岗位职责，对每位管理者进行编号，进入数字化平台时必须通过验证才能进行编辑和查询等工作。电力企业还需要设置专职的电子档案管理人员对电子档案进行上传、收集、查询等，保证电子档案的有效管理和顺利开展。同时，对于电子文件需要进行分类和判别，保证录入的数据准确性和真实性。最后，数字化档案管理也是一场技术的改革，所以电力企业需要加强对人员的技术培训，进一步提高档案管理人员的综合知识水平和数字化知识架构。企业可以定期组织员工进行计算机培训，或者开设一些技术型的教学讲座，加强档案管理人员的培训教育，更好地了解新技术，从而采取更为合理的方案推进电力企业数字化档案建设的进程。
        2.2电力企业档案管理数字化的质量控制
        由于受到多个方面因素的影响，电力企业档案数字化质量控制效果不佳，而这些因素包括数字化方案未发挥导向作用，数字化软件未对档案数字化管理提供设备方面的保障作用，以及档案仍然是以纸质档案为主，并没有结合信息技术的发展而予以转变等。针对电力企业档案管理数字化质量控制中存在的问题，需要采取相应措施进行解决。一是优化数字化方案。

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对于任何一项事物的发展而言，在开展之前有方案的导向与没有方案的导向，二者最终获得的效果必然是不同的，因此在电力企业档案数字化管理中首先需要优化数字化方案，充分发挥方案的导向作用。二是正确选择数字化软件。正所谓工欲善其事必先利其器，完善、合适的设备软件是不可或缺的。因此，应在结合实际发展情况的基础上广泛调研选对数字化软件，以此来为工作的有效开展而奠定扎实的基础。三是纸质档案具有很多方面的缺点，档案管理人员需要能够有效应用信息技术建立档案数据库，将档案信息录入到数据库之中，以此提升档案管理的数字化水平。
        数字化方案直接影响到档案数字化的质量，数字化方案包括数字化的策略和操作流程。随着科技的日新月异，纸质档案的弊端日渐暴露。档案数字化管理更符合现代档案管理模式，档案数字化不仅提高了档案管理人员的工作效率，体现了人性化管理的理念。另外，纸质档案寿命短，不利于保存，而档案数字化管理可以延长纸质档案的寿命，还可以实现电力企业资源的共享，促进了电力企业在信息化时代的发展。依据《纸质档案数字化技术规范》并结合电力企业档案管理情况，应明确纸质档案数字化工作的基本流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理等环节，并在此基础上明确档案数字化的质量。
        3电力企业档案管理数字化的安全保障策略
        3.1健全规章制度，确立网络安全保密方案
        档案信息数据实现局域网的存储共享虽然大大方便了用户查阅利用，但同时也对信息网络的安全提出了更加严格的要求。提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第一步就是健全规章制度，确立网络安全保密方案。在计算机环境中不安全的因素主要有非法或越权利用造成文件泄密、文件篡改造成文件失真、文件丢失造成数据库损失破坏等。针对这些危险及安全的因素采取相应对策是建设数字化档案室必须要重视的问题。
        3.2提高档案管理人员工作能力，加强安防系统建设
        提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第二步就是提高档案管理人员的工作能力，加强安防系统的建设。对于任何一项工作而言，在开展过程中都需要人员的参与。换而言之，参与其中的工作人员能力的发挥在很大程度上影响着此项工作的开展质量。因此，为了能够实现电力企业档案管理数字化安全保障这一目标，针对档案管理人员所能够采取的措施包括以下几个方面：一是在对外的人才招聘环节中，要提高人才招聘的门槛，应充分考量应聘人员的专业素质和责任意识；另外，还要拓宽对外招聘的渠道，争取在这一环节中为实际的工作招聘到符合条件的档案管理人员，以保证能够更好地完成这一工作。二是在对内的人员管理环节中，应定期开展培训活动来丰富员工知识、锻炼员工技能、培养员工的安全意识，并在此基础上全面提升员工的工作能力。除此之外，安防系统建设的加强，需要充分结合信息技术的发展，在此基础上建设防火墙系统、身份认证系统等，以在最大程度上保障安全性。
        结语
        档案数字化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设，也是未来各企业发展的必然趋势。档案数字化建设可以通过各种技术手段来对档案信息资源进行数字化管理和利用。相比于传统的管理手段，在优化管理结构、提升管理水平、促进现代技术的使用等多个方面都具有显著的效果。因此，我国的档案数字化质量管理和安全管理工作也有广阔的发展前景，电力企业也应该意识到这些工作的重要性，并针对性地采取优化措施。
        参考文献：
        [1]冉佳.国网恩施供电公司档案数字化安全管理分析与对策研究[J].中国科技投资，2016（30）.
        [2]陈平.档案数字化质量及控制和档案数字信息安全保障体系研究[J].科研，2016（10）：00273.