白禹
中国共产党科尔沁右翼中旗委员会办公室 029400
摘要：按照传统的档案管理方式进行档案管理，一是消耗人力，二是管理不精确。尤其是社会上某些重点项目，档案管理的文件就是最直接的依据。由此可见，提升档案管理的质量与管理效率非常重要。现在是信息时代，想信息技术人融入档案管理势在必行。本文以此为背景，对档案管理中存在的问题进行分析，并有针对性的提出优化策略，以促进档案管理的质量提升。
关键词：档案管理；管理方法；优化策略
随着社会各种机制的不断完善，需要管理的档案越来越多，纸质档案管理难度太大，不仅占用空间，同时容易造成归档标准不统一，出现档案不规范的问题。因此如何提升档案的管理质量与效率，是当下应该考虑的事情，笔者建议，可以从档案的信息化与标准化入手，整合信息，提升档案管理的效率。
一、目前档案管理中出现的问题
1.档案文件编制质量不高
现在很多档案管理已经趋向于信息化管理，但是在信息化管理中，还存在许多问题，格式不统一就是其中一个。在很多施工文件中，因为环节众多，每一个关节中档案管理的格式要求都不一样，这一的文件在最后汇总的时候，并不好管理。
2.档案整理不到位
档案管理在传统意义中，是一份清闲的工作，导致很多档案管理员认为档案工作非常简单，不一定需要专业人员才能完成。因此很多档案管理部门会聘用非专业的人士从事该工作。其中有的人甚至没有受过专业的培训，而是直接上岗。他们对档案工作并不了解，只存在对档案最基本的认识上。由于缺乏专业人才，导致档案信息化难以实现规范化管理。
3.信息化建设不到位
信息化建设不到位主要体现在以下几个方面：一个是对电子文档归类不够规范，很多部门还没有认识到信息化管理的重要性，并没有针对电子化档案关系制定相应的管理制度，不能保证该档案可以长期使用。二是没有建立电子文档管理的相关平台，需要调取档案的时候并不方便，影响使用效率。
二、加强档案管理质量的对策
1.完善档案编制要求
除了要出台档案的具体编制要求之外，提升工作人员的责任意识也是十分有必要的。例如关于重点项目的文案归档，要对项目法人实行终身责任制。
项目法人不仅仅要终身承担项目的责任，还要负责项目档案的真实性与完整性。在文件的编制到归档的整个过程中，项目法人都要实行全方位的管理。同时，接受档案的部门要将档案质量纳入管理范畴，在档案编制细则中要有专门的章节对档案的编制进行统一标准，保证项目文件的真实性与完整性。如果项目档案的编制或者归档出现问题，则需要重新整理，同时还要出台惩罚措施，严加管理。
2.及时配备专职档案人员
在当今的信息化社会里，档案机构已经不再是单纯的文物收藏部门，还应该是档案信息的“集散地”和交流中心。因此，档案工作模式也发生了相应的变化，从过去“重保管轻利用”的模式逐步向“保管与利用并重”的模式转变，要求档案工作者及时从过去的“手持一把大锁的保管员”角色向“信息资源开发者”转换，才能做好档案工作。近些年来，中等职业教育的不断发展以及教育资源的整合，中等职业学校办学规模在不断扩大，各中等职业学校形成的文件资料逐年递增。面对如此庞大的档案材料，各中等职业学校必须根据学校的实际情况，及时配备专职档案工作人员，使其有足够的时间与精力去完成收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计和编研等整套档案管理工作，才能对校内各职能部门进行档案工作的业务指导，使学校档案材料逐步实现标准化、规范化和科学化管理。
3.加强档案信息的数字化建设
档案的种类很多，可以根据不同的档案种类建设信息管理平台，实时信息快速、有效的查询。同时，根据国家档案局的开发软件的相关要求和档案管理工作的相关需求，开发数字档案管理系统。该系统的着重点要放在四个方面：档案管理子系统、多媒体档案管理子系统、档案数字化子系统与系统维护。档案管理子系统主要包换对档案信息的接受与处理功能，同时还要具备对纸质档案的辅助立卷功能，以达到统一的要求。多媒体档案管理子系统主要是对照片、音频等非纸质档案的文件进行科学统一的管理，该系统应该支持自由添加关联对象，可以实现在关联对象中间进行任意切换。还要支持不同文件格式的储存，在查找时，要支持快速查找。
数字化档案系统就是为了重点档案提供数字化工具，具备图像处理功能，也就是说，这种数字档案管理系统应该具备规范性与实用性，可以始终将建立文件与档案目录等工作作为档案信息化的基础工作。
三、结语
档案有其独特的经济价值与文化价值，此文中对档案的管理工作的整体性与动态性进行分析，深度分析了档案管理的认知度。尤其是对于重点项目档案管理层次性的分析。同时还分析了档案对于企业文化建设的意义。并且，提出档案工作管理策略，对于这些比较笼统的初步设想，希望能加强到档案管理工作中。
参考文献
[1]张博.基于质量管理的高校档案管理流程研究[D].山东大学,2020.
[2]穆新参.高校档案管理质量提升的策略研究[J].才智,2014(27):74.