索雨霏
二连浩特市产品质量计量检测所 内蒙古 二连浩特 011100
摘要：在经济发展进程中，信息科技的飞速发展在为我国的各项事业发展提供新的推动力的同时，也带来了新的挑战，信息化社会背景要求我国各项事业必须向着数字化方向不断发展。档案事业在我国社会建设中占据不可替代的地位，其向着电子化、数字化发展的力度也必须不断加强。与其他发达国家相比，我国在信息科技等发展仍占据劣势，这就要求各行业在数字化档案建设方面投入更大的精力。鉴于此，本文对建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统进行分析，以供参考。
关键词：质量计量检测机构；数字化；档案管理系统
引言
检测机构涉及的档案内容范围较广，其中不仅包括人员信息档案、公文档案、人员信息档案、人员培训档案以及文书档案等常规资源，还包括计量标准档案以及仪器设备档案等其他相关信息。建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统对于常规本单位日常工作有积极作用，对于本单位档案管理有重要现实意义。
1档案数字化含义
档案数字化主要是利用计算机技术将档案转化成数字形式，实现对档案的存储。计算机能够将不同类型的信息转变成数字编码，这样在处理信息时就会非常迅速、便捷。档案数字化是一种新型的档案信息形态，其离不开数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的支持，这样就可以保证传统的档案能够得到技术化处理，成为电子档案，并保证这些档案能够通过网络进行传输。计算机负责管理档案，实现档案共享，随时满足用户的需求。
2数字化档案管理的意义
2.1保障实体档案安全
传统档案管理模式下，档案的储存一般采用目录管理、纸张保存，这样不仅极大占用库存空间，且因仓库的使用和相关保存设备的使用而极大幅增加了管理成本。不仅如此，纸张档案在储存过程中极易发生文件损坏，其中包括纸张发粘、发黄或者发脆，档案安全得不到保障。数字化档案管理的实现可以将档案资料通过互联网访问直接查询或者打印，减少对于实体档案的翻查次数，库存档案的老化速度也因此变缓，从而解决了档案完善保管与信息利用率提升之间的矛盾，实体档案安全因此得到有效保障。
2.2顺应时代要求
档案数字化管理可以有效突破传统档案管理的时间、空间局限，在提升档案信息的准确性以及完整性上有促进作用。档案管理职能现如今已将开始从档案的保管利用转变为信息的采集、管理以及服务，管理方面也向资源的科学管理、合理配置转变，以期更好为企业提供优质、高效服务。传统档案管理在信息量庞大的今天已经无法满足档案有效管理的需求，推动档案管理向数字化、信息化发展是互联网时代下实现档案有效收集、储存、利用、共享的必然要求。
3现如今档案数字化建设存在的问题
3.1管理体系不健全
由于重视度的不足，各大行业的档案管理都存在流于形式的状况，并未触及到档案管理的深层面，管理体系不健全。形式上来说，单位对档案管理的制度等加以规定，但是其中只包括了档案整理交接格式以及相关操作规程等，而对于档案的真实性以及具体的交接情况却没有实际有效的监督机制，这就导致制度得不到切实落实，当发生管理问题时也难以找到真实的负责人员。人员变动、资源交接以及收集整理相分离等都会对档案管理产生影响，加强管理体系建设势在必行。
3.2专业人才缺乏
数字化档案建设人才不仅需要具备扎实的理论知识和高超的技术水平，还应拥有良好档案管理素养。
专业人才是档案数字化建设的最为关键要素，是档案管理系统的具体实施者，其质量高低直接影响数字化建设程度，但是在实际档案管理中，人才缺乏和人员管理不当等问题尤为明显。限制人员数字化管理能力提升的主要因素有二：一是档案管理的基础配套设施差，计算机功能无法满足要求；二是档案管理人员综合素质差，许多单位或企业档案管理人员都为即将退休的老员工以及信息技术掌握不足的员工，无法完成档案管理的数字化建设。
4建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统
4.1注重数字化档案的开发应用
一方面，高校要通过数字化档案平台展示自己的办学成就，为广大群众提供优质的科技文化服务；另一方面，高校也要通过数字化档案平台方便师生开展学习、研究。目前，国内高水平大学的档案馆已经将档案管理系统与办公自动化系统相结合，形成了多途径、多元化的档案服务利用模式。大数据应用的核心在于从海量的数据中挖掘有价值的信息，高校数字档案馆必须尽早适应这一发展态势，最快、最安全、最大限度地打通已有业务系统，在不改变原有应用系统的前提下，不断完善涵盖档案查询、馆藏精品档案在线服务等主要功能的档案服务平台，打造高校数字档案馆信息资源服务体系，通过数字档案资源规范化建设，解决好信息孤岛问题以及独立分散、被动服务等问题，将所有数字档案在一个平台上运行，实现全校所有数字信息的共享和融合，最大限度地挖掘档案信息的价值，充分发挥档案资源的作用，更好地为社会用户和师生提供有价值的服务。
4.2保证资料的安全性
在开展数字化档案建设时，要全面保证资料安全。这是因为人们在使用档案的过程中，需要保证档案安全可靠，许多档案与企业、部门利益密切相关，因此，必须要重视档案的保密工作。可以应用先进的档案管理系统保证资料安全，使档案能够得到稳妥存储。要加强对计算机技术和数字技术的应用，及时更新文件的拓展名。定期采用杀毒软件清理计算机系统，保证系统安全。
4.3实现资源有效整合
开展数字档案建设时，需要借助多种多样的技术，如扫描技术、OCR、数字摄影、多媒体传播等存储技术。这些技术不仅可保证各类档案信息转化成数字化档案，还可以实现对各项资源的高效整合。通常需要建立专门的档案库，再对资料进行采集，再采用数字化技术进行处理，最终就可以顺利完成档案转换。数字化档案建设高度重视各项功能的融合，使档案管理水平得到有效提升。同时，数字化档案建设还可以实现功能一体化，使各项工作迈向“一条龙”方向。
4.4做好岗位设置和管理
档案数字化建设对人力资源的要求极高，所以在开展过程中，管理人员需要密切关注工作人员的选择和培养。在进行人员选拔时，需要招聘对档案管理有丰富经验的管理人员，同时工作人员需要具备相应的数字化建设专业知识，具备很强的责任心，在开展工作时应当细致、负责。在进行培训时，培训的主要内容需要与实际操作挂钩，受培训人员需要了解各种规范制度并掌握相关设备和软件的使用方法。可与软件售后服务联系，给予专业指导，以保证获得专业化的培训，使档案数字化工作更为完善。
结束语
在网络遍地开花的今天，档案工作人员要正视档案数字化建设的必要性，积极应用信息技术、网络技术完善档案数字化建设，提高档案管理水平。各行各业高度重视档案工作，这是因为档案可以为人们提供必要的信息，使人们在开展工作时有严格的参考依据。加强档案数字化建设可以为工作质量的提升与企业发展奠定坚实的基础，因此，相关人员需要了解档案数字化建设的趋势，提高工作效率，掌握先进的技术，使档案数字化建设可以落到实处，并充分发挥作用。
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