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试析提高办公室综合管理水平的有效途径

发表时间：2020/8/12 来源：《基层建设》2020年第10期作者：赵小静

[导读] 摘要：随着企业的发展，企业管理体系建立与外部因素的变化，面临的企业综合管理办公室是可以准确的领导指令草案，科学总结阶段工作，协调上级和各部门之间的关系，并确保管理指令等挑战，保证企业各项经济活动和企业管理的正常发展，提高企业管理目标的实现。

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        摘要：随着企业的发展，企业管理体系建立与外部因素的变化，面临的企业综合管理办公室是可以准确的领导指令草案，科学总结阶段工作，协调上级和各部门之间的关系，并确保管理指令等挑战，保证企业各项经济活动和企业管理的正常发展，提高企业管理目标的实现。企业办公室的综合管理主要包括根据管理的战略目标，制定相关的生产管理制度，起草下发文件。编制年度工作总结在收集各部门的生产经营结果数据在一定时期，代表企业与政府部门沟通和高级单位文档实现，数据报告，政策的实施反馈，等；协调与各部门加强合作与交流，处理临时工作提出的管理。
        关键词：办公室；综合管理水平；有效途径
        引言
        办公室是企业中的综合性部门，涉及工作较广，业务范围包括监督指导、综合协调以及管理服务等。在当前事业发展的新时期背景下，办公室综合管理工作随着企业改革的不断深入，面临环境复杂、任务繁重等挑战，只有紧跟企业发展步伐，才能满足服务各部门管理需求。提升办公室管理效率须加强管理理念创新、不断完善管理方式、构建系统的工作结构、制定完善的管理制度，这样才能为企业长足发展打下坚实基础。
        1影响办公室综合管理水平的因素
        1.1管理思想偏激
        管理思想偏激是我国各企事业单位普遍存在的情况，在很大程度上降低了工作管理效率，以至于降低了办公室的综合管理水平，其主要体现在两个方面：其一，办公室工作人员为了在单位彰显自我和突出自己的存在感，经常在管理工作中盲目制定一些不符实际的目标，例如，目标太高，让单位付出了较多的精力，其结果却令人失望，不仅打击了员工的工作积极性，也难以调动员工的工作热情。目标太低容易被员工所忽视，使员工降低了工作的严谨性，甚至是养成惰性的工作态度。其二，办公室管理人员没有充分考虑单位的情况进行管理，而是从方便自己管理的角度进行管理，也势必会影响办公室的综合管理水平。
        1.2信息传递效率不高
        传递信息是办公室综合管理工作的重中之重，其传递效率直接影响着办公室的综合管理水平。但就目前情况而言，我国各企事业单位的传递方式普遍还是以书面材料的方式进行传递，在现代化的工作中，这种传递方式起不到较好的效果，因为信息在各部门之间传递的过程中需要制作和打印书面材料，甚至不能及时把信息传递出去，这样不仅延长了信息传递的时间，降低了传递效率，也浪费了不必要的人力资源和物力资源。同时，也很容易让信息在传递的过程中造成泄露的情况，对单位造成一定程度的信息安全威胁。
        1.3管理制度更新周期较长
        办公室管理制度是办公室管理工作人员的指导思想，其规范着办公室管理人员的工作态度和工作行为，促进和保障管理工作的顺利进行。随着时代的进步和社会的发展，企事业单位所面临的内部及外部环境都有所改变，这就意味着企事业单位的办公室管理制度也要与时俱进适当完善和改进，但现实工作中，很多企事业单位的办公室管理制度不能经常更新或更新周期较长，致使管理制度较为落后，发挥不出最高管理效力，制约着办公室综合管理水平的提高。
        2提高办公室综合管理工作质量和水平的对策
        2.1对综合管理工作人员进行培训
        首先，企业领导应为企业办公室综合管理人员树立榜样，以科学的决策力与敏捷的判断力为职工做出表率。其次，企业应为办公室工作人员就公文写作、文件起草、工作总结，特别是与上级、内部之间沟通技巧等知识进行培训，一来可以提高办公室工作人员综合业务能力，二来可以提高综合管理人员在面对复杂的工作内容时解决、处理问题的能力。最后，企业应鼓励办公室优秀的综合管理人员为其他工作人员传授工作经验，使企业内部形成互相学习、共同进步的学习氛围。

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        2.2提高办公室综合管理人员服务意识
        企业应积极培养办公室工作人员树立服务大局意识，变被动为领导、各部门及全体职工服务为主动服务企业，在工作中为企业管理层、各部门管理提供事前预测等资料信息，以确保企业管理层的决策具有可行性及企业各项制度的落实到位。同时，办公室综合管理人员在面对繁重、多元的工作任务时，应创新工作方式与方法，将企业战略目标、服务大局意识与工作紧密结合，最终促使企业管理指令的真正落实到位。
        2.3协助领导开展工作
        企业办公室综合管理岗位具有传达领导精神、保证政策落实、协调部门工作及协助企业领导参加会议、签订合同等职能。因此，企业综合管理人员在接到领导签发的文件时，应做好保密、保管等工作，并以公文形式将领导精神向企业各部门及下属各部门进行传达，传达后应及时协调各部门进行沟通、协作，共同完成企业指定的战略目标。
        2.4规范撰写工作总结
        综合管理人员在初次接触工作总结时应先对以前年度本单位或其他单位工作总结进行调研、参考，认真分析先进工作总结与本人撰写的总结之间存在的差异，通过差异分析、对比及时改进自身写作方式、手法，不断提升公文写作能力，更好地完成企业领导交办的总结任务。
        2.5科学制定综合管理工作重点
        办公室管理工作人员应明确工作重点，确保工作重心与企业战略目标相适应及企业管理层指令的贯彻落实。首先，办公室综合管理岗位应将文件的科学、准确印发、下达及协调各部门认真履行文件要求作为工作重点。其次，应将各部门在执行文件中出现的问题以工作总结的形式向管理层进行反馈，在取得领导指示后重新向企业各部门传达文件精神。
        2.6提高文件起草的科学性
        办公室起草的公文在内容和思想上一定要符合管理层制定的经营战略目标，必须与国家的相关法律法规相符合，要充分体现相关工作的决策思想。采取将印发的文件制度列入企业年初办公室业绩考试的工作范围内，在领导进行会签之前，需将公文送往相关法制咨询部门进行严格把关，领导进行会签完成之后，再及时将文件送往相关部门实施备案，从而杜绝制发文件与现行相关法律法规以及领导政策上产生冲突。
        2.7协调上级单位及内部各部门之间的关系
        一是处理好与各部门之间的关系。企业各部门出于年度业绩、部门利益考虑，在执行管理层决策时往往会出现抵触、应付心理，办公室综合管理工作应根据管理层战略目标的精神，通过沟通、协调以引导各部门之间能够通力合作，认真执行企业制定的各项制度，避免部门出现推诿、扯皮现象。二是处理好与上级主管部门的关系。办公室综合管理部门在接到上级主管部门、政府机关下达的指令后，应及时向企业管理层进行分析、汇报、报告，并向管理层提出合理化的建议。同时，办公室还应代表管理层督促企业各部门及下属各单位认真执行上级主管部门下达的指令。
        结语
        总之，办公室的综合管理工作是各企事业单位工作的重中之重，其综合管理水平将直接影响着企事业单位的正常运行，因此，必须要通过各种途径来制定行之有效的措施提高办公室的综合管理水平，防止和避免不利于综合管理的因素产生，这样才能促进办公室职能的全面发挥。
        参考文献：
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        [2]罗贝贝.浅谈人性化高效率办公室综合管理[J].中国矿山工程，2019，45（04）：120-122.
        [3]袁昌莉.探讨提高办公室综合管理水平的有效途径[J].东方企业文化，2019（07）：92+94.
        [4]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2019（7）：214.
        [5]何晓丽.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].办公室业务，2019（9）：2.