屈小平
四川隆建工程顾问有限公司 四川 成都
摘要：档案是企业各项业务活动的真实记录，也是企业的核心信息资源。随着信息技术的发展，加强数字化档案建设是当前企业发展的重要内容。同传统的档案管理模式相比，数字化档案管理模式能储存更多的资源，进行更加快速和准确的检索查询，实现资源共享，企业重视数字化档案建设工作，势所必然。
关键词：现代企业；档案管理；数字化
中图分类号:F426
文献标识码:A
引言
如今信息技术在档案管理时期得到了广泛的使用，档案改革速度不断增快，信息技术对于档案改革来说是比较重要的，在新时代背景中要想确保档案管理工作可以更好地满足时代的发展需求，在社会中发挥一个显著的作用，就需要针对信息资源开展有效地管理，进而促进档案信息的发展和进步。不过要想能够更好地应对各种影响因素，提升档案的信息化和现代化，就需要改进信息化建设，研究档案信息化建设和档案管理时期存在的不足之处，选择合理的方法来进行解决，确保档案管理能够变得更加规范化、更加电子化。
1企业加强档案管理数字化建设的意义
第一，满足时代发展要求。计算机技术的发展与应用给企业档案数字化和网络化建设提出了更高的要求。现阶段很多企业建立了专门的企业局域网，利用互联网实现信息交流与材料交换，并完成自动化办公，扫描仪等设备也应用越来越多，在企业经营管理中形成了大量电子文件。而传统纸质文件档案则与当前企业的办公环境格格不入，档案信息数字化建设成为必然要求，这需要每个企业引起高度关注。
第二，提高档案管理水平。企业加快档案管理数字化建设步伐，既提升了档案整理、归档和存储等工作效率，也为档案便捷、快速查询奠定了良好的基础，确保企业内部需求得到满足，促使档案管理服务质量不断提升。企业实行档案数字化管理模式，有利于节约档案资料占地面积与企业资源，防止自然灾害等为档案带来损害，保证了档案管理工作质量的显著提升。
第三，简化档案工作流程。在档案管理数字化建设中，能够保证档案及时、有效归档，且通过系统自动处理，减少了大量档案数据录入工作，让繁琐档案处理流程更加高效与简便。
第四，在数字化时代下，档案信息使用者能够利用档案系统查询所需信息资源，不会再受到时间与空间等限制，且数字系统让档案管理人员有了诸多便利，不用手动翻阅纸质档案。这样不仅保证了档案服务品质，也减少了装订档案所需时间，为档案数据的完善奠定了良好基础。
2现代企业档案管理数字化建设方法策略
2.1增强基础设施建设
如今科学技术发展速度持续增快，给社会各个领域带来了较多的便利，而且促进企业的发展和进步，尤其是通过进行企业档案信息化管理的建设运用，可以显著提升整体的办公效果。对于企业来说需要改善档案的信息化管理基础建设，增强建设力度，重视对于档案信息管理系统的研发，增强建设力度，在后期也需要积极地进行维护。企业在进行档案信息化管理工作的时候，需要增强对于基础设施的建设，购置更加先进的软件和硬件，更新或者是替换那些相对落后的管理设备和管理软件，积极地改进基础设施，确保可以满足新时代的发展需求，能够充分地发挥档案信息化建设和管理效果。不仅如此，企业需要设置完善的档案数据库，提升整体的安全性，促进档案信息数据库的现代化建设，提升投入力度，配备更加全面的硬件，确保管理系统能够更加完善。
2.2加强档案数据库系统的建设
要实现数字化档案建设，不仅要有充足的硬件设备支撑，更要有强大的数据库系统支撑。因此，企业不仅要加强对档案管理的资金投入，加强对先进设备的引进，也要加强对档案数据库系统的建设。建立档案数据库是实现档案数字化管理的核心内容，必须加大这方面的推进力度。企业在进行数据库系统建设的时候，有两种方法可以选择，分别是原始文件的扫描和数据导入。在实际办公中，由于许多企业都已经实现了数字化办公，许多档案资料都是直接储存在计算机当中，所以在建立数据库系统的时候，工作人员可将企业现有的信息数据导入到系统当中。如果部分数据只有纸质版资料，档案管理人员则要对纸质版资料进行扫描，然后对扫描件进行储存。在导入和扫描数据的时候，应当优先处理一些对于企业发展起到较大价值且利用率大的资料。
2.3提升档案管理人员综合素质
档案管理人员是企业档案管理数字化建设中的执行者与实施者，必须提升专业水平和综合素质，才能为档案管理工作质量与效率提供可靠保障。对此需要做好对档案管理人员的培训工作，提升档案管理人员计算机操作水平，确保他们熟练应用档案数字化技能。在进入数字化时代后，档案管理人员也要转变思想认识，提高自身素质，学习各种技能技巧，将档案资料保密工作做到位，保障数字化档案管理工作的顺利进行。此外，安全对企业档案数字化管理中需要关注的一点，这需要档案管理人员增强自身安全意识，加强档案资料保存工作，促使数字化档案信息安全性与可靠性实现提升。
2.4规范档案资料的编制和应用
要建立完善的档案资料管理制度，并要求管理人员严格按照管理制度开展档案资料的收集、整理和编制工作，提升档案管理的规范性。除此之外，档案资料管理制度还应包括对档案资料应用方面的要求，要做到合理应用与规范应用，避免在应用过程中对档案资料造成损坏或者遗失等现象。规范档案资料的编制，可以确保档案资料的完整性和规范性，更加充分的发挥档案资料的作用，提升档案资料的应用价值。
2.5设置科学合理的档案管理体系
在进行档案信息化建设的时候，信息技术发挥了一个显著的效果，可以提供可靠的技术保障，所以企业需要充分地使用信息化技术，积极地创新档案建设和管理工作，参考企业的实际情况，设置合理的档案管理制度，细化制度内容，讲清档案归档的时间和保存时间，能够更好地保存各种资料。对于企业来说，可以选择研发属于自己的档案管理系统，也能够直接进行购买，促进档案的信息化建设，优化管理技术体系，确保可以增强档案建设水平和管理水平。在整理和保管档案资料的时候，需要设置规范的工作流程，掌握档案人员的管理责任，挖掘自身发展在档案方面的需求，而且需要创新档案工作方法，设置有效的档案管理体系，确保档案存档的效率，档案资料能够得到更加充分地使用，借助信息化技术来整合各种档案资源，可以显著提升工作效率，并且能够避免出现错误的情况。
2.6强化数字化档案建设的意识
要推进数字化档案建设，企业首先应强化数字化档案建设意识，特别是企业领导充分认识档案管理数字化的重要性。企业应当成立专门的档案管理部门，并且招聘专业的管理人员，为实现档案数字化建设奠定人员基础。此外，各个部门的人员也应树立档案数字化建设意识，使他们能够重视档案数字化建设的重要性，切实做好相关工作。
结束语
总之，企业实行数字化档案管理模式，可以实现档案管理工作质量的提升，在数字化时代下更好地满足档案管理工作要求。当前市场竞争越来越激烈，企业为了实现更进一步的发展，应该关注档案数字化建设，不断完善档案数据管理库，将档案管理制度落到实处，并培养更多素质高、能力强的档案管理人才，这样才能发挥档案作用。
参考文献
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