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浅谈电子计算机在档案管理中的应用分析

发表时间：2021/5/10 来源：《建筑科技》2021年3月上作者：王东波

[导读] 计算机技术的出现，发展和进步为世界经济的发展和全球经济学的发展做出了贡献。将计算机技术应用于档案管理后，充分体现了其自身的特点：提取速度快，容量大，可靠性高，保密性高，成本低等。随着计算机技术的使用和互联网平台的创建，在一定程度上取代了体力劳动，提高了工作效率，同时实现了资源和信息的共享，在档案管理中使用计算机技术为人们带来了极大的便利。

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摘要：计算机技术的出现，发展和进步为世界经济的发展和全球经济学的发展做出了贡献。将计算机技术应用于档案管理后，充分体现了其自身的特点：提取速度快，容量大，可靠性高，保密性高，成本低等。随着计算机技术的使用和互联网平台的创建，在一定程度上取代了体力劳动，提高了工作效率，同时实现了资源和信息的共享，在档案管理中使用计算机技术为人们带来了极大的便利。
关键词：电子计算机；档案管理；应用分析
        在信息时代的背景下，电子计算机以其诸多优点而被广泛应用于各个专业领域，并取得了良好的效果。在这个阶段，计算机技术正在逐步走向网络和集成发展，它们在信息处理中扮演着不可替代的角色，因此，使用电子计算机进行档案管理是大势所趋。
        1档案信息数据库的特征，组成和计算机技术要求
        1.1存档信息数据库的特征
        档案信息数据库旨在在管理档案的过程中使用计算机技术对大型档案进行存储和分类。它自身的特征是：首先，计算机技术的出现可以将信息文件转换为计算机数据进行存储，并在计算机信息平台上以计算机电子数据流的形式传输，从而提供文件信息存储和信息交换。其次，计算机存储技术可以通过多媒体信息化来存储图形，文本和声音等综合信息，反映了现代计算机技术的数字特性。第三，计算机技术在档案管理中的应用计算机技术的信息化，自动化，媒体等方面的应用，以及计算机技术的应用，改变了以前的档案管理形式，体现了现代档案管理体制的计算机化特点。第四，计算机技术在档案管理中的应用不仅有效地管理文件，文件还可以以图形，文本和声音等集成媒体的形式存储有关文件的信息，反映了计算机存储技术的多样性。
        1.2档案信息数据库的主要组成框架
        归档的信息数据库可以分为几个部分：终端的用户部分，数据库管理系统，数据库错误检测系统和通信系统。每个部分的主要功能是通过文件信息数据库中的不同部门来使档案管理过程更清晰，更易理解，并改进文件信息数据库系统，使人们可以轻松，轻松地获取所需信息并进行传输，并通过网络通信系统进行通信。
        1.3在管理存档信息数据库过程中对计算机技术的要求
        在档案管理过程中使用计算机技术的原因是计算机技术可以准确有效地输入，查看，修改和管理文件，这也是档案管理的基本要求和基本保证。因此，计算机技术在档案管理中的应用必须满足以下要求：首先，档案管理中的计算机系统必须确保其硬件能够满足适当的条件和质量，软件管理必须确保档案信息的技术水平，数据库符合要求；其次，计算机技术档案的管理仍然需要科学规划，并且对计算机技术管理员的工作可能提出更高的要求，以确保输入大量信息档案的过程不会由于操作员的原因而导致信息错误或不完整。
        2在档案管理中提高电子计算机技术效率可行策略
        在新时代的发展中，在档案管理领域扩大电子计算机的使用具有实际意义。为此，有关部门要重视档案的存储，扩大档案管理信息化的服务范围，加大对档案信息化相关人员培训的投入，全面控制推广整个档案管理流程，提高对档案的认识安全措施，优化档案和资料的交换，促进信息交流，最终提高档案管理的综合水平，提高特殊服务质量。
        2.1增加档案存储的重视程度和投资
        为了促进电子计算机在档案管理工作中的使用，应更加重视档案信息的存储，档案资料的收集，分类和整理应成为实施智能管理，自动化办公和自主化服务的起点。秉承与时俱进的基本原则，顺应互联网时代的发展趋势，优化硬件配置，确保图形计算，系统兼容性，存储空间等满足系统性能要求。同时，促进软件开发与研究及档案管理部门之间的协调与协作，保持档案管理井然有序。

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        2.2扩大档案管理信息服务的范围
        为了发现档案资源的价值，首先要改变档案服务和使用模式，扩大档案资料的内容，扩大服务范围。另外，需要不断改善信息资源网络服务的归档内容，优化文件服务模型，不断丰富归档资料的内容，调整文件结构，依靠网络技术来扩大文件服务范围，并添加基本信息，例如浏览Internet，在线反馈和远程指导。同时，为了扩大档案数据服务的范围，有必要在存储系统中收集各种档案数据，并更改服务模型以确保档案数据的完整性和准确性。此外，应与当地的高等职业院校和研究机构建立良好的合作关系，并引入创新的管理模式。然后，依靠网络的整体利益来提高公众对电子档案管理的认识并获得坚实的基础。
        2.3加强档案管理人员的培训
        为了实现共享档案资料的目标，仅依靠档案管理机构是不够的，需要建立可靠的内部协调机制。长期以来，大多数企业和机构档案管理部门都采用分散管理模式，在经济和社会效益方面，实施不同类型档案的有机整合可以提高效率。为此，有关企业应加强对基层商业人员的培训和职业教育，并优先招聘具有较高计算机技能和专业知识的人员，以改善电子计算机在档案管理中的使用。此外，依靠专业培训来改变档案管理人员的观念，以提高人员的业务水平，提高专业水平并教会他们使用适当的管理软件。
        2.4全面控制档案管理的各个方面
        档案管理的目的是提高文件请求的效率并提高服务质量。为了优化档案管理水平，适当的人员必须建立完整的档案管理系统，限制和规范管理行为，并确保共享和标准化管理工作。另外，根据实施法规的前提条件，有必要制定和实施“共享时代的档案管理政策”，以优化档案管理的质量，以满足用户的多样化需求。
        2.5提高员工对信息安全管理的意识
        在档案资料的开发和使用过程中，应提高对著作权、公布权、发表权、网络传播权和公民隐私权的意识。汇编档案数据库时，经常会出现版权问题。为此，有必要在保护作者的基本权益的基础上，扩大信息服务的数量，提高信息交互的效率。此外，还创建了档案的使用与各种相关信息安全问题，有关管理人员应更加注意保护档案的机密性。与国防安全，商业秘密和个人隐私有关的文件可以是整个卷，单个卷甚至是一行内容的形式。对于这种机密文件，有必要避免向外界开放，并使用数字化技术来控制和防止盗窃；另外，有必要确保操作系统的正常运行并维护数据库的安全性。优先使用高安全性操作系统并执行常规和异地数据库备份，创建每日数据库事务日志，然后设置用户访问权限以避免系统崩溃或恶意破坏而导致数据丢失，并在最大程度上保护用户的基本权益。
        2.6数字技术的好处全部得以发挥
        如今，档案管理工作正在从多个角度和维度逐步扩展。档案管理是一项独立，复杂且高度专业的工作，尤其包括信息输入，信息存储，信息处理和信息输出。档案资料的最佳共享需要集成和有效使用数字技术以及高质量的软件和硬件环境。基于纸质文件和资料的收集，分类和存储，使用各种智能终端设备和现代技术来实施档案资料数字化处理。同时，使用数字成像技术存储纸质档案可以满足对档案进行全文检索的基本要求，并为文件交换提供了必要的支持和协助。另外，通过信息交换，促进了相关机构之间的信息交换，然后可以实时和自助模式满足对存档信息的请求。
        3.结论
        综上所述，可以说，在现代社会的发展中，计算机技术以其突出的优势，特别是在档案和资料管理方面，已被广泛应用于社会生产和日常生活的各个领域，并取得了显著成就。如今，市场经济蓬勃发展，传统档案管理模型的问题变得更加明显，特别是在共享经济时代的背景下，如何实现文件共享，集成和自治已成为各行各业关注的焦点。未来的开发过程需要充分利用电子计算机的优势，并将其扩展到档案管理的各个方面，以实现最大的经济和社会效益。
参考文献：
[1]刘颖.电子计算机在档案管理中的应用探讨[J].才智,2018(17):201.
[2]吴雅琼.电子计算机在档案管理中的应用模式分析[J].机电兵船档案,2018(03):69-70.
[3]蔺天民.电子计算机在档案管理中的应用[J].安阳师范学院学报,2000(04):102-103.