中安联合煤化有限责任公司
摘要：在很多工作中，办公室文秘的工作任务和工作数量都是巨大的，其中的工种种类繁多，办公室文秘工作并没有想象中的简单，这其实是一个挑战性很大的职业。上级需要对自身的文秘工作者有一定的了解，熟悉员工的工作性质，并且给予一定的工作支持，做好沟通。文秘也要严格遵守工作规定，积极主动完成每天的工作任务，遵守管理者的要求和命令，提高自身的专业素质，多主动学习相关的知识，使自己变得更加专业且优秀。适时要舒缓自己的工作压力，不要把压力都放在心里，把个人情绪带入到工作中。这样更有利于文秘工作质量和水平的高效提升。
关键词：办公室文秘；工作质量和水平；办公效率
1企业办公室文秘工作的重要性
1.1助手作用，也就是参谋、智囊作用
在企业中，办公室文秘工作人员一般直接为领导服务，是领导决策的参谋，起着助手作用，正所谓“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，可以比喻为领导者“手的延长”。从工作职责来看，企业文秘工作主要是辅助起草公司职代会报告、专题汇报材料及其他领导讲话稿等相关材料，还要经常下基层调研情况，研究行业政策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据，甚至有时需要出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导决策，制定工作计划等，这无疑说明办公室文秘工作的重要性，是企业运行不可或缺的一部分。
1.2枢纽作用，也就是对上对下的作用
通常来说，企业办公室文秘工作人员承担着领导管理层与外界沟通协调、上传下达等作用，以便使企业内部各层级建立稳定严密的关系。在企业管理层级中，各级领导层级是一个庞大而精细的体系，主要包括公司机关、分公司机关及基层部门。因此，在复杂有序的企业管理体系中，各级办公室文秘和基层综合管理岗位人员就是要接收上级领导层的指示、部署安排等，并详细地传递给为其服务的领导管理层；同时，还需要把本级领导管理层指示安排部署等传达给下一级单位，督促下级单位严格执行企业各类决策。领导管理层精力和时间均有限，不可能事必躬亲，这就要求办公室文秘部门和文秘人员必须发挥信息中枢作用，做到内外沟通、上下协调、左右安排，使企业领导层能够及时准确地把握国内外政治经济形势、行业市场等变化，通过召开各类重要会议、搞好舆论宣传及发布各项制度等方式，使企业各层级员工尽快了解、熟悉和执行领导管理层的决策部署安排，更快更好地促进企业快速发展。
1.3机要、保密作用
由于办公室文秘人员处于企业机关的关键岗位，且作为领导的参谋辅助人员，常伴于领导左右，经手了企业许多商业秘密、内部发展情况和管理现状等文件及信息，这就要求文秘人员必须遵守企业有关保密制度和职业道德规范，对所经手的企业秘密严加保密，不该说的坚决不说。在现代企业激烈的市场竞争中，一旦文秘人员在工作中发生有意或无意的泄密事故，这将会严重影响企业开展生产经营活动，导致在激烈的市场竞争中处于不利地位，甚至可能造成严重损失以至于破产。
2分析文秘工作人员工作问题
2.1未能充分认识文秘岗位的主要职能
部分企业实际工作中，重安全生产和经济效益、轻机关事务和后勤服务，因此很多人对待文秘岗位存在这样一种看法：文秘工作为跑腿及打杂工作，领导要求自身工作怎么做，文秘工作文员就怎么做。这种认识上的不足会导致文秘工作人员缺乏干好工作的主动性，不利于企业发展。随着现代企业进步，文秘岗位职责发生了较大改变，其辅助决策的作用更加凸现。文秘工作人员不仅限于对办公室日常工作事宜进行处理，同时要求其能为领导决策提供更高质量和更高效率的辅助服务，为企业各项工作的正常开展发挥作用。
2.2文秘工作人员接受系统培训的机会不多
企业办公室文秘人员绝大多数都是理工科出身，没有科班文秘专业背景，基本属于“半路出家”。但是，办公室工作点多面广，文秘工作人员往往都兼职领导秘书，日常工作异常繁忙，突发性任务很多，并且通常都是比较重要和紧急的工作，耽搁不得，这就造成文秘人员抽不开身去参加专业培训。笔者是理科出身，从事仪表工作5年后，转岗至文秘岗位11年来，只参加过1次文秘培训班，导致业务能力提升遇到瓶颈，难以驾驭现代化企业快速发展的步伐。
2.3愿意从事文秘工作的人员不多
现阶段，企业文秘工作很辛苦，没早没晚，生活没有规律，压力常年紧绷，一年到头睡不上几个安稳觉，常年累月兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄。但是有些不了解文秘工作属性的领导和同事认为文秘工作人员就是写材料的，对企业发展的直接贡献不大，将会导致文秘工作人员不受重视，严重影响员工从事文秘工作的主观意愿和已从事文秘工作人员的主观能动性。
3提高办公室文秘工作质量和水平的策略
3.1加强对文秘工作者的技能培训
办公室文秘的工作虽然每天都是任务繁重，数量巨大，但是每次的难易程度是不一样的。那么，不一样的工作难度就会有不一样的工作效率。简单的工作就会效率高，难度高的工作就会效率低，工作人员很难保证每一次的工作效率。因此，需要加强对文秘工作者的技能培训，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前卫的工作思想是保证工作效率的一个有效手段。高技能的文秘工作者可以为企业或政府机构带来更高的经济效益，推动企业或政府机构办公室文秘的发展。
3.2增加文秘工作者的数量
文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。
3.3构建文秘工作者的创新意识框架
在当今发展迅速的社会，大部分事物的发展都需要创新。无论是企业还是政府机构，在提高办公室文秘工作质量的时候都需要创立一种创新的意识，不能墨守陈规，被时代遗留。特别是提高文秘工作的水平时，更加需要树立一种创新的意识，远离死板、不灵活的工作理念和工作方式，以创新的方式提高工作效率和工作质量。
3.4提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作很重要、很难干、很辛苦，对全局工作的重要性怎么比喻、怎么夸张都不过分。习近平在《秘书工作的风范—与地县办公室干部谈心》这篇文章中，讲到了自己曾经在中央军委办公厅作过秘书工作，指出“赶写材料的秘书更辛苦，工作强度很大，超过了一般部门的工作量。”因此，在日常绩效考核、职称评选、典型选树、干部选拔等方面，需要向文秘工作者倾斜，激励他们进一步牢固树立奉献精神，养成“计利当计天下利”的胸襟，守护好我们的精神高地。
结束语
由此看来，办公室文秘工作中存在的问题有很多，需要及时去处理并且提升工作的效率以及加强文秘工作者的自身素质。在提高文秘工作者自身素质的时候，要注重对文秘工作者的工作责任感和认同感进行着重培养，提高文秘工作者的专业素质，以更好地提高其工作质量和水平，从而达到更优质、更完美的工作面貌。因为要保证文秘工作的质量和水平能达到要求和标准，那么就需要一定的策略进行工作的提升，没有适当有用的策略来研究探讨如何提高文秘工作质量和水平，那么文秘工作就很难顺利进行，这样就会阻碍整个办公室工作的整体进度和发展。
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