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办公自动化环境下的文书档案管理分析

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：王婷迟元春

[导读] 摘要：文书档案记录着企业的发展和历史过程，是客观地反映企业文化、发展过程、领导决策以及财务状况等各方面成果的记录，所以说文化档案是企业档案管理工作中的一项重要内容。

        青岛引黄济青水务有限责任公司山东青岛 266100
        摘要：文书档案记录着企业的发展和历史过程，是客观地反映企业文化、发展过程、领导决策以及财务状况等各方面成果的记录，所以说文化档案是企业档案管理工作中的一项重要内容。但是，企业文书档案的种类非常多且十分复杂，而以往企业的纸质文档管理在收集、归档以及分类上内部程序过于繁杂，影响了文书档案管理的效率和质量。因此，如何有效地处理自动化环境下企业文书档案管理出现的问题，促进文书档案管理健康、稳定地发展成为了企业关注的焦点。
        关键词：文书档案；办公自动化；优点；对策
        档案文书相关内容在企业发展的过程中有着十分重要的作用，它是记录企业在发展过程中各个过程问题、发展现状以及企业各类市场决策的内容。通过档案文书的记录形式能够使相关企业在发展的过程中了解到自身的不足，并从财务情况下进行良好记录，以便更好的进行发展。而随着我国科学技术的不断提高，在企业日常档案文书的管理工作中实现办公自动化环境的建设，有助于推动企业管理工作的有效发展。
        一、办公自动化环境下文书档案管理的优点
        （一）办公自动化提高了文书档案一体化管理的水平
        在以往的文书档案管理工作中，管理人员过于依赖手工进行操作，尤其是在对文件资料进行收集和整理的过程中，企业不仅要求资料的完整和齐全，还要求书写规范和清楚，在这种情况下依赖手工进行操作既费时又费力，而且还容易出现错误[1]。在办公自动化环境下，这些内容都是在系统设置的环境下进行操作的，使整个过程变得非常简便、有序。因此，办公自动化有利于文书工作和档案工作的对接，还有利于对文书工作和档案工作整个过程的掌控和管理。
        （二）办公自动化使文书档案管理更加快速、高效
        档案信息检索一直以来都是档案手工管理的难题，而怎样在大量的档案文件中快速、精准地搜寻用户所需要的信息，更是以往企业文书档案管理的一个难点。把办公自动化应用到企业文书档案管理工作里面，可以有效地处理这些问题，办公自动化实现了信息数据的一次性输入和多次利用[2]。在管理人员顺利地完成了办公自动化系统中文件的流转以后，只需要简单地转一下库，就完成了文件从办公自动化系统转移到档案管理系统的全部内容。当需要使用相关档案的时候，管理人员只需要根据指点的信息进行搜索，就可以快速、全面地搜寻到需要的信息。
        （三）有利于电子文件的保存
        在办公自动化过程中，所产生的电子文件是记录信息、传达信息以及储存信息的重要载体，它和以往纸质档案载体进行比较，具有体积小、寿命长、便于保存等特点[3]。管理人员根据实际情况的需求，合理地选择相关的电子载体，比如：VCD、DVD以及移动硬盘，这几种载体都是存、读便利快速，便于备份和传递，而且能够储存十分久的时间，受到外部环境的影响也非常小，不容易出现损坏的现象，具备稳定性能比较强的特点。
        二、办公自动化环境下文书档案管理中存在的问题
        （一）文书档案管理脱离了自动化系统
        就目前来看，很多企业与工作单位还没有把文书档案归纳在自动化的办公系统内，文件与档案二者的管理还是分开的，以两个部分独立进行工作，这种管理方式就是的二者之间的关系分离，促使档案管理在信息管理上出现问题，档案信息真实性得不到保证，直接导致文档管理工作效率的降低。
        （二）工作重点需要转移
        相较于传统的文书档案管理，其主要管理是以纸质为主要载体进行，主要的工作内容是给文件编号、归纳归类、归档等。尽管办公自动化技术可以有效解决这些问题，但文书档案管理的相关管理人员并没有在管理时将工作重点进行调整，还是将工作重心放在文件的编号、归类与归档上，没有促进办公自动化文书档案管理工作的有效提升。

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        （三）档案安全管理技术措施滞后
        办公自动化环境下的档案管理工作，学校文书档案的传输都是依靠网络来实现的，这就导致在办公自动化环境下文书档案管理工作的安全管理技术出现漏洞，还存在着一定的缺失，档案安全管理技术滞后，给文书档案的安全工作带来了极大的考验。
        三、办公自动化环境下的文书档案管理的对策
        （一）要将文件与档案进行一体化管理
        文件作为档案的前身，档案是由许多个文件组成，档案就是将众多文件进行归纳综合，所以二者之间的关系也比较密切。但是二者之间也有着众多不同支出，例如，文件的产生是依照时间的先后顺序进行整理，而文件本身比较杂乱，需要进行排序整理过后成为档案。但在自动化的信息系统中，对于这二者之间的不同并没有设置明显的界限，二者都是通过有序的排列与整理之后再进行保存。
        （二）各个部门之间要高效配合
        在文书档案管理中的每个文件都是一个独立体，档案由文件组成。每个文件上都会标有相应的作者名字、写作日期与编号等信息直接入档，不同于以往的管理方式。对于文件的重新分类和整理工作都不需要进行，因为在存档前就要整理出文件的目录与顺序，在保存的时候直接按照之前整理好的顺序进行管理。在办公自动化环境下，电子文件衍生出来。对于电子文件的管理首先需要进行多个方面的协调才能进行并完成，它的完成需要档案管理部门的配合和档案管理部门与信息技术部门之间的合作与配合，哪个部门的缺失都不利于工作进程的有序完成。只有各部门之间相互高效配合，才能更好地促进档案管理工作有效展开。
        （三）要让文书档案管理具有规范化与标准化
        文件的产生和文件的运转处理方式与归档是文件档案管理的主要内容。而电子文件的存档由网络存档和纸质存档两方面组成。网络化的文件档案管理可以将文件中每个细小的细节都考虑到，进而使得文书档案管理具有规范化与标准化。所以，在文书资料产生的前期阶段，需要对文书档案中的各个细节都进行思考，不仅要清楚各个部门的职责，也要清楚文书档案存档的相关流程等，这些事项必须要在系统生成之前做好工作。
        （四）确保文书档案电子文件的安全
        办公自动化环境下的文书档案管理工作面临的一个重要的问题就是电子化办公的文件安全问题。随着网络技术的迅速发展，网络信息黑客、网络病毒等的出现给文书管理工作带来了严峻的考验。同时，电子文件在运行过程中也会产生数据丢失，造成档案保存的缺失。对此，我们应该做到：一是建立安全防范体系，档案保密部门、档案管理人员和其他相关部门共同组建档案安全防范体系，对文书档案信息实施整体的安全防护工作。二是采用先进的安全管理技术保障安全，通过防火墙技术、计算机病毒防范技术等来保障文书档案的安全，避免文件遭到攻击，保障电子文件的安全。三是在档案工作中要重视信息安全工作，在实际工作中要加强信息安全的检查，落实安全工作责任制，让保护文书档案信息安全意识根植于相关人员心中。
        四、结束语
        综上所述，办公自动化不仅提高了文书档案一体化管理的水平，还使文书档案管理更加快速、高效，有利于电子文件的保存。但是，当前我国许多企业在办公自动化环境下文书档案管理出现了许多问题，应该从提升档案归档的安全性、稳定性和提高文书档案管理人员的综合素质以及树立全面化、系统化的档案管理目标这几个方面出发，从而促进企业文书档案管理的健康、稳定发展。
        参考文献：
        [1]刘芳,孙文婷.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].办公室业务,2019(20):116.
        [2]黄伟瑛.如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作[J].内蒙古科技与经济,2018(07):31+33.
        [3]丁海霞.办公自动化环境下企业文书档案管理探讨[J].现代国企研究,2017(16):38.