摘要：随着信息技术的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业普遍应用，档案管理信息化也步入了新的征程。档案充分反映企业发展的历程，是企业发展的缩影。档案可以说是数据的集合，必须通过科学的方法来加强收集、管理和开发利用，确保档案能够更好的发挥其自身的价值。本文首先分析了档案信息化的概念，在此基础上分析了现行档案管理制度存在的问题并提出了解决措施。
关键词：档案；信息化建设；问题及对策
1、档案信息化的概念
企业档案信息化，是将企业在生产经营活动过程中产生的文书、科技、招投标采购、会计、实物等各类档案交由行政管理部门统一管理，由专业团队或专人在档案管理中运用数据库将所有档案导入系统，应用信息技术，对档案信息进行逐一录入，加速实现实体档案与电子档案对应，方便档案管理人员对档案的管理。档案的信息化能够提高档案管理效率，在档案查找利用中发挥重要作用。档案信息化可以完整模拟出虚拟库房，以信息数据形式完整再现实物库房库藏情况、资料分布情况、存储位置等。
2、档案信息化建设的现状
档案信息化建设是指将纸质的档案资源经过数据扫描转换，以大数据方式导入档案管理系统，实现档案的电子化。档案信息化可以通过信息系统和计算机网络实现全网的传输、互联和共享有效减防止档案信息遗漏、档案转接过程中丢失等问题，使档案资源得到合理、有效的配置与有序的开发利用。档案信息化并不是一蹴而就的，在档案信息化过程中，要不断地采用先进技术完善档案管理系统，以便更好的提供利用，充分发挥档案的价值。档案信息化将极大的方便档案部门管理，在档案编研等方面发挥重要作用，极大的提高档案查找率、准确率和利用率。
档案是企业的资产，同时也是一种信息资源，是企业信息系统的重要组成部分，档案信息化建设是企业档案管理提升的重要方面，档案信息化的水平与企业档案管理水平息息相关。随着企业发展，对信息化要求会越来越高，必须不断积极探索档案信息化建设相关问题，助力企业发展。尤其是面对不同形式的档案资料和实物档案，不同时期形成档案的载体不同，统一做成数字化采用的方式也各不相同。历史档案多以纸质载体为主，且随着时间推移，纸张质量、字迹清晰度都在下降，在数字化过程中必须采用安全稳妥的方式保证原件完整。档案信息化为利用提供了极大的方便，在查找过程中，通过关键字、词等方式检索，可以快速找到相关文件，辅以人工筛选很容易精确查找到所需文件资料。
虽然目前国内档案信息化取得了一定的发展，但与应用需求相比还有很大的发展空间。档案中存在的丰富信息还不能够完全实现数字化，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。另外在档案信息输入、储存和处理的数字化过程中，会出现较多的问题。普通纸张扫描转换较容易，技术也较成熟，但在特殊纸张、实物等不同类型档案数字化方面还存在技术力量不够，不能全面反映档案信息的情况，需不断进行探索。档案的信息化不能一劳永逸，随着网络和科技的不断发展，办公更趋向于自动化、智能化、智慧化。大部分办公系统，可将档案管理里融入其中。信息资源越来越多，随之产生电子文件归档、信息共享与信息安全等问题。对档案信息化建设利用提出更高要求，因此企业必须加强档案现代化建设，做到档案信息化的全面覆盖，使资源配置得到合理利用。
3、档案信息化建设存在的问题
我国档案信息化起步很早，但发展速度非常缓慢，档案信息化发展不理想，既有客观原因，也有主观原因。由于人才缺少，技术不足，相关部门对档案信息化的认知不够，致使档案信息化在很长一段实践不能顺利开展。据悉从行业信息化开始到档案行业信息化的提出跨越了整整十二年。这也足以说明全行业信息化过程中，档案信息化被深深的遗忘了，这不能不说是个遗憾。因为档案信息化在信息整合、归类、检索、管理上具有无可比拟的优势。就目前来说，档案信息化建设仍然存在许多问题。
3.1信息化资金需求较大
我国档案信息化“起步早，发展慢”。对于出现这种现象的原因，中国档案学会理事张照余教授曾做过系统调研，大部分人认为是实现完全档案信息化，需要大量资金，而大部分企业在档案信息化建设方面投入有限。档案信息化建设需要耗费大量的人力、财力、物力和技术研究，这对于大部分企业的档案部门而言是个较大的问题, 经费不足正成为制约档案信息化建设的首要问题。
3.2档案管理软件使用存在问题
我国目前存在推广的档案管理软件品种过多，仍以单机版软件的使用为主的问题。档案管理软件必须满足企业的需要，适宜地区的发展。档案管理软件过多、过于繁杂，不仅不利于档案信息的统一管理，还会影响将来的信息开发与整合，造成不必要的麻烦。而且如果档案管理软件开发商退出研发市场，不在进行软件的维护，会给使用该软件的企业带来巨大的问题。目前市场上推广和使用的档案管理软件，仍以单机版为主。虽然单机版能够满足档案信息管理的需要，却不能适应档案信息化建设的发展趋势，不能实现网络对接和网络共享，不能实现全公司，全网的互联，给公司的档案管理造成一定的困难。在响应国家要求建设单位一体化管理系统时，一些政府机构、公共管理服务机构、企业在开发本单位办公系统（OA）时，将档案管理融入其中，作为办公系统的一个组成部分。这种单位办公系统（OA）一旦完成，正式投入使用，便不会再开发专门的档案信息管理软件。档案业务管理会与OA融为一体，但是从目前的使用情况看，其档案管理效果仍不如专门的档案管理软件。
4、档案信息化建设的发展对策
档案信息化建设过程中需要专门的档案管理人员来操作档案管理系统。为确保系统稳定运行，还需要专门的程序员来建设和维护档案管理系统，需要选择职业素质和职业能力较高的档案管理人员。对于只会纸质化的办公形式，只熟悉纸质化的办公流程的老员工应该及时培训，掌握新技能。档案信息化管理工作需要新鲜血液的注入，这是不可逆转的现代化趋势。档案信息化的发展不等同于数字化，并不是将纸质档案转化成数字档案就结束了，在档案信息化建设中有许多需要注意的问题，要加强宏观管理，加大资金、技术和人才的投入。档案资源建设的核心是档案信息资源库的建设。只有建立资源配置合理、使用方便的档案信息资源库, 才能有效地实现档案信息整合与共享加快档案信息化建设。公司和相关单位应该推广符合规范的网络版档案管理软件，联合开发标准的OA系统。如果有条件，档案管理部门应有专门的程序员尽心档案管理系统的开发建设，确保系统的正常运行。开发的过程中需要注意信息搜集、整理、转储、利用的便捷性，防止在信息化过程中成为“信息孤岛”。相关部门也应该加强档案信息管理、建立健全档案信息管理制度和安全保障体制。
结语：总之，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。虽然档案信息化建设目前已经引起了社会各界的重视，然而其中存在的问题是不能忽视的，这些问题的存在会对档案信息化建设产生阻碍。为此，广大的档案工作者应当深刻认识档案信息化建设的重要性与必要性，抓住机遇，迎接挑战，创新档案管理信息化建设，采取各种积极有效的对策，以加快推进档案信息化建设，进一步改善档案信息服务，使档案信息资源得以深入开发和利用。
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