中铁北京工程局集团（天津）工程有限公司 天津市 300356
摘要：如今，我国各个行业都得到空前发展，作为具有公开性和竞争性的采购方式，招投标成为各企业承揽项目的主要领域。在激烈的市场竞争环境下，标书的编制质量对投标结果也起着至关重要的作用。服务类、货物类、工程类招投标均有各自的特点。
关键词：商务标书；编制；注意事项
引言
商务标书是整个投标文件的基础，是提高投标文件编制质量的根本保证，需要编标人员具备高度的责任心、一丝不苟的态度、爱岗敬业的工作精神，才能减少或者避免标书失误。本文主要从商务标书编制的主要环节总结一下做标过程中应该注意的事项。
1投标文件编制的基本程序
1.1投标文件研究
投标人收到招标文件后，在仔细分析和研究招标文件的基础上，对文件内容进行进一步的分析，尤其注意其中对于技术标准的要求，对于人员配置的要求，对于施工方式和投标单位资质的要求，从而确定企业是否能够进行投标。在编制投标文件的过程中，需要严格地按照文件的内容进行编制，不得遗漏、不得删减，以此避免文件内容的缺失和错误。投标书的准备和交付说明：防止标书出现不密封、单位及法定代表人或授权代理人的印章或签名缺失、交货地点错误、开标时间变更等漏洞。还应防止缺乏投标保函或保函的格式和时间与规定不符；不得改变招标文件中规定的投标文件格式。表述不清楚的，应当补充说明；工程量清单不得自行修改，如有错误，应先向招标单位提出问题，并按附录执行；计算数字要准确，应仔细核对单价、总价、分项总价、总价及其case数字无误；在标书编制过程中，严格遵守各项规定，不得弄虚作假，不得与其他投标人串通投标。否则，将被限制投标、没收保证金、取消合同资格和相应的法律制裁。
1.2分析该项目是否能为企业带来可观的利润
是否能够在承揽的项目中获得利润是企业是否要进行投标的根本。要分析建设条件、资金要求、施工难度和业主信誉等因素，来考虑工程实施的可靠性。考虑企业自身的经济实力、技术水平、管理水平和实际的经验，是否能够满足业主的要求完成项目。总之要综合考虑项目要求及企业自身的实际和发展现状，做出是否投标的决策。
2商务标书编制主要环节中应注意的事项
2.1吃透招标文件
拿到招标文件后，首先是要逐字的阅读，对招标文件中的重点内容进行理解和标记。根据招标文件中载明的资格条件、履约能力、信誉等要求，衡量公司的情况与招标文件的差距，最终确定是否制作标书并参加投标活动。招标文件中“投标人须知”非常重要，主要由总则、项目名称、项目内容、招标文件、投标文件编制、投标截止时间、开标时间及地点、评标办法等部分组成。对于上述这些方面，投标人一定要细心学习，掌握其实质内容。不仅如此，而且还要结合招标文件中的合同条款、评标办法以及技术规格书仔细研究、细致领会招标文件中的要求，细心学好招标文件，对于避免未投标就失标，很有必要。对招标文件中的条款，要逐条学习、逐条对照好；还要对招标文件中的商务指标，要逐项领会逐项研究，编制标书时要几方面结合着看，商务条款、评分办法都要仔细研读，千万不能有侥幸和投机的做法，以致于缺项漏项造成失标。
2.2投标担保
①要根据招标文件的要求，确定担保的方式及金额数量，与财务部门做好协商。②投标保函在交财务办理之前要进行核对，确保数据准确，在财务办理交回后，要再次复核。有些项目的业主有大业主、小业主和招标代理机构等，要区别好保函抬头业主单位的名称。如业主改变开标时间，要注意保函上的有效期时间能否满足要求，如不能，需重新办理。③最后，要明确投标文件中是否放投标保函、汇票、业主收据等资料。
2.3公证书
（1）公路工程投标标书中要求必须具备的公证即授权委托书，它是投标书中一份不可缺少的重要法律文件。授权委托书包括公证书打印好后要自检、互检，尤其是项目名称、标段号、身份证号、日期等应仔细确认。
（2）授权委托书中的“投标人名称”要按公章上面内容填写全名，不能简写。
（3）公证书内容最好在法定代表人和委托代理人前都加上投标人全称，并注意公证日期和授权书日期的先后。业主给予参考格式时，一定要问清是必须按参考格式还是可以按公证处的格式，因为公证法有具体的格式要求。
（4）除授权委托书外，个别公路项目还要求对业绩、人员、财务报表、银行保函、机械设备发票等进行公证，此时要看业主是否有具体的要求，在公证处同意的情况下力争全部满足。
2.4标书编制
（1）仔细核对废标条款。编制投标文件时，要仔细阅读招标文件中规定的废标条款，使标书响应招标文件的要求。另外我们在做标书时，应该把招标文件中对投标人的资格要求作为废标条款来考虑，因为招标文件所提交的资料满足不了资格要求，我们也将失去投标的资格。
（2）逐项响应评分办法。逐项按照评分办法中的内容要求进行响应，防止漏项。在评标过程中，评标委员是依据招标文件中评分办法来给投标单位的投标文件的响应情况打分的。有的投标单位在编制商务文件时，没有针对招标文件中的评分办法，导致漏项失分；还有的投标单位提供的投标文件内容所答非所问，导致被扣分。
（3）提供准确明了的证明材料。根据招标文件的要求提供准确、完整有效的证明材料，这是得分的关键点。
（4）排版装帧质量。标书的内容除了要合理、完整外，排版和装订质量也非常重要。一份好的标书会让人看着赏心悦目，会给评委留下非常好的第一印象。所以我们要重视标书的排版和装订，先从表观上赢得评委的好感。
2.5人员选择
首先是进行人员的选择，项目的经理需要同人力资源部门的工作人员进行协定，在了解基本人员配置的过程中，拟定项目人员表。第二，还需要注意工作人员的素质和能力，除了具备专业技能证书以外，还需要考虑到员工的年龄、职称等。在某些具体情况下，根据文件的要求，在提供安全生产考核证书的同时，还应附上身份证、毕业证及职称证证书。有时还需要项目副经理和安全人员提供相应的证书。
结语
不可否认，目前的招投标工作还存在不正当的竞争行为，投标人之间、投标人与招标人之间、投标人与招标代理之间、投标人与评委之间都或多或少存在恶意串通的行为。政府部门也在逐步的加强法制建设、加强监管职能、规范招标程序，减少或杜绝恶意竞争的现象。作为投标单位，作为标书编制人员，在加强自律的同时，编制一份好的标书也至关重要。投标单位通过标书向评委和招标人展现自己的实力和信誉。投标文件质量的高低是投标单位是否顺利中标的关键。投标文件的编制过程中，需要考虑周全、认真仔细，不能放过任何一个可能导致废标或者失标的地方，投标人员也需要不断的总结经验，才能做出合理、得体、美观的标书，为公司的经营工作打好基础，提高公司的中标率。
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