张萍
华能南京金陵发电有限公司 江苏南京210015
摘要：项目档案是项目建设全过程形成的文字、图表、音像、实物等形式的历史记录。做好建设项目档案交底工作对提高建设项目档案质量有着非常重要的作用。本文列举了建设项目档案常见问题，分析了影响项目档案质量的主要因素，明确了建设项目档案交底的内容、方法及注意事项。通过项目档案交底，加强项目档案工作的前端控制，从而促进项目档案工作的有序开展和全过程管控，实现项目档案工作与项目建设同步，有效地提升项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性、规范性和安全性。
关键词：建设项目 档案 交底 探讨
建设项目档案质量直接影响项目竣工验收、工程创优以及竣工投产后生产运行、设备维护等各项工作对档案的利用需求，然而项目建设过程中，由于种种因素的影响导致项目档案在形成、整理、归档过程中产生各种问题。在建设项目开工前、单项、单位工程开工前、档案移交归档前等不同阶段，有针对性地制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目档案管理、项目文件形成、项目档案整理和归档交底，可以将项目档案质量管控的关口前移，加强前端控制，避免和减少各种问题的出现，提高项目档案工作的效率和质量。
建设项目档案工作交底，由建设单位组织，各参建单位项目负责人、档案员、专业技术人员参加，对项目档案管理职责、执行的标准规范和制度、项目文件的形成、项目档案整理和归档质量要求，以及档案工作中的注意事项等进行讲解，使各参建单位充分了解项目档案工作的特点、内容、要求以及注意事项，有效地减少和避免档案形成和整理归档工作中的通病。促进建设单位和各参建单位真正做到目标一致、任务明确，专业技术人员与档案人员之间、各工作环节之间配合默契，有序、高效、高质量地开展工作。
一、建设项目档案管理常见问题
（一）项目文件方面
1.项目文件的齐全完整及准确性欠缺，应该形成的文件未形成，已经形成的文件内容不完整，文件的签章手续不完备等。
2.应以原件归档的项目文件，用复印件代替原件归档。
3.项目文件字迹不清楚，图样、图表不够清晰、整洁，项目文件的字迹及载体不符合耐久性要求。
4.用于记录的专业施工与验收表格不符合国家、行业有关技术规范和标准的规定；施工中应该闭环的问题，没有闭环文件支撑。
5.由于事先没有对项目文件的编号结构、文件内容填写、文件盖章、签名等统一标准和要求，造成部分文件编号混乱、内容填写不符合要求、印章重叠或模糊不清，签名潦草无法辨认、存在代签名、使用修改液涂改等现象。
6.各参建单位对各类文件的排版、字体字号、行间距、页边距各行其事，没有统一标准等。
（二）项目档案方面
1.项目档案归档不齐全，应归档的凭证性、依据性文件未移交归档；数码照片、音视频材料、实物档案、无法输出纸质文件的二维、三维及数据库等电子文件未归档。
2.项目档案的准确性有欠缺。如存在竣工图内容不能真实反映工程竣工时的实际情况、施工文件的技术数据不够准确可靠等现象。
3.项目档案的有效性欠缺。文件形成的时间逻辑等不符合工作流程、施工工序、验收程序，文件的签章不完备等。
4.项目档案整理的系统性欠缺。未遵循文件的形成规律和成套性，不能保持文件之间的有机联系，分类组卷欠合理。
5.项目档案整理编目的规范性欠缺。档案的编号、编页、编目、装订未按照有关标准规范执行，案卷题名、文件题名不能准确地揭示案卷及卷内文件的内容。
（三）项目档案移交手续方面
1.项目档案移交归档不及时。没有在规定的时间内完成项目档案的移交归档。
2.移交手续不规范。档案交接签证表填写不规范；归档说明过于简单笼统；移交、接收单位的审核意见栏只签名，不签署意见；档案数量的计量单位不统一；案卷移交数量与签证表填写数量不一致；照片、实物档案、电子光盘未按规范要求办理交接手续等。
二、影响项目档案质量的主要因素分析
1.建设项目投资大，建设周期长，施工过程复杂，涉及专业多，增大了项目档案工作的难度，对档案人员提出较高的要求。
2.档案管理的体制机制不健全，管理制度不完善，或建立了档案管理体制及规章制度，但在实际工作中，各项制度贯彻落实不到位。
3.参建单位良莠不齐，人员素质参差不齐。设计、监理、施工、调试等参建单位的档案意识不强，没有认真负责地把好项目文件材料形成的质量关；专兼职档案员档案专业技能不过硬、档案管理能力和经验不足、工程专业技术知识薄弱等。
4.建设项目形成的档案门类多，数量大。纸质文件、数码照片、音视频材料、实物档案、电子文件等不同形式和载体的档案对档案员的业务素质提出更高的要求。
5.缺乏既懂工程技术又懂档案专业的复合型档案人才。
三、项目档案工作交底的内容
做好项目档案交底，对项目档案统一管理、统一制度、统一标准，切实解决项目档案的管理职责、管理制度的落实、归档范围、项目文件形成的质量、档案分类整理的规范性及档案移交归档等方面常见或可能出现的问题，真正弄清楚“归什么、谁来归、怎么归、归哪里、何时归”，确保项目档案工作与项目建设同步，达到项目档案完整、准确、系统、有效、规范和安全的要求。
1.明确各方职责。按照统一领导、分级管理的原则，根据国家、行业有关法律、法规、标准规范，结合项目建设实际，明确各参建单位项目档案管理的职责，并通过项目文件管理和档案管理制度进一步固化，便于建设过程中贯彻落实。
2.明确档案工作流程。将项目档案工作纳入项目建设计划、项目管理程序、质量保证体系，确保项目档案工作与项目建设管理同步。
3.明确项目档案管理体制机制。要求各参建单位配备档案工作所需人员并保持稳定，建立由建设单位档案工作分管领导为组长，建设单位档案管理部门为核心，建设单位相关部门、各参建单位项目负责人、技术员、档案员组成的项目档案管理网络，并建立沟通协调机制，便于及时沟通解决项目档案工作中的各类问题。档案人员经过培训，满足项目档案工作需要。
4.明确项目档案应执行的国家、行业有关技术规范和标准，明确项目档案工作应制定的管理制度、实施细则等，主要包括：项目文件管理（管理流程、文件格式、编号、形成质量等）、项目文件归档、项目档案管理、档案分类方案、归档范围和档案保管期限、档案整理编目细则、特殊载体档案管理（照片、音视频材料、实物、电子光盘等）以及档案库房管理、借阅利用、保密、突发事件应急管理等制度。明确各参建单位应制定项目文件管理、项目档案整理及归档制度等，并报建设单位确认。
5.明确项目文件形成的质量要求，包括纸质文件、数码照片、音视频材料、数字化扫描、电子文件、实物等的形成和归档质量；竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任；照片和音视频文件拍摄并归档的范围、摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求等。对文件形成、积累、整理归档工作中常见问题进行剖析，起到警示作用，避免同样问题重复出现，提高项目档案的整体质量。
6.明确项目档案整理、归档的要求，包括项目档案的整理标准、归档范围、归档时间、归档套数、存储的介质、格式、移交归档手续以及不按制度及合同执行的违约责任等。对监理单位，还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查责任。
7.明确档案人员应参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。
8.明确档案日常管理应建立的各类管理台账，主要包括：文件图纸等发放与接收登记台账、合同台账、招投标台账、设备台账、设计变更清单、见证取样台账、进退场人员台账、工器具台账等，促进档案工作的规范管理。
9.明确建设单位、各参建单位应配备项目档案工作所需经费、符合档案安全保管要求的设施设备等各项管理资源，采取措施确保项目文件的安全保管，避免文件的损毁。
10.明确项目文件管理和归档考核机制。明确日常档案工作检查的手段、方法、频次，以及检查考核的内容和标准、评分细则、考核方式，定期检查各参建单位项目文件的形成、收集、整理及归档等情况，对检查情况发布通报和考核，做到奖优罚劣，提升档案整体质量。
四、项目档案工作交底的原则和方法
（一）档案工作交底坚持的原则
1.全面性原则。要从项目档案管理职责、制度规范、项目档案管理的不同阶段、不同形式和载体的档案管理要求等进行全面、全方位的交底，确保项目档案的质量，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。
2.完整性原则。要对档案管理的全生命周期进行交底，包括文件的形成、接收、整理、归档，档案的保管、鉴定、统计、利用等。交底不局限于某一阶段，可以根据项目建设的阶段，分阶段实施档案工作交底。
3.针对性原则。要根据建设项目实际情况和特点，分阶段、分专题有针对性地开展交底。不同的阶段形成不同文件；不同形式和载体的档案形成的质量要求和整理标准不同。交底要做到有的放矢，确保效果。
4.多次性原则。根据项目建设进展，对不同阶段的工程结合项目文件形成的特点，进行多次交底。通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、积累、整理、归档管理的全过程控制。
（二）做好不同阶段的档案工作交底
1.严肃认真地做好首次交底。首次交底应是最全面的交底。建设单位组织，勘察、设计、监理、总承包、施工、外包、调试等单位的项目经理、技术员、档案员等参加。对项目档案进行全面、详细的交底，并成立档案管理网络，建立定期协调议事规则，及时沟通解决项目档案工作的问题。
2.同步做好施工各阶段档案交底。项目建设经历开工、土建、安装、调试、启动试运等不同的建设阶段，要根据各阶段的不同特点，有针对性开展好相应的档案交底工作。
3.全面做好项目档案移交归档前的交底工作。根据工程完工的时间，及时组织项目档案移交归档的交底工作。理清档案移交的技术审查和档案审查的流程；明确档案移交的质量要求、移交的份数、移交过程中应办理的手续等。确保建设单位相关部门、各参建单位在规定的时间内向建设单位档案部门移交项目档案，并办理交接手续。
五、项目档案交底注意事项
1.负责交底的人员要有高度的责任心，交底前要做好充分的准备工作，避免交底流于形式。要将理论与实际结合起来，对常见的问题进行全面梳理，以案例的形式进行分类解析，提高交底的效果。
2.交底的语言文字要通俗易懂，易于理解和贯彻落实到位。交底人和被交底人要进行充分交流和答疑，对相关问题达成共识，避免各自为政。
3.做到多次交底。建设项目施工周期长、专业多、参加人员多，在施工过程中由于各种主客观因素的影响，部分人员可能会模糊了最初交底中的相关要求，或者没有到那个阶段还不能很好理解当初的交底内容，根据项目施工阶段及时开展针对性的交底，及时提醒。
4.档案首次交底后应成立监督检查指导组，对项目文件形成、积累及整理情况进行跟踪检查，发现问题，及时提出并督促整改，达到全程管控的效果。