周涛
山东省潍坊市临朐县机关事业单位运行监管服务中心
摘要：档案收集是档案工作的基础环节，在收集过程中由于工作人员工作技能欠缺，责任心不强，工作不得法等原因，导致出现档案材料收集不齐全，收集不及时等情况，为此应采取措施，加强档案收集工作，确保档案资源的齐全完整和安全。
关键词：档案 收集 齐全完整
档案工作是一项系统的工作，由文件材料的行程开始至办理完毕，进行文件材料的收集、整理直至存入档案室管理，有多个工作环节组成，其中档案收集工作是首要工作程序。虽然现在信息技术广泛应用于档案管理，但目前形势下仍然离不开纸质档案的收集管理，这也是档案实施电子化管理的前提和基础。这就涉及档案档案文件材料的收集工作，做好档案收集工作在为单位积累档案财富的同时，也为档案信息化的开展提供了基本基础。
一、正确认识档案收集工作的重要性
对于单位来说，档案收集工作就是把自己单位履行职能开展业务工作形成的文件材料收集起来的过程。这个过程是一个分散的过程也是集中的过程，分散就是文件材料有很多部门形成，分散保管于各个部门各个人员中，集中就是采取催要收交并按照档案管理的规定集中收集在一起。收集工作是一个工作的过程，这个过程只有严格按照归档案范围结合单位实际，把已经形成或者应该形成的文件材料全部集中起来的过程。材料收集是否齐全、质量的高低、门类的多少等都影响决定着单位档案资源是否丰富和安全，这是提升单位档案管理水平的基础和重点，只有丰富的档案信息资源才能反映本单位整个的工作过程和事实全貌，为以后各项工作的开展提供更为有效的服务和支撑。
二、档案资料收集存在的问题
1.缺少档案专职人员。配设专门的档案管理人员是做好档案收集工作的保证。目前大多数单位由于人员总体配备不足，档案工作只能安排一人兼职，比如办公室文书人员兼职档案管理人员这种情况比较普遍。这样看似合理，不仅影响了档案收集工作的开展，其实也直接影响了整个档案工作的开展。兼职人员由于工作繁忙，既要做好文件传阅，又要做好上情下达，电话、打印等琐碎事务，没有时间和精力开展档案收集和管理工作，导致文件材料收集不齐全，登记不完整，收集不及时等情况和问题的发生。
2.工作技能不高。档案专业性较强，需要管理人员懂档案业务知识，但是很多档案员都是从其他岗位调整过来从事档案工作，甚至年龄偏大，学历较低，对现代化管理知识一窍不通，根本不适应档案现代化管理要求，有的连基本的计算机应用都不会，档案收集管理导致滞后延迟现象。有的档案工作人员由于对档案管理缺乏知识支撑，不知如何开展工作，工作积极性差，有被动应付思想，档案收集管理不规范。
3.档案收集标准不高。由于制度标准不健全和把握理解欠缺，收集范围不明确，档案收集随意性较大，没法实现应收尽收应归尽归的基本收集要求。
特别是随着形势的发展，档案形成门类和载体形式出现了多样化，如果不及时开展好收集工作，工作就会陷入被动，长期会导致档案工作巨大的历史欠账。
三、强化档案收集工作有效措施
1.要做到严格把关，区别对待。对本单位各个部门形成的，有价值的档案材料，这是收集工作的重点，需要格外注重收集；除此之外有上级文件和下级文件的收集，这个要注重收集的针对性，针对于本单位的上级文件可以列入收集范围，与本单位无关的文件可以不收集，下级文件一般不用收集，除非是重要的情况汇报和请示并附有批复才列入收集范围。坚决否定是文件就收集的认识弊端，防止过多的无用文件收集归档，造成新的档案存储空间浪费。
2.要做到及时收集，注重实效。档案收集要遵循随办随归的原则，材料形成后要及时收集，防止材料的散失，也要注重把握好收集的时机，可以根据某一项工作完成情况或者阶段完成情况进行集中收集或按阶段手机。针对有的部门和同志把形成的材料留作自己利用，不按时移交的情况，要做好沟通协调，通过制度规范促使其按时移交，主动移交。对于新技术形势下形成的电子档案要注重连同电子数据及时收集，确保收集档案信息的及时有效性。
3.要做到合理有序、规范完整。档案材料的收集要注意方式方法，做到规范合理，有序开展。可以针对单位工作性质和职能，建立合理的收集制度，分步实施，确保收集的材料程序合理，时间准确，发挥好对各项管理工作的服务参考作用。普通档案可以随时收集，特殊性档案可以不定期收集，临时工作形成的档案材料做到及时收集。鉴于目前形势下，电子档案和纸质档案双重存在，收集时更不能忽视对纸质材料的收集，同时注意电子档案纸质复制件的形成和收集更不能忽略，做好双重的收集更要注意电子档案与纸质档案的对应工作，这样才能保障整个收集工作的合理和规范。
4.要做到档案和信息的安全管理。在做好档案材料及时收集的基础上，将收集的文件材料定期整理存放可以保证所收集材料的完整和安全性。与之相对应的电子档案管理也要注意信息的安全和保管条件的安全，比如做好防磁、防尘，计算机病毒消杀，防止信息的泄露，注重信息的存储，提升档案人员责任素质等。
四、结束语
总之，档案收集工作是一项长期的连续不断地工作，工作量较大，工作时间持续较长，需要档案管理人员熟练掌握收集的方法要领，熟悉本单位的工作职能和工作程序，做好有针对性的收集工作，保证档案材料收集的及时全面，真实可靠，为单位档案资源建设打下坚实的物质基础。开展好档案收集工作，是一项服务单位发展全局的工作，是一项为单位积累宝贵信息资源的工作，需要长期开展，规范管理，促进整个档案工作的科学协调发展。
参考文献
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