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运用“文件包”技术优化洪屏电站项目档案管理郑淯娓

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2019年第34期作者：郑淯娓

[导读] 摘要：针对洪屏电站工程施工周期长，参建单位多，施工作业面广，形成的文件渠道广泛，人员变动频繁、致使归档滞后，不能与项目建设同步管理的问题，提出运用“文件包”技术，优化洪屏电站项目档案管理。

        江西洪屏抽水蓄能有限公司江西宜春 330603
        摘要：针对洪屏电站工程施工周期长，参建单位多，施工作业面广，形成的文件渠道广泛，人员变动频繁、致使归档滞后，不能与项目建设同步管理的问题，提出运用“文件包”技术，优化洪屏电站项目档案管理。将施工文件保存在事先建立的“文件包”中，施工过程不断充实，待工程结束后稍作整理，即可移交归档，实现过程管理与目标管理有机结合，为电站顺利通过专项竣工验收、创国家优质工程金奖奠定坚实的基础。
        关键词：滞后；文件包；优化；有机结合
        一、背景
        项目档案是建设过程中形成有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的历史记录。产生于项目建设各参建方，在项目建设过程中记录施工情况、评定施工质量、质量缺陷原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收及日常管理中具有不可替代的重要作用，也是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。
        在项目建设前期，通过对各参建单位档案工作情况调查，发现档案管理存在以下问题：
        1.不能满足工程完工验收后3个月内完成档案移交工作。应完成7个标段的竣工档案的移交工作，实际却未能按时完成，暴露出各参建单位只注重工程进度，不按规定定期整理归档，档案工作不能与工程进度同步管理。
        2.洪屏电站各参建单位管理方式不一，档案管理规范不一，文件材料编制、存放部门不相同，施工文件不集中统一管理。
        3.施工情况不能在档案中得到真实的体现，个别单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，而忽视文件材料的编制与收集，放松对项目文件的日常管理，档案人员难以做到全程跟踪和指导，造成施工文件收集、整理不及时、不符合要求，待工程结束后再靠写“回忆录”编制竣工文件。
        4.档案人员整体素质不高。洪屏电站施工期长，人员流动性大，工程技术与档案人员不稳定，有的单位档案员为兼职人员，缺乏专业管理知识，对档案的收集、整编等要求不熟悉，导致档案质量较差。
        上述弊端制约和影响了档案管理的质量及进程。为解决存在的问题，我们组织开展现状调查，比较分析，听取意见，形成了新的管理理念和管理方式，运用“文件包”技术优化洪屏电站项目档案管理。
        二、管措实施
        （一）制定“文件包”管理制度
        2012年洪屏公司印发《土建、金属结构及水工仪器单位工程文件包管理制度》，明确建立“文件包”的目的、工作职责、工作程序。并组织培训，对“文件包”操作步骤进行了讲解，要求各施工单位根据本单位工程施工的项目实际，制定了个性化的单位工程“文件包”管理制度及归档目录树，报监理单位审核通过后，按此制度执行。
        （二）“文件包”的涵义
        “文件包”是指开工前的准备、施工过程中和施工结束后的三个阶段有关工程技术文件；施工记录及验收签证，按一定的形式装入规定的文件盒。
        “文件包”是专门为建设项目档案收集工作制定的，用来控制施工前及施工过程中施工文件的齐全、完整和准确。使各种施工文件符合规定质量要求，并按照要求进行妥善保管。
        （三）“文件包”的构成
        文件包由编号、封面、包内目录、包内文件组成。
        1.“文件包”的封面有文件包名称、编号、技术负责人、建包时间。

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        2.“文件包”的编号构成。根据洪屏电站《主体工程项目划分表》和《6-9大类分类表》，将单位工程划分表编码和档案分类表分类号有机结合形成“文件包”管理的编号，其中包括单位工程编码、档案分类号、文件包序号。使施工技术人员了解该份文件归档类目，档案人员知道文件所在的单位工程，起到双向管理效果。
        3.包内目录。包内目录采用卷内目录格式，包内目录根据各参建单位编制的归档目录树产生，归档目录树是把每个单位工程从开工到竣工应产生的施工文件详细列出，让技术人员在收集时不易漏项，并结合《抽水蓄能电站企业档案分类表（6~9大类）》固定“文件包”内文件的收集内容和保管排序。
        4.包内文件。包内文件由技术负责人负责收集，统一存放在项目部档案室保管。每形成一份施工文件，技术负责人对号入座放到事先建好的“文件包”中，施工过程中不断充实，在日常工作中可以据此做好施工文件材料的收集、整理、保管工作，包内的文件材料、记录，要求数据真实、填写规范，原件保存，单位工程结束后闭合“文件包”。
        （四）监督落实
        “文件包”制度实施后，每季度组织监理单位技术及档案人员对“文件包”的运行情况进行检查，发现各单位“文件包”管理执行情况参差不齐，为此将“文件包”管理较好的单位树典型，召开档案管理典型经验交流会，采取经验介绍和现场学习等方式，以点促面，收到理想的效果。
        三、效果及影响
        “文件包”管理方式是过程管理和目标管理的有机结合，它打破了传统的等到工程结束再进行文件材料的收集、整理工作。做到了施工文件的收集与工程同步，实时反映工程建设过程状态，一个单位工程的文件从开工到质量验收保存在若干个文件包中，每个“文件包”分类准确，包内文件有序排列，合同项目结束后，稍作整理，就可以移交归档，解决了施工单位待工程结束后需花费很长时间做竣工档案，避免后期返工的风险，项目竣工时档案收集、整理同时完成。
        “文件包”的收集是按照单位工程进行收集、分类，它是工程竣工档案的基础，与《抽水蓄能电站企业档案分类表》中的分类、组卷要求一致，给组卷带来很大的方便，“避免了以往追、补造成的时间浪费,做到了项目档案管理的“四同步”。
        “文件包”的建立解决了施工时间长、人员流动大对档案管理不善及流失问题。在实施“文件包”管理模式前，施工文件有的存放在技术人员的抽屉里，有的因工作调动被带走，现在的文件都放入“文件包”中，保证了施工文件的安全。
        增强档案管理理念，规范建设过程中单位工程施工文件管理方式，提高施工过程文件的管理能力，使参建单位树立高度的责任意识，在科学、合理的管理流程中互相配合、互相约束，协同合作，使档案成为基建项目实体的重要体现形式。
        四、结语
        通过六年的运行，充分证明它是对施工过程文件全程控制、提高工程档案质量、保证竣工档案顺利移交的一项重要措施。洪屏电站项目档案在投产发电后10个月完成全部项目文件的收集、整理、归档，创造同类型电站建设档案整理归档新记录，完整优质的档案，获得国家档案局的肯定，为洪屏工程获得国优金奖增添了荣光。
        “文件包”的管理模式，优化了项目档案管理，希望能够为在建水电项目档案管理提供一定的参考和借鉴。
        参考文献
        [1]加强工程档案管理与促进建设工程质量的关系[J].李新民,张国强.城建档案. 2013(06).
        [2]工程档案的有效管理——建设工程质量的保障[J].聂博仑.价值工程. 2010(27).
        [3]浅议大型水电工程建设档案管理[J]. 杜舰.档案天地. 2012(12).
        [4]浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作[J].郑琦.办公室业务. 2012(15).