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摘要：随着大数据技术的迅速发展，其可以广泛应用到不同的工作领域中，从而为新形势下工作的开展提供了较大的便利。电子档案管理是大数据时代的重要举措。在大数据的作用下，档案管理有了质的飞跃，较好地促进了工作迈上了新的台阶。
关键词：大数据时代；电子档案；管理现状；发展对策
引言
在工作中，档案管理是一项重要的基础工作。在大数据时代，档案的管理发生了较大的变化，传统的档案管理方式已经不适应社会发展。现如今，的电子档案管理已经成为档案管理的主要方式。本文对大数据背景下强化电子档案管理的重要意义进行了分析，之后从三个方面对如何强化管理进行了专门的论述。
1大数据背景下加强电子档案管理的必要性
档案管理在工作中处于基础地位。在传统的管理方式中，各个环节都是人工来完成的。人工操作难免会出现一定的误差，从而给工作造成不可估量的损失。随着技术的进步，电子档案管理方式的出现，对于档案管理这项工作而言是一场革命。电子管理从根本上改变了管理的方式，由人工管理转变为电脑管理。特别在大数据时代，领域的电子档案管理主要是运用网络的形式将纸质版的材料进行收集、保存、分析等，通过一系列的网络化方式，将信息进行共享，减少人工操作环节，进一步规范企业工作。在开展电子档案管理时，最初主要发挥的是保存功能，将不同的信息录入到电脑中，方便工作人员根据工作需要及时调取信息资料。在大数据技术的作用下，电子档案管理发生了较大的变化，将功能的实现形成了一个完整的链条，同时具有较强的优势，主要聚焦在工作地点、工作时间以及资源节约上。首先，工作地点相对自由。档案的电子管理方式在通常情况下不受地点的限制，只要是工作措施到位，就可以根据工作需要在不同的地点进行操作，当然其前提是要符合规程、注重保密。其次，工作时间得以节省。传统的人工管理需要花费大量的时间和精力，尽管如此，工作效率依然不高。电子管理方式都是在网络上操作，在输入工作方式后，系统进行自动操作，在节省大量工作时间的同时，极大地提升了管理工作的效率。最后，有效节约办公资源。在进行电子档案管理后，可以减少办公用品例如纸张、书写笔、记录本等使用，在节约工作量的同时，直接参加管理工作的人员有所减少，节约了人力资源。
2电子档案的管理现状
首先，信息孤岛问题。现阶段，我国尚未存在高度统一的电子档案管理数据库，即使各个地区的电子都建立了与自身发展相适应的档案数据库，并尝试加大电子档案信息管理力度，但缺少了将所有电子档案信息进行统一管理的平台，使不同地区、不同电子之间的信息资源无法做到共享，不能实现档案信息化管理的最终目标。其次，供求问题。大多数电子档案管理都是区域化划分，查找较为困难，且档案管理体制不完善，使相关管理人员对待工作报以不认真、怠倦的状态。在此状况下，若想实现跨区域、跨体制管理十分困难，从某种程度上看，无法发挥电子档案信息的价值。再次，电子档案管理意识不足。高校政务系统十分独立，利用大数据技术对电子档案信息管理较为困难，且在实际工作中，电子档案管理者的发言权较少。根据有关研究发现，在档案信息管理中，由于人力资源受限，电子档案管理工作无法实现对海量数据的高效处理以及收集与共享档案信息。最后，电子档案管理的软实力与硬环境不相适应。由于政策推行与软件研发相较于提高管理者素质而言更为便捷，致使档案信息化管理存在较大阻碍。
此外，在理论方面，电子档案信息化管理要面对较多挑战。为了应对挑战，改善档案管理现状，需要进行有效的基础理论变革。在大数据时代背景下，电子档案信息的类型逐渐向多元化方向发展，使现有管理方式无法应对。大数据时代不缺少信息，信息呈爆炸式增长，因此，在海量信息数据中挖掘出更多的高价值信息，提高档案管理效率是电子档案管理工作需要应对的一大挑战。
3大数据时代电子档案管理的发展对策
3.1优化整合档案资源
第一，全面践行“存量数字化、增量电子化”战略指导方针。
档案管理部门要推进传统载体档案数字化，让数字化档案代替纸质档案，延长档案保存时间。第二，以“增量电子化”作为任务目标，及时保存并归档新生成的电子文件，且传导至档案馆进行保护。第三，优化资源结构。档案资源的底层化、碎片化，使得各种档案资源散落在互不连通的数据库中。如何促进这些孤立数据库的有机整合，更好的开发利用档案资源，成为大数据时代背景下，档案管理工作的发展重心。
3.2创新档案服务理念
目前，档案利用者综合素质的提升，也对档案服务提出了更高的标准要求。有必要根据档案利用者的个性化需求，调整档案利用服务理念与落实路径，将档案利用服务提升到一定的高度。第一，人性化服务。档案利用服务要树立“以人为本”的思想理念，赋予用户获取信息的平等权限，改善服务态度，尤其是基层档案部门，更要热情周到，耐心细致。第二，个性化服务。档案部门要结合档案利用者的个性化需求，提供精准的匹配服务，同时，动态跟踪和分析用户的调档趋势，向其提供感兴趣的内容。第三，智能化服务。档案部门要利用多元化信息技术，完成数据分析与信息调配任务，为用户提供通畅的数据传导通道。第四，知识化服务。知识化服务是基于网络环境的开放式服务，也是档案服务的未来发展趋势。
3.3健全电子档案管理的技术系统
电子档案在管理过程中，涉及很多方面的程序，而且对基础设施等硬件设备的要求非常高。这就要求单位或部门在进行管理时，能够按照大数据技术的发展要求，加强电子档案管理所需要的基础设施建设，健全完善的管理系统，从而推进工作的健康发展。在完善管理技术系统过程中，首先确保输入数据的准确，建立完备的数据库，并对数据库进行随时的维护，这也是管理技术系统得以有效开展的基础和前提。有了数据库后，需要运用相关的技术，按照不同的工作要求，对数据库中的数据开展相关的识别，实现不同的电子档案管理功能。在完善管理的技术系统时，有一项内容是不能忽视的，那就是对系统的保护。在建立管理技术系统时，要确保系统的安全性，提前做好应急预案以及防御措施，让管理系统在安全的工作环境中发挥作用。
3.4创建档案安全体系
大数据时代，网络环境的开放性与共享性，以及社会环境的复杂性与多变性，进一步加大了档案资源的风险。对此，档案部门应创建完整的档案安全保密防护体系。
1）物理防护
物理防护是维护档案安全的根本保障。档案部门要加快档案馆建设进程，并注重建筑安全性，改善馆内条件。
2）人防战略
人防战略是保障档案安全的盾牌。大数据时代，不断推动了档案管理的进步，也提高了对档案管理工作人员的标准要求。为此，档案管理工作人员要加强责任意识，严格遵守标准规范执行工作。
3）技术防御
技术防御是保障档案安全的必要举措。大数据时代，创建档案信息管理系统和档案安全保密防护体系具有实际意义。
结语
综上所述，在大数据时代背景下，需创新档案管理服务理念，优化整合档案资源，且拓展档案服务的践行路径，注重档案的安全管理，以此推动档案管理工作的高效开展。
参考文献：
［1］陆俊先.“互联网+”背景下电子档案信息管理系统的安全防护［J］.城建档案，2019（2）.
［2］郑文妹.探讨电子档案管理创新及档案管理数字化分析［J］.知识经济，2019（6）.
［3］史丹妮.浅析电子档案管理中的信息资源共享模式［J］.中国管理信息化，2018（20）.