摘要：事业单位中的档案管理工作十分重要，随着信息化、数字化、互联网化时代的到来，要善于利用先进技术对事业单位档案管理进行分析、改进和优化。认真研究与部署数字化管理，有利于事业单位档案管理的降本增效。
关键词：事业单位；档案室；数字化建设
一、数字化档案建设的必要性
1、符合社会发展趋势
事业单位与一般企业单位不同，它除了作为经济市场当中的一个主体之外，还在社会当中履行一定的特殊职能，并且与当地的经济发展与社会建设息息相关。事业单位的信息化水平提高能够有效提升该单位的办事效率，从而提升事业单位对于社会发展和经济发展的贡献度，并最终方便人民，提高整体生活条件。基于此，建设数字化的档案是事业单位对经济、对社会、对人民负责的要求，也是符合社会发展趋势和人民期望的事情。有效率的档案管理能够促使事业单位为社会各界提供更好的职能服务，在提升服务质量和服务效率的同时又能够减少本单位人员的工作压力，具有较大的社会效益。
2、提升管理水平的需求
现代化的科学技术发展给事业单位档案数字化提供了可能性，在外界诸多单位都开始采用深入的信息化数字化档案管理情况下，事业单位需要有跟得上时代的精神，不能作为时代浪潮下的被迫前行者，而应该成为主动出击者。建立数字化信息档案管理首要的任务是建立一个沟通群众和事业单位群的信息化平台，通过平台为民众服务、与各个相关部门进行沟通，这样的整合一方面方便了群众，另一方面也使得事业单位群在平台作用下进行信息整合，迅速发现服务灰色地带，扩大服务范围，改善服务质量。
二、事业单位档案室数字化建设存在的问题
1、对事业单位档案室数字化建设的重视程度不够
综上可知，实现档案室数字化建设对事业单位而言具有重要作用。但是目前仍然存在较多的事业单位对档案室的数字化建设没有引起足够的重视，在相关档案室数字化建设过程中未能投入足够多的精力，导致目前很多事业单位虽然进行了数字化档案管理，但是档案室数字化发展过程并不完善，没有充分对档案实施数字化，使得较多的事业单位档案数字化管理形同虚设，档案未能及时进行分类，档案管理工作相对落后，不能及时对档案相关信息实现更新。
2、事业单位的相关档案管理人员素质有待提高
事业单位档案管理的能力高低主要取决于档案管理人员的工作态度以及档案管理相关专业水平。目前有关事业单位的档案管理人员对档案管理工作认知不到位，在工作中态度不端正，缺少进取心，存在应付工作的处事态度，对相关信息的发布以及更新有延迟，对档案分类管理不及时。正是档案人员消极的工作方式，导致事业单位档案室数字化建设存在着一定的困难。另外，随着我国科学技术的快速发展，档案管理人员必须具备较高的专业技能，除了会传统的手工整理档案，还要能利用现代化高科技手段实现对档案的管理。当前较多的事业单位档案管理人员仍然停留在手工管理阶段，这不利于档案室数字化建设的发展。
3、当前事业单位档案数字化管理方式较为传统
实现档案室数字化建设是具备较高技术含量的工作，档案室数字化管理相对于传统的档案管理工作方式更加严格，在技术方面更加精准。在事业单位内建立数字化档案室，必须要求档案管理人员对电脑扫描技术、色彩模式都具备良好的掌握程度，要求事业单位能够以更加智能的模式来进行档案管理工作。
但是目前较多的事业单位并没有紧跟时代发展的步伐，还在档案管理工作中沿用传统的纸质档案，未能根据实际情况制定档案管理标准和管理制度，使较多事业单位的管理制度落后于现代的技术水平，致使严重阻碍了事业单位档案室数字化建设进程的发展。
三、事业单位数字化管理的对策建议
1、重视打造数字化管理的科学体系
未来的事业单位档案管理工作应当是纸质、电子的结合，数字化、信息化的结合，传统和现代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技术，提升数字化效率，应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力，不断加大档案管理的科技含量，要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案，采取不同的管理手段，设置详细的岗位职责和岗位制度，明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜，选择适合本单位的软硬件，并及时维护。
2、深化档案数字化管理的安全保密制度
档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。
3、提升档案管理数字化的软硬件性能
第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。
第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。
第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。
第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。
4、完善办公系统和档案管理系统的接口
为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。结合数字化管理的实际情况，事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。
结束语
综上所述，为了有效确保事业单位档案室数字化建设取得快速发展，必须认识到目前事业单位在档案室数字化建设过程中存在的问题，积极改善当前所面临的一系列问题。通过加强对事业单位档案室数字化建设的重视程度，提高档案管理人员专业技能素质以及不断完善档案室管理制度，确保相关信息安全等相关措施来促进事业单位档案室数字化建设的快速发展。
参考文献
[1]李建斌.探析事业单位档案管理工作的优化策略[J].办公室业务,2018(13):87.
[2]刘虹.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决策略[J].黑龙江档案,2019(2):67.