摘要：公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作是企业日常工作的重要环节，是部门间沟通的主要方式，是办公室发挥其有效职能的重要载体。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量，更重要的是影响单位和领导干部的工作效率、作风、权威。做好此项工作，对于组织内部的工作顺利开展有着保障作用和重要意义。
关键词：抓规范；求创新；公文处理
公文是作为党和政府机关、公司和集体组织具有法定规范与效力的文书，是企业、组织或集体确保其工作顺利开展的法律支撑，任何一种组织都需要依靠公文来传递决策事项、沟通解决问题。所以从某种意义上说，公文处理的水平不仅反映了整个单位的工作水平，并且与党和国家的指导思想以及政策方针密切相连，是企业推行各种决策、工作方案及规章制度所不可缺少的文件材料,因此如何做好公文处理工作就具有重要的意义。
1. 公文写作流程
一是明确公文主题。在把握领导意图后，确定公文文种，动笔之前要做到胸有成竹。根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲。确定公文内容的组成结构、表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。二是正式起草成文。注意实效性，注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候，切忌主观臆断，凭空编造。文字材料中，每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依，一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道，载的不是秘书个人的思想，而是领导集体的智慧。在起草的过程中，一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图，把握领导的思想。三是对于文字材料后期加工修改，要符合文体的要求。如下行文应该注意既维护本级的权威，又平易近人；平行文要相互尊重，文明礼貌；上行文则应该言敬语恭，即使向上级或有关单位陈述不同的看法，也应该注意理直而词温。
2. 提高公文的质量
2.1文件的归档要完整
归档的公文要真实而且完整，有助于确保文件在今后工作中的有效利用率。可是在实际的工作之中会出现遇到岗位的调整、机构的变化、部门的承办等问题时，所需的公文经常会出现不翼而飞的现象，这就需要公文管理人员在对公文进行处理时，注意资料的及时回收和归档。一手办理，一手归档，不要等工作做完了再整理。对于完成处理的公文，在文件内容中明确指出需要上报其结果的，公文管理人员需要在文件办理结束之后，及时向相关部门上报资料，并对相关涉及到的资料进行认真归档。
2.2公文的行文要规范
根据《党政机关公文格式》来设置需要发送公文的格式，按照要求来标注相关信息。发文时要注意语言的组织，再三推敲后，在内容和结构成熟完整的情况下方可发文。对于不得越级的行文，要求上行文符合“一文一事”的标准，并且不得在非请示性质的公文之中夹带所请示的事项。下行文一般涉及到多个部门，对于职权范围界定需要通过部门的沟通，协商一致之后，才能印发。在呈送到领导直到签发过程之前，需发文机关进行审核。
2.3密级文件的管理要严格
要严格依照保密法中的规定来规范处理密级文件，密级文件通常来自上级部门，对于文件的登录、审阅、归档等工作需要委派专人来操作，送交领导签阅的密级文件需要严格按照要求，对知晓者进行要求范围内的限制，不可通过网络等公共平台进行散播，更不可进行影印，不可带离外出。对于文件的交换，呈送等工作要委派专人进行办理，根据工作的实际需要，办理人员要使用指定的交通工具。因内部工作需要所清理出来的材料要予以集中报废，对于专业涉密的载体要上报给相关机构进行统一的处理工作。
对公文的流转过程要予以强力优化，确保文件的安全性和准确性，保证资料的不外泄。
3. 求创新，公文处理工作要与时俱进
3.1革新办文手段，突出功能设计的实用性
要想突破长期形成的“纸质化”的传统理念,真正实现公文处理的自动化，必须着力抓好办公手段的创新。我们所说的创新不是一味的否定，而是要在实际工作中，通过发现问题、分析问题、解决问题的方式进行创新，这是公文处理工作创新的基本途径。基于方便实用性是网上办公系统的第一特性，我们在设计网上公文处理系统的功能与构架上，力避主观臆想和照抄照搬，而是与传统的纸质公文处理流程相同或相似，这样做有两个好处：一是保持既有公文处理模式的连贯性，不会与现实需求之间产生太大的冲突；二是就目前实际而言，还很少有单位能够做到完全的无纸化办公，而网上流程与纸质文件流程的同步化，可以在较大的程度上实现两种处理方式之间的互补，各取其长。再则，另一种创新方式，是在工作中出现了问题或者发现了薄弱环节，通过分析原因，研究提出堵塞漏洞，解决问题的措施办法，这就是完成了一次创新。例如，我们在工作中发现，有的部门不按程序，直接将请示报送给领导个人，甚至同时报送给多位领导，形成多头请示和越级请示的现象，这种“倒转”文的现象，处理起来不仅耽误时间，甚至还可能误事，尤其是多头报送的请示，不同的领导可能有不同的意见，我们根据这种现象，创新设计了请示公文的专用格式。凡不按公文格式要求，格式不正确、程序不规范的公文，一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象，还规范了公文报送的格式，给公文处理工作带来了很大便利。在日常工作中，我们注重用先进的办公手段管理文件，创新设计了一种文件传递过程流程表，记载着每天送给领导的文件夹中所列文件，做到了每一份文件的处理过程，都有一条清晰运转轨迹。我们能利用计算机先进的查询功能管理文件，建立专线网上共享，每当领导或部门查找文件时，只需要输入“关键字”便可快速查找出文件，得知文件办理情况。
3.2探讨创新思路，为下一步发展做准备
随着时代的进步，新技术、新手段不断冲击各个领域，这就要求公文处理工作人员不能墨守成规，必须适应新形势、新任务的发展。目前，我们基层单位公文处理人员的素质存在“两极”分化现象。一方面，有些老员工在公文处理方面经验丰富、功底深厚，但在电脑操作，特别是网上操作方面则相对较为生疏，另一方面，年轻员工大多熟悉电脑操作技巧，但在实际公文处理方面又缺乏经验，如何实现人员素质的完善和平衡，是当前许多部门需要解决的问题。就现实而言，抓好专门培训和岗位练兵，是促进工作人员尽快熟悉网上公文处理工作的有效方式。还有一个值得重视的问题，也是一个十分重要的环节——“网上审批”，这需要由相关领导来完成，这就要求领导必须要在观念上率先积极接受网络，在实践上带头了解网络、熟悉网络，主动进行网络操作。否则，网上公文处理工作就只能停滞在基层工作人员中进行，结果只能是使公文处理长期处在一个较为低级的水平上，不能成为真正意义上实现网络办公。
4.结束语
做好企业办公室公文处理工作，需要在实践中不断地摸索，多总结、多锻炼，做到腿勤、手勤、脑勤，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对办公秘书素质和能力的一种考验，也是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文处理水平提高了，才能真正达到“以文辅政”的作用。
参考文献：
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