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大数据背景下电子档案管理创新途径刘晓姝

发表时间：2021/8/10 来源：《中国电力企业管理》2021年4月作者：刘晓姝

[导读] 大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作，以往档案管理方式相对落后，并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下，档案管理方式逐渐变革，逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中，电子档案管理方式相对常见，合理应用电子档案管理方式，能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。

国家电投集团电能核电设备有限公司刘晓姝山东省烟台市 264003

摘要：大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作，以往档案管理方式相对落后，并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下，档案管理方式逐渐变革，逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中，电子档案管理方式相对常见，合理应用电子档案管理方式，能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。基于此，本文将对大数据背景下电子档案管理创新途径进行分析。
关键词：大数据背景；电子档案管理；创新途径
        1大数据背景下电子档案管理工作的重要意义
        就电子档案管理工作进行分析，档案所包含内容诸多，其中，主要以企业信息、人力资源信息为主，传统档案管理多为纸质资料，大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象，一旦出现此类问题，极易影响企业稳定运行，不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作，提升档案管理效率与质量，在档案管理过程中应结合大数据技术，将各类信息汇集为电子档案，进而做好档案管理工作，借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析，大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起，有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊，优势为档案保存效率、应用效率得到提升，而劣势则为网络环境复杂，如管控不当，或是电子档案管理平台受到攻击，都会增加企业或是个人信息泄露风险，不利于维护档案安全性，难以保证大众信息私密性，不利于维护现代社会发展与进步。因此，在新形势的档案管理工作中，应选择适合的管理方式，充分发挥电子档案管理作用，提升档案管理质量。
        2 大数据背景下电子档案管理中存在主要问题分析
        2.1 大数据背景下电子档案管理系统和标准不统一
        当前，随着大数据技术的发展，各部门电子档案管理已经发展成为一种趋势。但是在电子档案管理过程中存在电子档案管理建设标准不统一的问题，使得电子档案系统和资源难以兼容和共享。表现在企业和事业单位之间，电子政务系统和办公系统不统一，两个系统之间的电子资源难以衔接，使得电子档案在管理过程中总体规划非常不利，影响了电子档案的共享和快速发展，可能会对档案管理工作造成制约。另外，在建设和共享过程中，由于存在的兼容性不佳问题可能造成投资资金被浪费，也容易导致系统安全风险的出现。
        2.2大数据背景下电子档案安全管理存在问题
        大数据技术背景下，传统的电子档案由纸质管理模式转化为电子档案管理模式，使得电子档案的储存量大大增加，但是这种电子档案也存在安全风险管理的问题，表现为在开放的互联网环境中，数据资源容易受到网络病毒和黑客的攻击。尽管当下一些企业开始使用杀毒软件，对网络安全起到一定的保护作用，但是这种维护系统需要及时更新和升级，需要花费大量的资金。另外一部分企业管理者不重视技术安全更新和换代，使得企业电子档案资源面临较大的风险隐患。
        3 大数据背景下电子档案管理创新途径
        3.1 大数据背景下电子档案管理需要构建安全的网络环境
        3.1.1注重科学采取网络安全防护措施
        要针对保存好的电子档案予以实时更新备份，防止由于计算机中毒、网络安全等问题导致档案资料泄露丢失；注意强化计算机存储设施的安全性能，针对所使用的软件、硬件定期实行升级处理，做好电子档案的维护和整理工作，进而有效提高电子档案存储设施的稳定性能。除此之外，相关技术人员应当增设指纹识别技术、身份核对技术，开设计算机防火墙、及时备份文件、设置读写文件、开启闪电杀毒、数字签名等手段，以此防止其他用户非法访问电子文档，从而提升电子档案的安全性能，避免电子档案发生外泄或是被盗取。

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        3.1.2提高对电子档案管理的重视程度
        无论是企业、事业单位还是各级院校领导，都必须提高对电子档案管理的重视程度。要注重将信息化技术同档案管理工作有机结合起来，从而确保档案管理工作有序进行；与此同时，要遵循具体问题具体分析的原则，联系具体工作的实际情况展开全方位分析，将信息技术模式高效运用到档案管理工作当中，从而确保各项工作稳定有序进行。
        3.1.3应当定期邀请该领域的专业人员召开专业知识讲座
        为企事业单位所开展的档案管理工作提供专业化指导与意见，将其同当下资料情况结合起来，针对各类档案资料进行分类归档；要提高对加密设施建设的重视程度，确保重要文件和资料不会发生遗失问题。相比于纸质档案资料，经过信息化技术扫描保存好的电子档案资料，其保存寿命更长、更方便进行查询管理，能够优化管理模式，进一步提升档案管理效率；还能够有效节省人力资源，降低数据遗失泄露的几率，实现档案的高效管理。
        3.2 大数据背景下电子档案管理需要增强电子档案管理设备与人力投入
        在大数据时代背景中，要想创新以往档案管理方式，并提升档案管理质量，在实际工作中，必须要增强电子档案管理工作所需设备，增加设备投入，首先，应做好设备选择工作，在设备选择工作中以计算机设备为主，选择具有存储功能的计算机，在设备选择工作完成后，应结合电子档案管理工作要求，引入电子档案管理系统，并将电子档案管理系统安装至计算机设备中，为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时，在电子档案系统选择前，需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求，选择适合的档案系统。要想完成此项工作，需要不断强化人员管理，引入更多专业能力强的档案管理工作者，充分发挥电子档案作用，提升档案信息应用价值。
        3.3 大数据背景下电子档案管理需要做好归档管理
        针对电子档案所开展的归档工作，主要是指档案管理人员依靠系统性、科学性的整理，将具备价值的电子文档、图片以及影像材料，由计算机存储器或是网络复制到存储载体当中，从而达到长期存储与归档的效果。由此可知，在对电子档案实行归档期间，想要排除所有对设备运行产生的干扰因素比如病毒等，就必须做好电子档案鉴定环节。在此过程中需要对电子档案实施杀毒，在保证无病毒入侵的前提下，才可以开展归档操作。
        除此之外，还应当保证电子档案完整无误，未遭到损坏和遗失。针对重要文件予以扫描及存档期间，要注重将文件转化为PDF文档再实施存档处理。想要确保档案能够为使用者提供更为准确、真实的数据与信息，应当妥善保存好纸质文件，科学实施档案归档双轨制度，否则纸质文件的流失和泄露，会严重威胁到信息数据的安全性与可靠性。
        3.4 大数据背景下电子档案管理需要加强技术操作的监督管理
        管理者在管理电子档案时，需要注意整个管理过程。其他管理人员也需要对同事的管理行为进行监督，及时提出并纠正管理人员在技术操作中存在的问题；同时，管理人员在技术操作中要注意电子文件的异常情况，对产生的安全问题及时进行监督，并尽快解决。另外，管理人员在电子档案管理中，一定要注意档案内容，以便于管理人员跟踪查找档案内容。比如，管理人员在归档时需要仔细核对每个员工的档案号，确保每个员工的档案中都能有单独的信息。另外，电子档案归档时必须统一格式，防止与系统不兼容。
        4结束语
        在大数据时代背景下，以往企业档案管理工作弊端逐渐凸显，为解决这一问题，创新以往档案管理形式，拓展档案管理路径。在实际档案管理过程中，应明确档案管理意义，并分析档案管理存在的不同问题，最终结合大数据技术，在大数据技术辅助下，创新以往档案管理模式，不断强化电子档案管理人员培训工作，使电子档案管理人员综合素能得到提升，并在档案管理创新工作中，增加更多的资金与设备，为电子档案管理工作开展提供硬件基础。
参考文献：
[1]张燕.新时期电子档案在档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2021(10):144-145.
[2]潘宜兴.新时期电子档案在档案管理中的应用研究[J].中国市场,2020(13):116+118.
[3]王爱兴.浅述新时期电子信息档案管理系统的建设及应用[J].中外企业家,2019(32):100+86.