彭卓莉
广东粤港供水有限公司 518021
摘 要：信息化技术的出现和发展，改变了我国社会发展的方向和进度，许多行业都开始引进信息技术并取得了巨大的成果，在这种情况下企业的档案管理部门也必须要尽快调整原有管理模式，建立档案信息化管理体系，转纸质档案为电子档案，在提升档案信息安全性的基础上，强化企业档案管理的水平和效率。当然，在建立档案信息化管理体系前，除了要明确档案信息化管理的影响因素以及其管理优势之外，还需要对其存在的安全问题进行研究，在客观看待优缺点的基础上开展信息化建设。
关键词：档案信息化管理；优势；安全问题
引言
时代在不断发展当中，过去的企业档案管理模式在今天已经不再具有可行性，无法满足新时代背景下企业经营档案管理的新要求，逐渐被新的信息化管理模式所取代是必然的趋势，在这种背景下探索一种新的、有利于档案管理发展的新管理模式就显得尤为重要。然而问题在于档案信息化管理模式也并非十全十美，它在安全性方面存在一定的风险，稍有不慎就可能发生信息泄露等一系列问题。为此，企业档案管理人员务必要对本课题进行深入研究。
1档案信息化管理的影响因素
网络安全因素是最大的影响因素。档案信息化管理虽然具有较为明显的优势，但是也存在比较严重的安全问题，而网络安全则是档案信息化管理安全问题的主要影响因素。由于网络信息技术本身具有开放性，在实现高效率数据共享的同时也具有一定的先天缺陷。基于网络信息技术水平日益完善的背景下，互联网的应用用户大量增加，个别不法分子和居心不良者利用互联网的漏洞攻击企业档案信息管理平台，或者在档案数据传输过程中窃取和篡改档案数据以牟取利益，甚至散布计算机病毒而控制档案管理设备盗取机密文件和数据，造成了企业极大的利益损失。
人为不当操作也是影响因素之一。虽然档案信息化管理主要是依靠计算机的软件和硬件设施，但是其在初期需要管理人员进行手动录入或者自动扫描录入等，也就是说档案信息化管理仍然离不开人为控制和管理，所以也就无法避免地出现人为操作不当而导致档案数据存在安全问题的情况。在档案信息化管理的过程中，相关管理人员的综合素养至关重要，其具备的计算机操作能力以及档案信息化管理系统的应用直接决定档案数据储存的真实性和准确性。比如个别管理人员在录入档案数据时由于个人疏忽而导致数据缺失、不完整，就会严重影响档案数据的应用效果。此外管理人员在共享和传输档案数据时如没有采取加密措施，就会导致数据泄露，产生严重的安全问题。
2档案信息化管理的优势及安全问题
2.1档案信息化管理的优势
档案信息化管理能够提升档案数据价值的挖掘程度。实际上，档案信息化管理指的是以信息化管理平台为基础、以计算机网络技术为支撑而进行的档案数据储存、调用、统筹工作，信息化技术的应用改变了档案管理的传统模式，工作人员可通过信息化平台的交互对档案进行一系列管理。需要查找某些档案的时候，也可以通过检索功能和筛选功能，快速找到某一年、某一天、某方面的档案信息，从而为企业的经营生产及决策提供重要的参考依据。不难看出，在应用档案信息化管理模式以后，档案数据的利用率和利用便利性得到了提升，其价值性自然就会被充分挖掘出来。
档案信息化管理模式的落实，符合可持续发展的要求。过去的企业档案管理对象为纸质文件，保存时间比较长的、不再具有参考价值的纸质文件，基本就会被随意丢弃，这显然与可持续发展的战略构想相违背，不符合保护环境、避免资源浪费的一系列要求。
在党和政府倡导无纸化办公模式的今天，企业方面必须要积极响应号召、加强档案信息化管理建设，从而避免纸质档案的大批量废弃，使可持续发展战略真正落到实处。
信息化的档案管理模式具有极其突出的便利性，能够提升档案数据传输及共享效率。回顾过去的企业档案管理情况不难发现，想要对档案信息进行调用和传输往往十分困难，除了需要经过层层审批以外，还需要通过邮寄传真等方式进行传输，整体效率非常低。而档案信息化管理的第一步就是将纸质档案转化为电子档案，并且将其录入到数据库当中加以保管，在后续应用时可通过检索等方式获得档案。这就给后续的档案信息传输共享提供了坚实有力的基础，借助互联网技术和信息化技术的信息传输功能，通过各种即时性社交平台或软件系统，就能第一时间完成信息的调用和传输，保证了工作效率。
2.2档案信息化管理存在的安全问题
许多档案管理人员时至今日也没有建立档案信息化安全意识。在实际工作中可以发现，很多企业档案管理人员对安全问题并不重视，或者在安全管理方面没有相应的专业化能力，致使档案信息化管理系统的实际应用风险比较大，误操作几率非常高、管理手段不细致等问题比比皆是，这就很容易导致档案数据的意外丢失。还有的档案管理人员在信息系统保密方面缺乏认真性，造成账号密码丢失、泄露等一系列问题，如果被有心人所利用，企业的档案信息就会被对方全盘盗用，不利于档案信息化管理的顺利进行，也不利于企业的经营发展。
档案数据的存储安全性存疑。诚然，档案信息化管理模式的应用，保证了企业档案管理的水平和效率，但是和过去的档案管理模式比较起来，其存储安全性仍然有待提升。过去的纸质档案管理模式中，档案文件就保存在档案室中，除了获得许可之外无法接触到档案数据，安全风险比较低，但是在网络平台上的信息往往比较开放，黑客可以利用病毒等方式对计算机进行攻击并从中获取档案信息，也可以利用某些程序对企业档案数据进行更改和变动，这显然不利于档案管理的顺利进行。
在引入信息化管理模式以后，企业的档案数据传输共享变得更加便利，这是毋庸置疑的。但是与此同时，档案数据传输安全隐患也一直如影随形，威胁着企业档案数据的管理安全性。这主要是因为企业级档案数据传输往往是基于简单加密进行的，加密程度比较低，因此档案数据在传输中很容易被截取和修改，稍有不慎就会出现档案数据应用管理安全问题，显然这并不符合档案信息化管理模式的建设及应用初衷。
档案信息化安全管理制度存在漏洞，也是导致安全风险的原因之一。现阶段来看，我国大部分企业的档案安全管理制度都不到位，存在档案管理人员权利责任不对等、安全管理责任分配不清晰等一系列问题，这就导致很多人在发生安全问题的时候推卸责任、在日常工作中得过且过。另外，档案数据录入阶段的安全管理、调用阶段的安全管理制度等，也都存在“条款虽多，难以落实”的问题，没有人愿意执行管理制度、管理制度本身也不具备实际应用价值，这必然会导致档案数据安全风险，为了尽可能杜绝安全风险，企业方面必须要尽快建立和调整档案信息化管理安全制度。
结语
档案信息化管理模式的建设和成型，是社会发展的必经阶段，符合技术不断更新换代、档案管理需求日益提升的新时代趋势。可以说档案信息化管理模式的出现和应用改变了企业档案管理工作的固有形式，是一种全新的、具有现实意义的尝试，为了将信息化档案管理模式的安全风险扼杀在摇篮里，工作人员必须要充分认识到自身工作的重要性，采取信息安全措施、提升密钥权限合理性，促使档案信息化管理模式稳定、安全地发挥应有的作用。
参考文献
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