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工程企业办公室管理存在的问题及解决对策

发表时间：2020/1/7 来源：《建筑学研究前沿》2019年20期作者：李洪涛

[导读] 办公室作为企业的中心点，是企业决策与办事的重要执行部门，它对工程企业生产与发展具有非常重要的意义。

中铁十二局集团电气化工程有限公司天津市 300308
        摘要：办公室作为企业的中心点，是企业决策与办事的重要执行部门，它对工程企业生产与发展具有非常重要的意义。但是实际的工程企业办公室管理中依然存在一些问题，所以必须坚持以人为本、与时俱进的原则，采取相应的对策来提高相关工作人员的综合素质，确保工程企业办公室管理工作的有序开展。鉴于此，本文主要对工程企业办公室管理存在的问题及解决对策，以期为相关工作提供一些参考依据。
        关键词：工程企业办公室；管理问题；解决对策


一、前言
        现阶段，我国大多数工程企业都面临着企业转型改革的问题，而办公室管理部门作为企业的决策与执行部门对企业的发展至关重要，企业办公室各项政策的正确与否直接影响着企业的发展方向与生产效率，因此，需要针对工程企业办公室管理存在的问题，提出切实可行的对策进行解决，从而才能确保企业长期稳定发展。
        二、新时期做好工程企业办公室管理工作的重要性
        办公室作为承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，同时也是企业的一面旗帜，在一定程度上体现了企业的良好形象。近几年来随着我国大部分工程企业的市场经济化与体制的不断改革，办公室管理工作对企业的作用越来越显著，这样办公室管理工作不能够只是着眼于琐碎的日常事务，要始终立足于促进企业发展，紧紧把握住市场经济环境下工程企业的发展趋势，做好工程企业的服务性工作，从而帮助企业获取可观的经济效益与社会效益。但是从目前我国大多数工程企业的办公室管理工作现状来看，仍然存在着办公室管理制度不完善、管理队伍平均素质较低、管理人员的协调能力较弱以及事务操作表现不力等问题。所以，要针对这些问题采取相应的解决措施来提高办公室管理工作水平，这是工程企业办公室管理急需要解决的问题。
        三、工程企业办公室管理工作存在的问题
        1、办公室管理制度不完善
        要想提升工程企业办公室的工作效率，离不开科学规范的管理制度，但是当前许多公衡企业在进行办公室管理中所采取的管理制度不够完善，缺乏相应的规范性和合理性，比如一部分工程企业在进行紧急事件处理时，尽管值班人员数量有所增加，但是当发生突发事件与紧急情况时采取的规章制度仍不能及时有效地应对，这样不仅增加了管理工作的工作量，还浪费了人力、物力及时间，给安全生产造成了巨大的安全隐患。
        2、管理队伍平均素质较低
        在工程企业的管理工作中，影响管理水平的重要因素是管理人员的综合素质，但是从目前工程企业办公室管理现状来看，管理人员的综合素质还有待提高，这主要是因为工程企业办公室管理人员缺乏专业技能培训，管理人员专业理论知识不够扎实，处理问题常常凭借主观主义与经验主义。此外，时间观念淡薄、工作态度懈怠、服务意识差等也是在企业办公室管理人员中一些比较常见的问题。
        管理人员的协调能力较弱
2、        企业办公室管理的主要职能之一是协调职能，所谓协调职能就是对企业管理的各个渠道、各个层面进行有效沟通。但是现阶段许多工程企业的办公室协调制度不够完善，协调能力比较弱，企业日常工作中经常出现相互推诿责任的现象，进而给企业管理和成本节约造成一些不良影响。
        3、事务操作表现不力
        通常情况下，工程企业办公室工序比较繁杂，执行难度较大，工作人员稍有疏忽与懈怠便会导致严重的连锁反应，进而导致同事的埋怨与领导的批评，就促使工程企业办公室管理人员在工作中时常出现情绪怠倦，积极性不高，并且面对复杂繁琐的办公室日常工作，工作人员往往由于分工不到位、责任不明确而导致日常事物操作表现不力、办公效率不高。

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        四、做好工程企业办公室管理工作的有效对策
        1、完善工程企业办公室管理机制。
        俗话说的好：“人管人累死人，制度管人管好人”，只有不断优化工程企业办公室管理能力，建立健全企业内部的长效机制，利用制度的引导与规范来推动建立现代化办公体制，才能切实推进工程企业办公室工作的有效实践。首先，管理人员需要从思想上高度重视工程企业办公室的基础管理工作，站到促进企业长久发展的高度来审视企业发展过程中存在的各种弊端，从根源上来肃清办公室管理机制存在的问题。然后，建立公平公正公平的员工奖惩制度，将企业办公室的基本工作情况与企业的业绩相挂钩，增强员工的责任心与积极性，提升办公室的管理工作效率。最后，建立突发事件与紧急情况的应急机制，明确应急机制责任人，成立应急小组，确立全面、规范的应急处理流程，积极引入信息化应急处理手段，通过科学的规划与部署来提升应急处理能力，从而在最短的时间内做好科学合理的管理工作。
        2、加强能力建设，提高队伍整体素质。
        不断增强能力建设，提升队伍的整体素质是做好工程企业办公室管理工作的基础与前提。为此，我们可以从以下几方面来着手：（1）增强办公室管理人员的道德修养与政治素质，逐步培养员工对企业的责任感与荣誉感，通过树立先进个人典型来激发员工的积极性，定期组织思想培训与设立办公室政治思想辅导员来强化员工的政治素养与事业心，并且结合一定的物质奖励手段来激励员工。（2）为员工提供参加学习与培训的平台，鼓励员工自觉参加相关专业的系统学习，有组织、有计划地对工作人员进行企业内部培训，对于一些特别突出的员工，应该组织更高层次的专业培训，并将培训机制与晋升机制结合起来，以此来带动全体人员主动参加各种学习与培训。（3）为了提升办公室管理人员的综合素质和办公能力，应该组织各种专业的基础知识讲座，比如电力企业可以积极组织供电经营管理、电力产业政策、供电生产技术等电业基础知识讲座。
        3、推进创新管理工作，提升综合协调能力。
        通常情况下，企业办公室管理具备复杂、繁琐特征，且需要相关部门进行沟通，办公室管理人员需要具有良好的综合协调能力、服务决策能力以及服务管理能力，办公室管理人员能力的高低直接决定着企业部门的管理工作质量以及企业的外在形象。因此，办公室管理人员需要坚定不移地以企业发展为核心，以遵守规章制度为基础，主动与其他部门搞好工作关系，加强与企业各部门的沟通与了解，尽可能地发挥自身的协调能力与能动性，争取能够顺利地处理各种“疑难杂症”，充分地发挥出自身的协调职能。此外，企业办公室管理人员还需要具有一定的创新思维与创新意识，工程企业的管理人员要定期收集企业管理资料，全方面调研多角度信息，制定出多个科学的方案，以供领导决断。
        4、合理有效的分配工作，实施责任化
        由于工程企业办公室管理工作的任务量较大，如果办公人员工作不得力、效率不高，可能会造成工程积压而对企业的正常运转造成影响。所以需要与办公室工作的实际情况相结合，积极引进综合素质较高、工作能力较强的人才，还应根据工作人员的具体特点来合理划分工作内容，比如根据办公室管理人员的工作特长将处理文件、召开会议、参谋决策等不同的工作内容划分给不同的工作人员，还应进一步明确办公室管理人员的责任制，利用制度来严格督促员工恪守工作本分，促使办公室人员认真负责地处理好每一件事物，减少工作失误，杜绝工作人员互相推诿责任的现象，从而提升工作效率与减少人力浪费。
        五、结束语
        综上所述，当前工程企业的办公室管理人员正面临着严峻的挑战，那么如何做好办公室管理工作，促进企业的发展，已经成为新形势下对工程企业的迫切要求。因此应该针对当前工程企业办公室管理工作中存在的问题，采取相应的对策进行有效解决，从而有目标、有计划等开展工程企业办公室管理工作。
        参考文献
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        [2]张琼娟.企业办公室运用和谐管理理论发挥协调作用的思考[J].现代经济信息，2018（04）：136-137.
        [3]汤涌.国企办公室工作的精细化管理研究[J].现代国企研究，2019（18）：16-18.