张莉娟
中铁七局集团武汉工程有限公司 湖北，武汉 430000
摘要：竣工文件是建筑施工全过程所产生记录的总合，因此，对于竣工文件管理者来说，应针对不同的记录形式，进行分类整理。但在实际施工过程中，工程竣工文件档案的整理很容易在某个环节出现问题，从而影响竣工文件的质量。项目的竣工验收必须有完整、准确的竣工文件作为依据，如果竣工文件档案有问题，就不能完成项目的最终交付。所以，必须重视和解决竣工文件档案整编、整理过程中出现的问题，保证最终竣工文件不出任何问题。
关键词：建筑工程；竣工文件；档案整编；档案整理
前言
建筑工程竣工文件是建筑竣工文件的重要组成部分，竣工文件是对建筑从施工开始到竣工结束的全过程进行记录。目前，工程建设管理人员已逐步认识到竣工文件档案整理工作的重要性，并不断提高整理工作的质量和水平。通过对建设工程竣工文件档案整理工作中存在的问题进行分析，首先全面深入地探讨了存在的问题，然后提出了解决问题的对策。
1建筑工程竣工文件档案整编与整理过程中存在的问题
1.1竣工文件不齐全
工程竣工验收时，对竣工文件进行整理，容易发现缺少或遗漏某一文件资料，竣工文件不全现象在工程文件管理过程中较为普遍。这是因为，首先，在收集了相关的档案资料后，文件档案整理人员没有及时整理装订，造成文件保存不全，整理混乱等问题。这样极不利于后期档案的利用，对最终竣工档案的整理工作造成很大的阻力。
完工报告不全的现象，也体现在一些施工项目中存在验收合格证、施工许可证及批准文件缺失的情况，同时在材料设备检验时也会发现缺少安装及质量管理文件。基本上会在施工现场使用，材料设备的质量检验合格证，或施工许可证，但由于大多数施工人员对质量管理和质量控制不够重视，因而未能保存相应的质量资料，或审批材料等证书时，未按审批程序进行，造成审批文件不合格。另外，施工过程中，可能会出现施工图变更，如不及时对施工图进行调整，将导致最终的施工图纸与竣工图纸不一致，施工图变更跟不上实际工程进度，也会影响竣工文件的最终归档。
1.2竣工文件管理不规范
无论哪一种文件，都必须保证文件的真实性、正确性，然而，在竣工文件的编制与整合过程中，往往因缺乏统一的归档文件编制，导致编制的竣工文件缺乏真实性、正确性。建设工地和文件资料管理过程中，出现了“代签合同”现象。一般来说，单元工程质量评定资料是不能涂改的，但是，在实际的文件档案整理过程中，经常会出现随意涂改，甚至更换图纸的现象。
1.3建筑工程竣工文件档案管理机制不健全
建筑工程竣工文件档案管理制度健全，能保证文件档案更新、整理的进度，保证其符合工程进度要求。现实中，由于缺乏健全的管理机制，导致工程竣工文件档案的整理和管理工作不规范，致使工程竣工文件档案整理和管理工作不到位，严重影响工程竣工文件的整理和管理工作。
2建筑工程竣工文件档案整编与整理的有效策略
2.1做好施工资料的收集与整理
对施工文件不完善的问题，要求施工文件管理员做好施工资料的收集和整理工作，其中，施工技术资料的收集和整理以及施工资料的收集和整理工作至关重要。建设方应积极组建专门的工程资料管理队伍，在此基础上，可保证工程资料的收集和整理无差错。对施工资料进行收集、整理时，必须有工程进度意识，必须保证它们与工程进度一致，只有这样才能获得有效、优质的施工文件资料。施工过程中，施工资料的收集和整理人员应定期对竣工文件进行归档，在此意识的引导下，竣工文件资料的整理和整理人员应不断规范自己的工作行为。常规的归档流程中，还应做好竣工文件的质量检查工作，确保质量合格后方可归档。
施工过程中如发现施工文件有问题，应安排专业技术人员进行修改，确保竣工文件完整，质量合格。
2.2规范工程管理资料的分类
对于工程资料管理中存在的不规范现象，管理者应进一步规范资料的分类和整理。完成文件涉及到一个庞大的文件资料系统，需要完成文件的整合和整理，所有的资料都要分类保存。对于后期工程人员而言，只有对竣工文件进行归档、分类，才能有效地查询到所需的资料。所以，在工程管理资料的分类管理中，为了提高其规范性，必须按照相应的分类区间，将工程资料进行分类存放，一般需要分为施工材料、施工技术、施工图纸等几大类。整理完毕后，要及时装订成册，以保证不出现文件归档混乱的现象。
2.3健全竣工文件的档案管理机制
2.3.1建立竣工文件档案管理人才的教育培养机制
对专业和高水平的竣工文件档案管理人员，可根据不同情况，对其进行整合和整理，建立一套完整的竣工文件档案管理人员教育培训机制；对在职的竣工文件管理人员，应加强技能培训，形成一套完整的竣工文件管理人员教育培训机制。通过培训活动，使档案管理员能够不断巩固自己的档案资料管理技能，并为加强竣工文件档案整理工作提供支持。在对竣工文件、档案管理人员进行培训的过程中，应注重培养他们的现代化管理方法，提高在职竣工文件、档案管理人员的计算机使用技能，推动电子档案管理工作的全面开展。各建设单位之间应加强沟通与交流，以促进施工项目竣工文件档案管理人员的学习与交流，积极借鉴其他建设单位先进的竣工文件、档案整理经验，以切实促进竣工文件档案管理人员实际操作技能的提高。
2.3.2完善变更后的文件档案管理机制
档案资料的整理与整编，不能跟上实际工程变更的要求，造成竣工文件档案资料的整理滞后，不能满足工程使用的需要，是档案资料整理过程中容易出现的问题。鉴于工程竣工档案整理过程中存在的问题，施工单位应积极主动地完善变更后的工程档案管理机制。制作变更后的竣工文件时，应根据变更时间，编制竣工文件档案编号，并妥善保管。对于变更文件的数量要明确，这样有利于后期查询和使用。在编制变更文件后，应逐个检查变更单，以确保在制作完成图时不出现问题。对更改后的施工图纸，施工单位应进行重新绘制，最后形成竣工图。应严格控制竣工图的质量，各主体应对竣工图进行审核，确保与具体施工相一致。最好是建设者直接参与到竣工图的绘制过程中去，这样能使竣工图尽可能的还原施工现场的真实情况。
2.4及时收集技术资料,做好相关的记录
工程现场应及时收集施工技术资料，并根据资料的性质进行分类、整理和记录，以保证工程资料的真实性和完整性。项目资料的质量直接影响到竣工档案的完整、可靠，资料不实严重影响项目的竣工验收工作。如果在施工过程中出现质量问题，不仅不能帮助技术部门解决质量事故，反而会对后期工程施工造成很大影响。整理完成的资料需要根据现场的实际施工情况进行记录、整理及归档。完成资料整理时，最重要的是准确，在对现场实际情况进行划分时，需要分部门、分项目进行，现场施工记录资料要真实直观，不能随意改动和添加。为了保证记录材料的真实性和可靠性，现场施工时需对一些必要的隐蔽工程进行验收和闭水试验，并形成相关记录，并由现场人员签字确认。
结语
总之，完成文件与施工全过程有充分的关联，因此，做好竣工文件档案的整编整理工作，是一件非常重要的事情，所以，做好竣工文件档案的整编整理工作，具有十分重要的意义。对竣工文件进行整理整理，要提高对自身工作的重视程度，加强竣工文件档案管理的规范，形成一套高效的竣工文件立卷归档制度。
参考文献
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