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在文秘工作中做好保密工作的思考史慧

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：史慧

[导读] 摘要：办公室文秘是办公室里面很重要的一个职位，占据了一个非常重要的地位。在办公室的日常工作中，办公室文秘的工作任务是最繁重、最核心的。

        国网山西省电力公司阳泉供电公司山西省阳泉市 045000
        摘要：办公室文秘是办公室里面很重要的一个职位，占据了一个非常重要的地位。在办公室的日常工作中，办公室文秘的工作任务是最繁重、最核心的。因此，相关部门应该重视办公室文秘工作，保证其有较高的工作质量和水平。办公室文秘工作者要做到工作认真负责，加强工作责任感，把学到的专业知识更加恰当地在工作中使用。本文就办公室文秘工作中存在的问题、办公室文秘工作者要注意提高自身的专业素质以及提高办公室文秘工作质量和水平的策略，这三个方面对文秘工作的质量和水平的提高进行了深入的探讨。
        关键词：文秘；保密工作
        引言
        工作单位的办公室作为特殊的服务窗口部门，起到沟通上下级和来访人员的桥梁作用，日常主要工作就是来往资料和文件的收发工作，其工作具有比较特殊的特点，尤其是新时期背景下，各单位面临着来自各方面的机遇和挑战，文秘的收发工作也面临着新的问题急需解决，如何做好文秘收发工作，提高文秘收发工作的有效性成为目前开展文秘收发工作的重点。
        1、文秘工作中做好保密工作的意义
        文秘人员自身的素质直接影响了文秘工作的质量和效率，因此，做好文秘工作的保密工作，更重要的就是应当提升文秘人员的自身素质。文秘工作对文秘人员的基本素质要求主要包含以下几个方面：政治素质、思想素质、知识素质、技能素质和心理素质。在这一背景下，更应当对文秘人员的多元素质进行培养，能够让文秘人员坚定自己的政治立场和自身的思想素质，在工作过程中不窃取单位的重要机密。文秘人员应当掌握专业的知识素质和技能素质，在工作过程中能够具备较强的分析能力和判断能力，做好领导的参谋助手。文秘工作是服务于整体的工作，文秘人员必须具备良好的职业道德和乐于奉献的职业精神，真正在文秘工作上发挥主动、高效的工作作风。文秘人员在工作中直接对领导负责，为领导服务，并且辅助领导进行决策，这就使文秘人员在工作过程中会接触到各类机密文件和领导的机密决定，这些秘密内容一旦泄露出去，就会给文秘人员所在单位甚至所在行业造成巨大的影响和损失。不论是企业还是政府部门，在其工作过程中都拥有很多不为公众所提前知晓的秘密事项，而文秘人员则较为容易接触到这些秘密事项，因此，文秘人员应当在工作过程中严格遵守保密条例，避免给单位造成损失。
        2、办公室文秘工作中存在的问题
        2.1、办公室的文秘工作者缺乏专业的能力
        由于办公室文秘的工作繁重，工作量很大，导致很多文秘工作者会不知道工作的重心在哪里。每天处理的事情都是堆到面前急需解决的，而从来没有条理性地按照顺序工作。这也可以看得出来部分文秘工作者缺乏头脑清醒、办事有力的能力，工作上容易出现错、乱的情况，而且任务重，也会使文秘工作者只想快点完成任务，但是工作的质量却无法保证。这样的工作态度和工作能力无法保证工作的效率以及提升文秘工作者的能力[1]。
        2.2、文秘与领导之间沟通存在的不足
        通过对以往文秘工作的研究发现，文秘人员在与领导的沟通中，往往会因从自身定位、能力水平、领导性格等多方面综合考量领导的意图，进而实现后续的沟通目标。其不足大都集中表现在如下几个方面。在实际的文秘人员工作过程中，很容易出现文秘人员私自行事的问题，所以，和领导的沟通环节，文秘人员应明确自身辅助者的定位，积极完成领导交给的任务，避免过分干涉领导的私生活，避免私自处理领导交代的职能范围以外的事情。

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        3、新时期做好文秘保密工作的措施
        3.1、应具备良好的服从意识
        作为文秘收发工作人员，最核心的素养要求就是应该具备良好的服从意识，既要听得进表扬，也要听得进批评，作为单位内部的信息传达人员，经常会遇到资料文件下发不及时、上传慢的问题，其中，很大一部分原因来自不同部门之间的沟通不到位，资料文件的传递才出现时间差异，由于部门资料文件准备不及时或者修改没完成，造成文秘收发工作不能实时进行，接收部门会经常催促，甚至埋怨工作效率低，影响工作进展，这种情况下，作为文秘人员，要调整自己的工作状态，时刻保持着良好的工作状态，做到不怕吃苦、不怕挨骂，要时刻保持良好的心态，按部就班工作，满足领导的要求，提高工作效率[2]。
        3.2、完善保密监督，构建保密体系
        想要真正落实文秘工作中的保密工作，更应当建立完善的保密监督体系，通过这样的监督体系尽可能消除信息安全漏洞和隐患。监督体系的构建可以从人员和计算机两个方面来进行构建：第一，从人员方面，可以通过定期监督和不定时抽查的方式来进行监督，避免保密人员应付检查的情况出现，还可以通过制定严格的处罚规定来让文秘人员自觉地遵守保密规律，并达到警示其他文秘人员的目的。第二，从计算机方面来看，应当建设完善对秘密信息储存载体的详细监督检查。现代化窃密手段的多样化、复杂化让信息更加容易泄露，因此，应当通过仔细的筛选，让技术监督和日常监督相结合，提升保密工作的水平和质量。
        3.3、加强对文秘工作者的技能培训
        办公室文秘的工作虽然每天都是任务繁重，数量巨大，但是每次的难易程度是不一样的。那么，不一样的工作难度就会有不一样的工作效率。简单的工作就会效率高，难度高的工作就会效率低，工作人员很难保证每一次的工作效率。因此，需要加强对文秘工作者的技能培训，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前卫的工作思想是保证工作效率的一个有效手段。高技能的文秘工作者可以为企业或政府机构带来更高的经济效益，推动企业或政府机构办公室文秘的发展[3]。
        3.4、提高文秘收发工作人员的细心程度
        收发工作是一项工作内容繁杂而且日工作量大的工作，在经过长期的重复工作以后，工作人员难免出现工作分心，出现工作错误，影响文秘收发工作的有效性，所以，要提高文秘收发工作人员的细心程度，无论在资料文件的收集、整理、保存、转发还是工作业务转达方面，都要做到事无巨细，要严格按照工作流程去按部就班工作，对细节的把控要细心，对接收的资料文件做好记录并分类保存，对需要转发的资料文件类别、数量，部门要做好细致的划分，及时送达，并做好转发记录，不能漏发、少发，保证单位各项工作事业有序开展。
        3.5、适应客户群体之间沟通的能力
        应转变对于原有文秘工作的认识，积极提升自身的专业素养，应用积极、优雅的礼仪来接待每一位到访的客户，积极地去聆听客户的切实需求，对于自己不了解的事项，则应积极地去与相关人员沟通，及时将结果反馈给用户，从而实现与客户之间沟通的根本目标。作为文秘人员，应不断提升自身的能力水平，接受新鲜的文秘工作知识，同时创新原有的文秘工作思维，在最大程度上帮助企业树立良好的行业形象。企业可以组织文秘人员定期参加专业能力的再教育，使其能够将社会发展中的新型文秘知识、理论应用在日常的工作中，同时实现提升沟通能力的目标[4]。
        结束语
        文秘工作因其特殊性，在整个单位体系中地位特殊。文秘部门和文秘人员可以掌握涉及到本行业、本单位、本部门利益的、无意公开的秘密信息较多，因此，我们应当注重在文秘工作中保密工作的完善，保证文秘工作的顺利进行。
        参考文献：
        [1]孙小艳.关于保密工作的几点认识[J].科技视界，2015（30）：329.
        [2]苏忠钊.高校文秘工作的质量评价问题探析[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2015（08）：52-53.
        [3]李冰，吴沛山，李璐潞.办公自动化环境下文秘工作的影响研究[J].商，2015（23）：40+5.
        [4]陈卫东.开好班子会议必须关注五个方面[J].教学与管理，2015（14）：11-12.