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探讨大数据视域下事业单位档案管理发展的意义

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：姜媛媛

[导读] 摘要：我国的信息技术在飞速进步，大数据时代的信息技术已经应用在我国的各行各业。

        临沂市交通运输局罗庄分局山东临沂 276000
        摘要：我国的信息技术在飞速进步，大数据时代的信息技术已经应用在我国的各行各业。其中事业单位的档案管理也在信息技术的推动下，提升了其相关的专业程度，也为单位档案管理带来了新的机遇与挑战。在此背景下很多事业单位也在深入研究档案管理的信息化目标、路径和方法，并且在一定程度上取得了显著的成果。但是在新时代技术发展背景下，事业单位的档案管理工作依旧面临许多问题，如何在大数据视域下使事业单位档案管理工作更好地发展是当前需要注意的问题。
        关键词：大数据；档案管理；发展
        引言
        随着我国经济的不断发展和信息技术的不断进步，事业单位的规模、数量和在编员工都有了明显增加，这对其档案管理也提出了更高的要求。尤其在科技不断发展的今天随着大数据时代的来临。本文将简要探讨在大数据时代，如何利用先进的信息技术来促进事业单位档案管理的发展。
        1在大数据视域下事业单位档案管理的意义
        1.1保障其安全信息
        电子文档在事业单位档案信息管理中是一个重要方面。随着计算机技术的不断发展，很多事业单位都会利用电子计算机进行文档处理，能够运用先进技术来更好地管理档案信息，并且有效地促进文件的信息管理，这是事业单位档案管理工作顺利开展的基础保证。在事业单位中，其所有的信息资源在档案管理工作中十分重要，其档案信息管理是事业单位整个信息资源的客观、全面管理。所以，档案管理工作人员应注重事业单位资源的有效管理，因为单位资源管理包括档案管理。
        1.2自身发展需要
        在传统事业单位档案管理的背景下，手工记录以及手工查询不仅耗时费力，还有可能出现数据错误，因为人的判断力和集中注意力是有时限的。另外对于更新管理档案的速度来说，由于其管理设备落后，也将有较大困难。所以，有关事业单位如果现代化技术的意识不够强烈，将会在档案管理工作中出现各种管理问题，对于自身的影响也是巨大的。所以在档案管理中要利用大数据时代带来的便利，推进新技术的广泛应用。事业单位应利用一些有价值的网络信息技术及资源，为社会提供高水平的服务。
        2在大数据视域下事业单位档案管理存在的问题
        2.1事业单位档案信息管理依旧存在许多安全隐患
        在实现事业单位信息化管理的过程中，其利与弊都是同时存在的，利的一面是优化了工作人员的工作手段，对于工作效率和质量都有着良好的保证；弊的一面是大数据时代下所有信息的安全风险依旧较大，一些事业单位可能会因为信息化管理导致单位内部重要资源泄漏，由于网络传播速度快，另外加上信息时代会给一些掌握高计算机技术的不法分子提供犯罪机会，信息在传输过程中被窃取导致档案失泄密。现阶段事业单位档案信息化安全体系较落后，有些专业人士对信息化知识认识也不高，事业单位档案管理的安全隐患不可忽视。
        2.2事业单位档案管理信息化基础及理念比较薄弱
        科技的进步促进了数字化载体的不断运用，现如今很多档案管理工作都在应用数字化管理，同时在新时代档案管理的需求下，我国事业单位也在逐步向这一方向迈进，但是现实情况是很多事业单位在进行档案管理数字化及载体管理工作时，其管理手段是相对落后的，很多数字化载体是需要人工进行维护和检查的，后期管理检测时没有落实，很多事业单位对于档案管理工作人员的激励监督不到位，很多人没有意识到工作的重要性，员工有惰性思维，工作效率较低。
        2.3事业单位档案人员创新不足
        由于近些年我们事业单位的档案管理已经从纸质版慢慢地发展为现在的电子版，虽然给记录带来了许多便利，但是数字化载体的应用依旧需要人力物力的消耗，并且后期需要进行实时的维护和更新。

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同时，很多偏远地区的档案管理理念没有城市先进，依旧在使用纸质档案，其录入工作较为烦琐，而工作人员对于此项工作没有积极性，进而导致档案载体的转换较为缓慢，降低了档案录入效率。另外，我国有关单位对于档案管理创新工作没有足够的重视，并且缺少与创新有关的鼓励措施，这样会导致工作人员缺乏档案工作的创新精神。
        3大数据在事业单位档案管理中的应用应注意的事项
        3.1增强信息化管理观念，建设信息化管理制度
        在档案信息化管理工作过程中，建立符合于现代发展的科学合理的档案信息化管理制度是十分必要的，这种制度的宗旨就是让单位每个人都拥有相应的管理权限、管理职责和管理要求，防止档案失泄密问题的发生。加强档案信息化管理制度建设，必须将责任追究落实到每个人身上。同时将比较分散的档案资源统一整合到一个资源管理库中，有需要时再从中查阅，并且只需建立一个系统，防止资源浪费，保证中央系统的软硬件能力。
        3.2加强信息化人才建设，提升档案管理人员专业素养无论是对于哪一种信息化开发与建设，都离不开专业
        人才的支持。由于在信息化时代中档案的管理方式和方法都发生了较大的变化，所以对于档案管理人员的自身专业化和信息化素质都有着较高的要求。只有单位工作人员的素质提升建设搞得好，才能保证整体系统的开发和利用上的创新。应定期组织档案管理人员进行相关的统一培训，并且鼓励其参加相应知识的研讨和专业交流等，督促工作人员进行专业继续学习和继续教育，提升自身工作能力和水平。
        3.3运用大数据技术开发利用档案信息资源
        在大数据技术的支持下，可以将其应用到档案资源开发工作中。由于网络开放性的特点，在各个网络平台中都有着大量的信息资源，这样就增加了事业单位档案信息获取的渠道。所以事业单位应当结合大数据时代网络的优点与特征，积极汲取其内部有效的信息资源，然后对这些资源进行筛选和整理，进而丰富自身的档案信息内容，为事业单位未来发展奠定丰富的资源基础。
        3.4建立室藏档案数据库
        在信息化技术的支持下，事业单位需要建立室藏档案数据库，将内部的档案信息数据传输到数据库中，并建立相关的防盗系统，结合计算机技术保障数据的安全。另外需要将档案进行适当分类，将机密数据信息存储到介质储存，将不重要的信息存储到网络储存，这样可以有效地保证资源的安全。同时建立管理员登录保密系统，只有持有密码的人员才可以调取数据库中的档案信息资源，这样就能进而加强其档案信息的安全性。
        3.5增强档案管理安全工作，保证信息安全
        信息化档案与传统档案的存储方式有所不同，传统档案以纸质为主，通常都会储存于档案库房中，但是信息化储存档案是利用计算机中的存储介质进行储存工作。网络储存具有优点也具有缺点：优点是可以把档案信息资源进行永久保存，并且查阅或者调动都比较方便；缺点是由于是先进的计算机技术，这样很容易遭到不法黑客的入侵，造成数据破坏、信息泄漏、变卖。而介质存储的优点则是不容易被盗取，存储体积小，容量大，但是缺点是对于档案的调用不便，而且介质存储对于环境的要求较高，且存在一定的报废风险，不能被广泛利用。根据二者的优缺点，可将档案适当分类，将机密数据信息用介质储存，将不重要的信息存入网络储存，这样可有效地保证资源的安全性，节省投入、便于工作。
        结束语
        在大数据时代背景下推进事业单位档案信息化管理已成一种趋势。我们应充分认识这种趋势的必然性，善于发现和解决在大数据视域下事业单位档案管理中存在的问题，全面推进档案信息化管理，推动事业单位档案管理工作健康、有序发展。
        参考文献：
        [1]沈鹤慧.探讨大数据视域下事业单位档案管理发展的意义［J］.兰台内外，2019（23）：11—12.
        [2]陈伟华.解析大数据视域下事业单位档案管理发展的意义［J］.城建档案，2018（06）：74—75.