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摘要：建设工程资料档案不仅是建筑施工的重要组成部分，而且对建筑工程质量，建筑后期的运营管理和技术改造也起着重要作用。基于此，本文笔者分析了建筑工程档案管理的重要性，解释了当前建筑工程档案资料管理的发展形势，讨论了档案管理的一些方法，仅供业内同行参考。
关键词：建筑工程；档案资料；归档管理；作用；
一、建筑工程档案管理的重要性
建筑工程工序复杂，建筑面积较大且时间较长，在设计知识面较广的长期工程施工中，会产生大量的与建筑工程相关的档案资料，而一般相关资料管理工作是对施工信息的保存，是保证施工质量的基础。因此，在专门的档案保管制度建立过程中，有很多相关的问题需要注意，一个完整的档案保管部门能够通过完整的保管制度对档案资料进行总结，帮助企业提升运行水平与管理质量，从而提升工程质量，最终达到创造经济效益、增强企业竞争力的目的。
二、当前建筑工程档案资料管理的发展形势
1.无专管部门
在当前发展情况之下，仍然存在部分建筑企业未设立专门的管理部门，对于工程档案资料的管理仅仅停留在与其他需要保存管理的材料等混合存放，在需要使用时往往信息缺失，相关的部门只能凭经验，摸着石头过河，对于工程各个工序没有相应的质量保证，其中最常见的情况就是档案资料和建筑材料、设备等管理统一由一个管理人员管理。
2.管理人员档案意识薄弱
目前建筑工程当中，管理工作更加偏向于土木工程管理与造价管理方面，因为相关的管理涉及工程的成本、质量、进度等问题，企业内部未重视的情况之下，导致管理人员的档案意识薄弱，由于建筑工程包含的资料往往冗杂，在工程竣工之后，需要交由验收部门查阅的资料相当多样，验收部门需要通过相应的资料对施工的建筑规格和质量进行验收，如果资料管理未对资料进行细化保管，往往会出现问题；在进行商品房的出售时候，同样也需要交给业主住房的相关资料。
3.管理质量偏低
施工前资料一般包括：其他建筑公司建筑相关信息、造价资料、施工设计资料等；施工资料一般包括：建筑相关参数资料、施工进度及相关安排资料、材料及设备使用资料、管理工作日志等资料；工程验收资料包括：质量验收资料、建筑规格资料、材料用料及种类资料、污染物测量等相关资料。以上所列资料对于相应的过程都有十分重要的意义，但是在相关资料整理提供时，往往残缺不全，数量虽然众多却没有实质性数据，正是因为档案管理质量的低下，对数量和质量都没有设置相关标准，导致管理人员在管理过程中工作效率低下。
三、提高建筑工程档案管理质量的措施
1.完善管理制度，引入精细化管理
由于业主和相关部门对于工程质量安全越来越注重，档案管理制度也应该健全起来，一个完整的管理制度可以确保相关人员的工作规范性与严谨性，同时相关的标准能够促使档案管理相关工作的履行落到实处，在此，笔者建议对档案管理引入精细化管理制度。精细化管理：精细化管理由管理理念创新衍生而来，随着社会工作分工越来越精细化和专业化的发展，该理念被广泛采用，建立在常规管理基础之上。精细化管理除了拥有常规管理的基本思想与管理模式之外，以大幅度减少管理所占用资源为目标，通过管理人员职责细分、推动管理创新等方式，将管理职责明细化、具体化，及时将自身负责工作进行落实和检查；除了对于管理人员职责的监督要求，精细化管理对于工作的细节和全过程也拥有极高要求，以期有效推行相关管理活动，最终获得好的管理结果。精细化管理在资料档案管理中的实际应用措施：第一人员精细化。
将资料档案管理工作的每一项细节工作都精细化到每一个相关人员身上，在实际工作中组成管理小组，设置组长、小组成员，分别负责工程数据记录、原材料领用和归还、实际施工记录（例如地基厚度、场地建造长宽高）等。通过考核制度对人员职责的履行进行考核，同时要求对于资料档案管理工作中的每个人员进行素质上的提高、职责上的落实、生活上的关心。只有将整个队伍拧成一股绳，精细化管理的效果才能真正体现。第二工作精细化。工作精细化要求相关人员细化资料档案管理的每一项工作细节（例如资料收集、资料处理过滤、资料归档、资料存放与提取管理等），只有将工作过程精细化，例如出现设备使用天数和保养次数记录数据的缺失，先从资料收集人员开始问责，逐步确定，记入考核中，同时要求该人员对相关数据的修复进行负责。只有精细化管理完全落实，整个资料档案管理过程才能够顺利展开，管理人员能做到资料的有效化与保密性。
2.优化管理人员配置
管理人员是精细化管理的执行者，因此管理人员的素质十分重要，工程档案资料管理具有一定特殊性，由于建筑市场竞争十分激烈，为防止商业间谍通过获取公司资料达到获项目的目标，首先，基于信息安全的前提下，对管理人员进行第一次筛选，进入公司时间较短的不在考虑范围。企业应该基于对员工信任度和工作方面的基础上对员工进行选择。其次，因为档案资料设计方面较广，涉及时间较长，工作量较大，相关数据和文本内容都十分复杂，因此需要在精细化管理的基础管理之上对于相关工作进行配置优化，在内部管理人员中以责任心和工作经验为前提进行选拔，对于之前从事各种岗位的内部人员（例如从事施工管理岗位），让其留在施工岗位进行施工进度相关数据的收集，同时可以定期外聘相关专业人才开展培训，提升管理人员的整体水平，并且进行定期的多方面综合考核，使其在相关管理工作过程中更加得心应手。
3.优化资料管理方式
鉴于不同的施工情况和环境可能存在差异，除了实体的相关资料档案管理工作之外，对于资料管理还可以借用信息化技术来进行管理，通过相关的软件对资料档案进行相应的整理，减少相关的工作量，但是由于当前工程建设的发展状况和行业信息化技术应用，相关的管理工作不能完全向信息化管理中转移，为确保资料的保存安全性，仍然需要开展相关的纸质性工作，纸质信息的登记与电脑中信息同步，例如施工人员工作天数、材料领用量，通过电脑能够更好地统计。
4.使用现代化归档方法
有关部门必须存档数据和统计数据，参考国外的先进经验，并在归档技术文件中使用微缩档案，磁介质档案和电子文件档案等技术。今天，发达国家，如美国，荷兰和德国等国家，已经有了微缩档案，磁介质档案和电子文件档案的概念和做法。我们可以学习西方国家的先进技术和理念，彻底改变中国档案的管理模式。目前，中国制定了《电子 CAD 光盘存储，归档和文件管理要求》，表明未来建设项目数据管理发展的主要方向是：电子信息管理。计算机信息的快速发展也在技术建设文件管理模式上得到一定程度的体现，比如可以使用光盘塔或光盘库载体完成文件管理。
结束语
综上所述，目前在建设施工工程当中，相当一部分企业对于资料档案的管理不重视，相关管理人员专业素质不足，在管理过程中不够重视导致管理工作没有落实，同时由于相关制度的不完善，导致整个资料档案管理工作相比于其他管理工作处于一个尴尬的地位。因此，有必要创建一个特殊的档案管理部门，并招聘专业档案管理人员，以完成必要的工作，确保快速有效地管理建设项目资料。只有这样，我们才能更好地发挥建筑工程档案资料的作用。
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