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办公室文书档案收集与归档工作管理梁红霞

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2020年第3期作者：梁红霞宋华平王宽

[导读] 摘要：文书档案是社会发展历程的记载，客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。

        国网甘肃省电力公司庆阳供电公司甘肃庆阳 745000
        摘要：文书档案是社会发展历程的记载，客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位，文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来，随着时代的不断发展，文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性，不断提高档案立卷的质量，才能更好的开发与利用档案信息的资源，从而为社会提供更好的服务。
        关键词：办公室；文书档案；收集归档
        引言
        现阶段，在社会不断发展与进步的大环境下，办公室文书档案管理工作逐渐受到越来越多档案工作人员的关注，尤其是对部分注重办公室文书档案收集与归档工作的单位（部门），其办公室档案的管理工作是提高单位（部门）工作质量的重要工作，同时，良好的办公室文书档案管理工作也是体现企业管理水平的标志。文书档案是对办公室的发展情况进行详细记录的主要方式，能反映出某一时期办公室出现的问题，以及怎样解决问题的详细记录，因此，对办公室文书档案进行管理是保证此类资料得到妥善保存和整理的重要工作，也是提高办公室文书档案整体质量的主要措施。
        一、文书档案管理工作中存在的几点问题
        1.1归档文件内容不够全面
        在办公室的文书档案管理过程中，还经常会出现归档文件不健全的情况，导致了档案遗失以及不全等情况发生。因为办公室文书档案的内容非常多样化，涉及方向比较多，来源途径也比较丰富，并具备非常重要的参考价值。这些文件如果出现了遗留的情况，还存在有难以重新采集的问题，对于档案管理人员的归档工作也就会造成比较大的影响。此外我国许多单位的文书档案管理人员都是兼职或者实习人员，其档案管理水平不足，也没有足够的时间跟精力来进行档案文书资料的管理工作，也就导致了文书档案材料难以被及时地收集跟整理。
        1.2档案管理体系不够完善
        在现阶段的档案管理工作中，还有许多档案管理人员对于文书档案的收集跟归档工作的认识程度不足，在进行文件的收集以及归档过程中注意力也不够集中，也就经常性会出现档案文件丢失的情况，档案管理工作的真实性跟有效性也就难以得到很好的保障。在现有的办公室文书档案管理过程中还存在有以下几点问题：（1）许多单位办公室还存在有档案管理程序不够规范的情况，很多重要的资料也多是随意放置在办公室的各个角落中，也就容易出现文书档案遗失的情况。（2）不同单位的归档形式也存在有比较大的差异性，而且需要进行归档整理的文书档案数量非常高，也就导致了档案管理工作难以获得良好的管理效果。（3）很多档案管理工作中还存在有档案不够完整的问题。在很多资料中还有着断章的情况，而在需要用到这些资料时，也需要专门找相关的部门进行补章处理，导致档案管理工作的实效性难以得到有效的保障
        1.3文书档案的收集跟归档力度不足
        在现阶段的文书档案收集跟归档过程中还存在有管理力度不足的问题，并会直接影响到文书档案效果的发挥，具体体现在以下几个方面：（1）流程的规范性。
        目前许多办公室在进行文书档案的收集跟归档过程的处理方式比较随意，也没有规范性的操作流程。（2）归档模式的综合性。我国目前有很多档案资料都是通过文字档案的模式进行存档的，但是随着档案管理技术的不断发展，促使电子文书档案管理模式也得到了广泛的应用。但是部分档案管理人员对于电子档案管理模式的应用水平跟应用经验欠缺，也就难以获得良好的档案管理效果。（3）信息可靠性。

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档案资料作为对历史信息的统计跟记录，只有在保证其真实性的基础上才能够促使档案的参考跟备查效能得到充分的发挥，但是在目前的档案管理实践工作中依旧有着私自篡改档案信息的事情发生，也就导致了档案信息的真实性无法得到有效的保障。
        二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略
        2.1加强对文书档案管理人员的培训，增强管理意识
        一名优秀的文书档案管理人员，不仅要具备较强的档案管理意识，更重要的是要具备专业的文书档案管理的基本知识与技能，从而能切实提高文书档案管理工作的效率。上级单位要加强对文书档案管理人员的培训，增强文书档案管理人员对收集与归档的敏感程度与重视程度，熟悉并牢固掌握收集与归档的规范化流程与科学的方式方法，积极学习新的文书档案管理方式，比如说电子档案的建立、操作等，以此来避免人为的失误。通过培训，使档案管理人员认识到自己的不足，改善工作方法，强化管理意识，提高工作能力，从而积极投身到收集与归档的工作中，提高文书档案管理的质量与效率。
        2.2建立健全文书档案收集与归档的相关制度
        关于制度的建立，首先要注意明确收集与归档文书档案的时间、范围、保管期限、注意事项以及规范化流程，这样才能让单位档案管理人员做到有章可依，有例可寻。其次要结合单位工作的实际情况，积极遵守相关的法律法规，建立明确的职责分工制度，明确归档的范围。再次对于归档的期限，要出于集中保管，以免留作私用，减少文书档案信息资料失真、丢失与不完整的情况发生。
        2.3创新文书档案收集与归档的方式
        在传统管理模式下，收集与归档文书档案的过程中容易出现资源严重遗漏的现象，因此我们要加强创新文书档案收集与归档的方式。首先，文书档案管理人员要加强与事业单位相关部门的联系，依照相关的规章制度定期对文书档案进行收集与归档的工作，保证文书档案资料的历史性与连贯性，避免出现文书档案资料不真实或不完整的情况。其次，要及时处理收集与归档过程中遇到的问题，避免问题越来越大，失误也越来越多。最后，要积极引入先进的档案管理方式、经验、管理设备与管理软件，来提高收集与归档文书档案资料的效率与质量，减少人为的失误，让文书档案为研究单位工作的规律提供有力依据，从而继承和借鉴单位的历史经验，开创单位发展的新局面，面向社会提供更优质的服务。
        三、结束语
        综上所述，办公室文书档案收集与归档工作往往被单位工作人员所忽视，为了提高办公室文书档案收集与归档工作，实现良好的文书档案管理状态。单位相关部门应该构建并完善文书档案管理体系，加强档案管理人员素质，加强档案管理宣传工作等多个方面予以实施，实现对文书档案管理的最佳管理。
        参考文献：
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        [3]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务，2017（17）：97.
        [4]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.
        [5]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智，2014（11）：313.
        作者简介：梁红霞（1976.10.7），性别：女；籍贯：甘肃宁县，民族：汉，学历，大专；职称：技师