黑龙江鹤岗矿业有限责任公司新一选煤厂 黑龙江鹤岗 154100
摘要：国有企业经营管理下办公室管理工作涉及多方面内容，由于办公室日常具有工作复杂、涉及面广等特点，如何提高办公室管理质量，是企业发展的重要话题。文章通过对企业办公室管理常见问题进行分析探讨办公室质量提升策略。
关键词：国有企业；办公室；管理质量；办公室管理
引言
办公室是衔接领导和基层员工、单位和外部单位的重要纽带，充分发挥办公室职能，是工作能够顺利完成的保障。但是在具体的办公室工作中，由于受到各方面因素的影响，导致办公室工作人员办公效率低，工作态度差，而且还具有官僚主义倾向，服务的针对性很强，只注重对领导人员的服务，却忽视对基层员工的服务。不仅影响了办公室形象，还引起了员工的不满，严重阻碍了工作的顺利开展。因此相关领导应该重视办公室工作，并优化办公室管理制度，提升员工的综合能力，保证各项工作的顺利完成。
1企业办公室工作概述
办公室在企业中一直都扮演着“中转枢纽”的角色，它主要发挥着“参谋、协调、服务”的职能，实现了企业信息的上传下达效能，其存在也能够代表企业的对外形象。企业办公室想要顺利发挥工作职责，就必须要对企业整体的发展情况有细致的了解，不但要掌握企业近期的工作重点，又要依托于企业的特点制定出未来的发展规划，使工作具有预见性和创造性，实现企业的长足发展。与此同时，企业办公室作为企业对外的窗口，代表着企业的形象和能力，除了要协调企业内部的运转工作，还要对外搞好对接工作，使企业文化和企业思想更广泛的传播，提升企业的社会形象。随着新时期市场经济的蓬勃发展，企业面对着更多的机会和挑战，结合当前的时代背景和企业自身的特点，办公室需要对管理工作进行创新，不但要牢固树立“大局观”，做到为大局服务，还要懂得把握机遇，在挑战中不断成长，使企业办公室的整体管理能力上升到一个新的台阶。
2办公室综合管理中的问题
2.1信息传递效率低
办公室综合管理工作中信息传输过程中有很多影响传输效率的因素影响到传输内容准确性，公司工作效率也会降低。例如笔者公司的信息主要是OA系统、内部邮件，最后是电话通信，通过各种通信方式，信息传输效率也得到了提高。但这对办公室工作人员有更严格要求，需要掌握不同办公系统的运作，要有较高的专业知识素养和能力，能够实时关注公司内部信息，全面掌握公司实施情况，如果有变化，要及时向上级部门反映。
2.2办公室工作人员素质水平较低
办公室人员经常面对日常各种繁杂的工作，而且涉及到各个部门，不仅涉及到一些基础的日常工作，还会遇到一些不确定的工作，所以需要办公室人员具备专业的业务素质，能够应对各种复杂的问题。但是很多办公室基层人员业务能力差，而且缺乏专业培训，在具体的工作中工作态度敷衍，工作行为懒散，导致很多工作无法高效率的解决。由于办公室工作涉及的范围较广，而且具有监督职能，所以在日常的工作中容易发生贿赂现象。由于缺乏管制，导致很多工作人员的工作重点以利益为中心，工作不按规章制度执行，严重影响办公室形象，阻碍了工作顺利开展。
2.3管理方法缺乏创新
在社会发展的新时期，企业办公室的管理工作也要以时代特征为根基，不断进行创新。这种创新不但要关注管理形式和管理内容上的突破，更重要的是从管理方法上进行改革，也就是创新和完善管理观念。但是结合企业现状来看，不少办公室没能做到与时俱进，管理观念和管理方法仍然比较落后，依然在沿用已经过时的模式。办公室管理采用“一人言”的模式，领导要求做什么工作，员工就照本宣科地执行，缺乏民主性，不能将员工自己的能力完全展示出来。
长此以往，员工将缺乏主动前进的创新能力，只会根据领导的要求完成工作，导致办公室工作重复性较强，工作人员主观能动性被逐渐削弱。
3企业办公室管理工作提升策略
3.1利用OA系统提高管理效率
办公室OA系统是自动化的办公系统，他是一种企业从传统的纸质办公转变为互联网办公的新型办公模式，利用OA系统能够帮助企业内部的办公，简化企业事务办理的流程，提高企业工作的效率，能够节省办公运行成本，并实现无纸化办公。OA公文管理系统已形成一套完善的公文管理体系，以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用，实现了电子公文一体化运转，在线编写、修改公文以及收发公文，OA系统支持在移动的情况下让领导进行签批，因此领导可以随时随地的签署公文。并且还可以通过OA系统上传公司内部的各类培训视频课件，帮助公司员工随时随地观看学习。通过OA系统，会议可以实现无纸化，可将会议所需的纸质性文件以及其他材料通过电脑转化为电子文档，促使会议不在受到空间的限制，可以随时随地进行会议，并且还能够实现无纸化会议。在以往的部门联系需要通过打电话或者面对面交流的形式，通过OA办公系统，可以直接在线上通讯，方便省时。可以利用企业微信的通讯录，不用添加好友，就能够查找该员工的资料，直接进行在线对话。传统的办公管理模式大多体现在纸质化的文件中，部门之间的沟通、文件签署靠人力跑动来达成，不仅浪费了大量的时间还浪费了大量的劳动力。而办公OA系统的使用，让耗时耗力的办公管理变得高效起来。
3.2做好培训工作，提升办公人员能力
为了使办公室人员更好地工作，有关领导需要将培训作为提升员工工作能力的有效工具。从业务能力、职业素质、思想精神等三方面，逐步加强对办公人员的企业文化教育，不断提升办公人员的综合能力。在业务能力方面，有关领导需要聘请一些专家，对办公人员进行常规性的业务指导。通过让办公人员学习相关工作知识，促进办公人员自我提升。在职业素质方面，有关领导需要利用法律、行规等机制，对办公人员进行职业教育。通过要求办公人员树立崇高的职业精神，促进办公人员能够以企业利益为重，更好地发挥自身岗位工作效用。在思想精神方面，有关领导需要成立专门的沟通机制。通过让办公人员反映工作上的困难，不断解决办公人员的后顾之忧，从而将办公室团结在企业大家庭里，促进办公人员迸发更多的精神力量，为企业的经济建设做贡献。对办公人员开展基层党建工作，通过讲解我国的相关政策以及企业对该政策的解读、分析，能帮助办公人员提高个人思想道德意识，树立正确的人生观、世界观和价值观，增强职业道德，始终以单位发展为主，努力提升自我、发挥出办公室人员在工作中的意义。
3.3确立奖惩分明的管理制度，为员工营造公平公正的工作环境
明确的奖惩制度是营造公平公正工作环境的前提，员工不但要为自己工作的失误负责任，承担应有的代价，还应当因工作的出色得到奖励，这样奖罚分明的制度才能让员工更努力的完成工作。公平公正的环境可以为有能力的优秀者提供更加广阔的平台，最大限度发挥出自身的优势。与此同时，对于员工的奖励，除了要进行公示外，还要给予一定的物质奖励，比如奖金、休假等，还应当对能力出众、工作优秀的员工给予升职待遇。这样可以让员工真切感受到管理制度的科学性，认真对待工作就会有所收获，自然会主动提升自身职业素养，不断进行学习和职业相关的知识，从而提升整个办公室的员工素质水平。
结语
综上所述，办公室在企业中起着重要的作用，不仅具有协调各方关系，促进各部门协调发展的作用，而且还有监督方针政策落实，督促各部门按要求完成各项工作的职能，，强化办公室职能，为企业日常管理工作提供服务，提升办公室信息化管理水平。
参考文献：
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[2]唐莹莹.企业办公室综合事务管理现状及提升分析[J].管理观察，2018（26）：43-44.
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