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关于地方档案管理的应对策略探讨

发表时间：2020/8/11 来源：《基层建设》2020年第10期作者：马忠强

[导读] 摘要：档案管理是事业单位管理的一项重要基础性工作之一，是事业单位具有保存价值的各种文字、图表，声像等不同形式的历史记录。

        南乐县人力资源和社会保障局
        摘要：档案管理是事业单位管理的一项重要基础性工作之一，是事业单位具有保存价值的各种文字、图表，声像等不同形式的历史记录。相关单位和领导应高度重视档案管理工作，并能够认真分析档案管理工作中存在的问题，通过有效途径解决问题。提高档案管理工作的效率和质量，使档案管理工作在服务单位各项事业发展中发挥应有价值。本文通过研究，指出在档案管理工作中存在的问题，并提出了解决的策略，对于提升档案管理工作的质量和效率具有积极的意义。
        关键词：事业单位;档案管理;问题；对策
        1档案管理的重要意义
        档案管理是一项基础性工作，其主要任务：将以往的重点工作以各种资料形式进行记录；要将大量的记录分门别类的妥善储存；在工作需要时，快速准确的调取相关历史信息。这项工作看起来没有大的作用和贡献，但却关系一个单位长远发展的重要基础工程，因为档案承载着一个单位从建立到发展壮大的整个过程，是反映精神文明建设、科学发展水平程度、用人情况、工作内容以及性质、干部队伍文化的重要组成部分，所以档案管理的准确性、有效性以及科学性，直接关系到事业能否科学顺接和传承，是维护和保护历史发展的一项关键性工作。档案工作非常重要，同时也是一项比较繁重的工作。一是数量大。只要开展工作，就会产生相应的档案，日积月累，档案数量规模越来越庞大。二是种类多。实践证明，随着我们工作的创新发展延伸，事业发展的越好，那么档案的种类也就越多。三是要求高。档案记录不是简单的将资料收集就可以了，还需要精准的整理和分类。因此，要做好档案工作必须要加强规范化管理。
        2浅析档案管理现状问题
        2.1档案管理混乱，相关工作人员没有工作经验
        就是集中于档案管理的工作人员，对于档案管理的工作职责不熟悉，造成了档案管理混乱的现象。根据调查。很多的事业单位对于档案管理工作过于轻视，导致在信息收集和整理的时候非常凌乱，招聘的档案管理人员一般没有工作经验，也没有对岗位的工作有系统的培训经验。对于事业单位的档案管理工作而言，不是仅仅的书籍文件的整理排放，在档案整理过程中，也同样需要建立包括保管，编制，归档，借档等具体流程。在管理人员上岗之前，需要在档案室对以上工作的职责内容完全熟悉。另外，现如今，很多的事业单位已经开始形成电子的档案信息管理模式，因此，在档案管理人员选择时，也需要多吸收新鲜血液，以年轻人为领头的档案管理团队的意识形成需要被更多人发现和重视。另外，因为岗位的管理压力不大，部分档案管理人员工作不认真，相关活动内容以病假，事假等理由推脱，也给事业单位的工作推进造成了一定的压力。
        2.2档案管理方式老旧，效率质量低下
        档案管理方式老旧，导致档案管理的效率和质量低下。以传统的档案管理线下模式为主，以人力为主进行档案信息的筛查和选择，在时间上，会大大加长工作时间，在质量上，人工检查，整理文字，图表等信息很容易存在纰漏和问题。而且档案管理人员年龄和资历比较大，他们对于档案管理的新鲜途径会存在一定排斥，对于事业单位而言，短期内无法快速排查档案管理人工问题。此外，档案库形式需要一定的空间进行放置档案，随着事业单位的发展，所需放置空间也逐渐增加，因此，老旧管理模式和途径给事业单位造成了滞留现状的压力。
        2.3档案管理不符合事业单位发展现状，信息更新缓慢
        对于事业单位的市场化发展而言，随着市场动向的不断发展，事业单位的发展目标和相关策略也会随之改变，相关的档案数据信息也会变化，但从事业单位的发展现状来看，很多的档案信息尚未更新，档案信息库过于陈旧，相关的市场发展动态在档案信息库中没有体现。很多的事业单位并不重视档案信息库更新，导致在很多关键节点没有相关的对应档案信息进行对照，包括档案的借档和归档信息都要在档案信息库中体现，信息更新止步不前对于事业单位的发展有一定的阻碍作用。

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        3解决档案管理中存在问题的策略
        3.1完善建设制度提高制度保障
        事业单位档案管理规章制度的建立与健全作为推动相关工作开展的有效途径，其能够在落实的过程中以系统化、规范化为标准。如，收集、筛选、保管等工作的完善；贯彻落实岗位责任制度加强管理人员的责任意识，使其得到发挥与发展。档案收集、整理、存档等工作的强化能够提升相关人员归档的速度与效率。其次，在档案经费保障制度中，贯彻档案保管方法，切实提升相关管理、保存条件，确保基础建设与管理设备的升级与优化。除此之外，教育经费保障力度的加大，使档案管理人员的专业能力与综合素养得到提升，以制度的完善为基础，推动科学化、规范化档案管理工作的开展。
        3.2加强信息建设健全制度体系
        档案信息化管理建设工作的开展与落实与领导的决策与安排有着极为密切的关系，通过规章制度的建立与健全，为相关工作的开展与实施提供科学、合理的操作途径。档案资源建设数字化管理的加强，以完善本单位文件、档案、目录为主，使其格式、结构等内容完全依照相关规定实现。电子档案管理制度的建立以国家现行标准为执行基础，降低电子档案丢失、损毁等风险的发生。档案管理信息化建设理念与目标的突出，能够快速实现档案信息资源管理的有效性，通过对现有平台的建设与发展，能够积极推进事业单位档案管理信息资源共享的实施，并且，在相关工作中事业单位应当鼓励工作人员将可公开信息进行上传、处理，使群众能够有渠道、有方法进行查阅，进而了解相关信息。
        3.3做好档案管理平台开发和创建工作。
        当前事业单位想要提高档案管理水平，推动档案管理信息化，就应重视信息系统的开发与建设，加大投入力度，推动档案管理平台的建设。基于这种情况，事业单位领导应当充分结合自身发展情况，深入调查事业单位内部档案管理现状，根据工作人员日常需要，制定高效密的系统建设计划，对单位人力资源进行配置，合理调配事业单位内部资源，调动员工的工作积极性，使其能够发挥自身优势，创新档案管理系统，针对单位现阶段档案管理情况，开发出高效便捷的信息档案信息管理系统，满足事业单位当前的答案管理需求，从而解决管理中存在的各种问题，提高档案管理水平。此外，事业单位根据自身发展情况，完善信息管理平台，还能提高档案管理人员的日常工作效率，提高档案管理质量，使档案能够为事业单位所用，充分发挥其优势。
        3.4加强对档案管理人员的综合素质的培养
        要提高档案管理工作的质量和效率，就要通过有效手段提升档案管理人员的综合素养。单位领导要重视档案管理人员的队建设、能够把一些政治素养高、信念坚定、作风正派、有责任心的人员挑选出来从事档案管理工作。要注重对档案管理人员的继续教育和培养，关心他们的工作、生活，提供足够的职业提升空间。如此，可以有效调动他们的主动性、创造性。
        结语
        档案管理工作重要且必要，不仅影响事业单位的发展，而且从社会的实际需要上，事业单位的档案建设也有实际意义。从传统的档案管理模式进行借鉴优势，刨除劣势，以科技信息手段形成网络档案管理库，形成线上线下同步更新的新时代事业单位档案管理模式，能够为未来的事业单位发展提供关键性建议和意见。
        参考文献
        [1]王莉莉.新形势下事业单位档案管理的改革探究[J].办公室业务,2019 (09):86+91.
        [2]王芳.创新机关事业单位档案管理的重要性及途径[J].办公室业务, 2018(16):110.
        [3]李然.事业单位档案管理工作的重要性及新思路[J].黑龙江科学,2017, 8(15):80-81.
        作者简介
        姓名：马忠强，出生年月：1979年10月，籍贯：河南南乐职称：助理馆员，学历：本科，专业：法律，单位：南乐县人力资源和社会保障局。