广西壮族自治区港航发展中心 广西南宁 530029
摘要：随着我国数字化技术在人们日常生活中应用的不断增多，数字化技术在档案管理环节的应用也愈发的受到人们关注，尤其是近几年，随着各档案管理部门的改革，“外包”的方式成为了很多企事业、机构开展档案管理的首选。这种方式的应用虽然能够在很大程度上提升原有档案管理的效率，但是，由于这一模式在我国档案管理过程中开展的时间较短，导致在实际的外包管理过程中仍旧存在一定的安全问题。由此，本文拟通过对现阶段档案数字化外包过程中的意义、安全隐患等入手进行阐述、研究，以期探究在未来档案数字化外包安全管理的要点，希望能为未来我国档案管理工作的发展做出帮助。
关键词：档案管理；数字化外包；安全管理
前言
随着我国档案管理领域的革新，档案数字化外包逐渐出现在了人们的视野范围之中，这种模式的应用使得企业或组织将企业内的非核心的业务委派其他相对这一非核心业务更专业的公司，以此降低企业或组织对非核心业务开展中资源的浪费，从而实现提升企业或组织自身核心业务的目标，是一种能够更加高效的开展单位档案管理效果的新方式[1]。时至今日，这一档案数字化外包模式在我国企事业单位的档案管理过程中已然开展了数年的时间，虽然在很大程度上降低了企事业单位内部有关档案管理工作的压力，但是这一模式也在实际的应用环节面临着诸多的安全风险隐患，由此，如何针对这一模式开展科学的安全管理，就成为了现阶段迫在眉睫需要解决的问题之一[2]。
一、档案数字化外包的优势
结合对以往实际工作中有关档案数字化外包工作的（思考），笔者认为就这一工作的优势来说大都集中表现在如下两个方面：
首先，这一外包模式的应用能够在一定程度上优化单位内部的档案管理资源，从而减少在档案管理上投入的人力、物力，以此实现资源利用效率的最大化。比如，以广西港航发展中心的实际档案管理情况来说，随着大数据技术在实际工作管理中应用的增多，实际档案管理环节需要管理人员进行处理数量也随之大幅增加，这种情况的存在就在很大程度上激化了待管理数据和档案管理部门之间的“矛盾”，影响实际档案管理的效果[3]。针对这一问题，早在前两年广西港航发展中心通过数字化外包的方式对原有档案管理工作进行了调整，在第三方外包单位与内部管理部门的协同配合下，原有的资源配置问题就获得了很大程度的解决，降低单位在档案管理环节的投入，同时获得了更好的档案管理服务。
其次，这一外包管理模式能够在一定程度上提升单位开展档案管理的效率。比如，在以往广西港航发展中心的档案管理过程中，可以发现该局在原有工作中需要管理的内容、种类有很多，针对不同的材料不仅需要应用不同的载体进行储存，同时也需要不同的设备进行转换，这些工作的存在都在很大程度上影响了以往档案管理的效率[4]。然而，在开展了数字化外包之后，专业的外包团队就能够通过更加专业的方式针对需要管理的档案、数据等进行统一的扫描、收集，从而帮助提升原有单位档案管理的效果。所以，在未来单位的档案管理环节，开展档案数字化外包管理已然成为了未来我国档案管理发展的必然趋势。
二、档案数字化外包过程中存在的安全管理隐患
随着档案数字化外包工作开展的不断深入，这一外包过程中存在的安全管理隐患也逐渐的凸显了出来，笔者以广西港航发展中心的实际档案数字化外包工作进行阐述、思考，可以发现其中存在的安全管理隐患大都集中表现在如下几个方面：
（一）实体档案的安全隐患
在研究目标单位的档案数字化外包过程中，不可避免的针对一部分实体档案要进行出库、入库、转移、整理等环节，这些过程中安全管理制度、举措的不完善就很容易造成实体档案的损伤、一楼，从而造成档案数字化外包的安全隐患问题。
（二）档案信息安全的隐患
在进行数字化外包后，由于目前我国有关这一工作的规定、监管尚不明确，导致在实际外包的安全管理过程中如何能保障信息的绝对安全就显得更加的困难，尤其是当一部分不允许泄露的档案进入到外包部门时，档案泄密的风险就会随之增加，为后续的档案信息安全管理埋下隐患；与此同时，进行档案数字化加工的过程也是实际工作中比较容易出现档案资料泄露的环节，这些都为后续档案的安全管理埋下隐患。
（三）档案质量的安全隐患
由于我国开展档案数字化外包环节的时间较短、经验较少，很多外包管理单位的资质仍旧有待提升，这种管理人员专业性的不足也会在一定程度上为后续档案质量埋下隐患。
（四）后续维护的安全隐患
就目前的档案数字化外包来说，大部分的企事业在开展这一活动的初衷都是为了降低企事业后续档案管理方面的支出，这就导致在实际的档案管理环节对维护工作的考量较少，从而导致其在签订合同时没有关注到这一部分，为后续维护过程中的安全环节留下了隐患。
三、档案数字化外包安全管理的要点分析
通过上述常见档案数字化外包安全管理过程中常见的风险隐患问题来看，笔者认为在未来有关档案数字化外包的安全管理过程中，如果想要获得预期的管理效果，就应从以下几个方面入手：
（一）明确单位档案管理部门的职责
结合笔者对这一档案数字化外包安全管理问题的思考，笔者认为如果想要切实的提升这一工作的安全管理效果，就应从明确单位档案管理部门的职责入手，使其能够更加积极的参与到档案数字化外包的安全管理中去，转变以往工作中的懈怠或推诿思想，结合自身单位的实际情况，制定相应的档案数字化外包管理目标，通过制度规章的方式将安全管理理念落实到实际的工作中去，以此提升安全管理的效果。
（二）选择具备较好资质的外包团队
选择具备较为专业资质的外包团队也是确保这一档案数字化外包安全管理过程中不可忽视的要点之一。就这一环节，要求单位管理者再明确自身单位档案管理目标的前提下，制定相应的衡量指标，通过衡量硬性指标的方式选择最具性价比的外包团队，以此在降低档案数字化外包成本的基础上，提升安全管理的目标。
（三）科学完善外包合同中相关内容
在确定了具备资质的外包团队之后，应在相关法律、法规的正确指导下，对后续合作中的外包内容、范围、流程的那个进行综合性的明确，将其落实在合同中去以此来规范合同双方的相应行为，便于在后续档案数字化外包的过程中更加清晰、明了的开展后续安全管理工作，避免在实际的管理过程中出现互相推诿的问题造成安全隐患。
（四）落实保密协议，严防资料外泄
对于档案信息的安全管理也是实际工作中的要点之一，所以，在未来的管理过程中，笔者认为管理者们应通过与外包团队签订保密协议的方式，规范外包部门在档案数字化外包过程中的履职程度，最大程度上避免因资料外泄而造成的安全管理隐患。比如，就这一环节，单位档案部门应牵头按照国家相关保密条例签订相应的保密协议或服务承诺，以此实现对数据信息的安全管理目标。
（五）定期核查，确保外包管理环境
确保档案数字化外包环境的安全也是实际安全管理环节的要点之一，这就要求外包团队需要具备一个相对比较可靠、安全、稳定的档案管理环境，并且能够满足不同类型档案的储存需求，所以，就这一点来说，单位的档案管理部门应定期针对外包团队的档案管理环境进行核查，以此保障在环境层面实现对档案数字化外包的安全管理目标。
（六）开展对外包管理的全过程管控
随着全过程管理理念在实际管理过程渗透的不断深入，档案数字化外包工作的全过程安全管理也逐渐成为未来安全管理环节的要点之一，所以，笔者认为应从数据的传递、扫描开始便将安全管理的理念渗透到档案数字化外包的管理中去，使其贯穿整个外包管理流程直至验收结束，以此实现档案数字化外包环节的安全管理需求。
四、结语
综上所述，随着安全管理在档案数字化外包应用的不断深入，原有单位档案数字化外包中存在的不足也逐渐的获得了改善，我国档案数据化外包也正逐渐走向更加完善的方向，由此，在这一背景下，笔者结合广西港航发展中心的实际档案数字化外包情况进行了分析，发掘了其中可能存在造成安全管理隐患的原因，从而提出了相关优化路径，希望能够对未来档案数字化外包的安全管理作出帮助。
参考文献：
[1]李海涛，甄慧琳.档案数字化外包项目管理现状问题及对策研究——以广州市调研为例[J].档案学研究，2019（06）：86-93.
[2]张光泽.城建档案数字化外包加工的安全问题及对策[J].城建档案，2019（11）：10-12.
[3]陈秀娟.法院诉讼档案数字化外包过程中安全保障措施浅谈[J].山东档案，2019（04）：79-80.
[4]王昊宇，杨显志.档案馆数字化外包面临的问题与对策[J].兰台世界，2019（S1）：43-44.