王新令
国网能源院研究院有限公司 北京，100000
摘要：新冠病毒的肆虐使整个国家猝不及防。但历经磨难的中国人民又一次展现出其特有的坚韧。尽管疫情持续时间比较长，复工复产还要有一段艰难的道路要走，但从疫情开始，人们就开始居家办公，远程化、电子化等以往更多在少数高新技术企业作为常规方式使用的线上办公形式，开始被大规模启用。新鲜事物的接触和使用过程中，必然会遇到阻力和困难，这也是面对新鲜事物时的必然过程。
关键词：企业管理，远程办公，转变思路
前言：
远程办公方式在国外早已普及。截至2017年，美国超过八成企业引入了远程办公制度，有43%的人至少偶尔在远程工作，已有3000万人在家中远程办公，占美国工作人口的16%-19%，而中国2018年估算约为490万人1，还有较大的发展空间。
表1 《2019年度最佳远程办公企业TOP100榜单》3排名前10企业
1.合理布局上岗人员数量及工作时间
由于远程办公人员的工作时间一般会依据自身情况进行灵活调整，具有一定的不确定性，因而公司需要提前对业务量和人员需求进行预测，以确保在岗员工与业务需求相匹配。如Liveops公司4会通过广告运营商了解该则广告可能带来的电话服务数量，作为其预测话务员需求的重要依据，并始终将实际正在接听电话的话务员比例保持在65%-75%，这在保证客户电话随时有人接听的同时，也使得话务员无需浪费过多时间在无薪的在线等待时间上；APPEN公司5会根据客户需要临时提供一些仅需要1小时左右就能完成的微任务型工作，远程办公人员可随时利用空暇时间完成此类任务。
2.提供强大的后台支撑并及时解决问题
与在岗办公一样，远程办公人员也需要公司及时提供设备运维、系统调试，以及专业知识等方面的支持与帮助。如希尔顿酒店通过使用统一的客房预订管理系统，使技术人员可以通过中央服务器集中管理工作人员的工作设备并在第一时间提供技术支持；Liveops公司则会在24小时内回复话务员给首席执行官发的邮件。
3.关注运营管理安全和信息安全保障
远程办公一般需要借由网络和电话开展，保证信息安全
成为了各公司重点关注的问题之一。如赛克斯公司6对使用客服系统的员工权限进行控制，设置多种认证措施对系统登录者进行身份验证、确保本地设备无法储存任何信息，并要求所有的信息传递必须执行严格的加密操作；希尔顿酒店通过客房预订管理系统对远程办公员工的设备进行权限控制，确保所有员工的操作均在中央服务器上处理，且使设备在工作期间无法随意接入外部网络；英孚教育7利用统一办公系统集中存储、身份识别、功能授权、数据授权等多种安全机制，保障信息的可靠性和安全性。
4.科学的绩效评估与薪酬激励机制
由于无法实时监控远程办公人员的工作过程，因而管理者一般会采用目标导向和结果控制的方式来确保员工按时完成工作任务，并据此开展评估和激励。
如Liveops公司除了按照话务员在线接听电话时长支付基本工资外，还会根据销售量、销售业绩以及顾客推荐产品数量等关键绩效指标排名对话务员进行奖励；亚马逊公司按照工作的价值及完成度来决定远程办公人员薪酬，并为他们提供标准的全职员工福利，包括健康、医疗和牙科保险，401(k)计划、限制性股票购买、产假和育儿假；VIPKID8在为远程培训师提供具有竞争力的薪酬、带薪培训以及专业发展机会的同时，还会根据家长学生反馈和不定期抽查等监督培训师的教学质量；Working Solutions公司9拥有自己的独立的教育课程，持续地为自己员工提供教育机会，鼓励不断学习。
5.提供灵活自主的工作机会
新型远程办公模式，如客户服务、软件开发、人力资源、IT和销售等工作完全可以凭一己之力单独完成，这样就克服了时间和空间对个人的束缚，使个人可以灵活自主工作。如亚马逊公司“在家工作”计划旨在满足渴望远程工作且有资格远程工作的国际求职者，截至目前，亚马逊的招募网站列出200余个“虚拟”或“在家工作”的职位，这些职位不限范围；戴尔公司通过其互联工作场所计划，为申请人提供了多种灵活工作的机会，戴尔公司提供的灵活工作安排包括灵活的日程安排、远程工作、工作共享、兼职日程安排和压缩的工作周数。
对于远程办公的相关建议
笔者现供职于一家大型央企的智库单位，结合笔者所在的智库实际情况看来，业务研究人员通过远程会议系统和在线协同办公软件相结合的方式开展工作，非常适合我们智库的工作特点。远程办公可以高质高效地完成工作，并将研究人员从繁杂的事务性工作中解放出来，真正做到了“解放个体”和“不受制于空间和时间”，使其心无旁骛地投入研究工作。事实也在表明，远程办公不代表可以纵容形式主义，恰恰因为采用线上模式，就更应该讲究效率，以及重视提高其效率的“礼仪”。
以线上会议为例，作为会议的组织者，要选取适合企业特点的软件，熟悉其使用方法，并确保参会人员全部学会使用，必要时应制作使用手册和开展培训工作。召集会议前，要统筹考虑所有参会人员的差异化因素，与各方充分有效沟通，掌握全体参会人员的具体情况，合理安排会议时间和与会人员，并做好会议设备的调试工作，确保会议按时顺利召开。召开会议过程中，要做好会议内容的记录工作。会后及时完成会议纪要并发送给所有参会人员，使所有参会人员明确工作目标和工作任务。
作为会议的参加者，无论你身在何地，远程会议系统都会把所有参会人员聚集在一起，“面对面”拉近彼此的心理距离，即使不与同事一起在单位办公，彼此可能还远隔千里，但也要心存对同事必须有的尊重，这种尊重表现在整齐而非邋遢的着装上以及认真地参与等方面。很重要的一点，因为远程会议系统比传统会议形式更讲究效率，参会人员应提前做好充分的准备工作，将自己的发言材料提前完成并修改完善，而不是将问题留在会议上，临时激发灵感，头脑风暴，这样的行为不可取，违背了使用远程会议的初衷。同时，最需要引起警惕的是，线上办公绝不是把“线下”习惯了的模式又照搬到“线上”，根本上说，远程办公是一套全新的工作思维转变，不仅考验着团队的领导力，也考验着团队的适应力。
在人们的努力下，面对疫情可以化危为机，但必须彻底地转变思路，以开阔地视野和心胸接纳先进的生产方式，将知识工作者从繁琐无益的文山会海中真正解放出来。智库经历此“疫”，将应更加强化以研究人员为中心展开职能管理工作，围绕战略性、前瞻性、创造性的研究价值成果输出为目标，而不是单纯落脚到完成任务量本身，甚至为完成任务量而完成任务。笔者在行政工作中一个切身的体会，就是行政工作应积极主动承担除科研工作以外的全部工作，这才是真正的职责分明，而且从长远看，“毛之不存，皮将焉附”。只有研究人员实现真正的价值创造，企业才有前途。联想到这一点，也是由于线上办公引起的。因疫情导致的线上办公使职能管理短期看弱化较多，但智库研究业务运转态势却十分饱满，这也不能不让自己深思。