张丹
51100219911103****，四川 内江 641000
摘要：现代企业在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及企业管理的方方面面，直接关系到企业发展的记录、企业决策的依据和企业发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代企业管理工作的重要组成部分。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。在此背景下，如何解决当前企业档案管理工作中存在的问题，并采取行之有效的措施加以改进，以充分发挥档案管理工作的积极作用，成为现代企业管理者必须重视的研究课题。
关键词：企业管理；档案管理；问题分析；措施研究
1档案管理的重要性
在信息化时代，进行档案管理的主要目的是将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需的信息，并通过档案获取发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效地节省，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高档案的安全性。
2档案管理中存在的不足
2.1没有正视档案管理的重要性
档案是企业在发展过程中的一笔重要财富，其中包含了企业的发展历程和日常生产活动情况，涵盖了人力资源、企业管理等方方面面的内容，并具有文书档案、技术档案等多种形式，在企业的发展过程中起了重要作用。但是，很多企业却没有充分重视档案的重要性，部分企业管理者较为重视企业的经济效益，工作重心也倾向于企业的经济发展，认为档案管理在企业中处于无足轻重的地位，档案管理人员也只是对档案进行整理、存放。由于部分企业没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案遗失等情况，可能为企业带来难以预料的损失。
2.2信息化管理存在不足
随着网络技术的发展，在企业的档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理过程中运用信息化技术具有便于保存信息、方便拷贝与抄送以及提升档案信息时效性等方面的优势，因此企业在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果没有妥善保存涉及企业核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案管理中的重要方面之一。
2.3管理机制不健全
虽然部分企业制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅流于表面，没有实际操作性。甚至部分企业是为了应付检查才制定应急预案，这些预案未能针对实践情况进行认真制定，因而很难在出现突发情况时发挥应有的作用。
3强化档案管理的措施
3.1充分运用现代化技术
档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置[5]。此外，档案室需要配备恒温、恒湿以及集消毒于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。档案室还需配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时采取措施。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案室的人员给予相应的权限。还需做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。
3.2提升档案管理人员的专业素质
新时期，企业档案管理效能的提升，离不开一支高素质、专业匹配的档案管理人员。为此，一是要设立档案管理岗位。明确企业档案管理岗位职责内容，根据企业档案管理数量及规模，配置一定数量的档案管理人员。二是要建立档案培训体系。从内容和形式等多方面，抓好企业档案岗位人员素能培训。在内容上，要合理安排专业知识培训，并适当安排计算机、大数据、云计算、云存储等信息技术内容教育，提升企业档案工作人员的综合业务素能培训。在形式上，要针对档案工作岗位的新进员工和老员工，采取差异化培训方式，培训方法上可采取外出学习、邀请专家讲座、讲座等。三是建立完善奖惩机制。建立健全完善的档案管理奖惩机制，既要加大奖励力度，树立正面引导功能；也要对不规范或不负责任行为进行惩处，畅通约束机制。
3.3改善档案管理条件
企业档案管理效能的提升，也是现代企业制度建立的内在要求。因此，企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升国企档案管理效能提供必要的技术支持。要根据企业档案管理实际需要，严格按照企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善企业档案管理软硬件条件。
3.4提高对档案管理工作的重视程度
企业管理者对档案管理工作的重视程度，是实现档案管理工作改进发展的思想基础。企业管理者要充分认识到档案管理工作对企业经营发展的重要意义，将档案管理工作视为现代企业管理的重要组成部分，合理设置相关部门和岗位，理顺档案管理工作在企业运行中的地位和关系。同时，还要加大对档案管理工作的投入力度，特别是在档案存储方面，要及时更新防潮、防火、防霉、防盗等设备，为高质量地开展档案管理工作提供坚实的硬件支撑。
3.5加强档案管理的制度建设
企业要在国家相关法律法规的基础上，结合本企业的实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度。一是要明确责任，将档案管理工作的各个环节落实到具体部门、岗位、个人，切实提高相关工作人员的积极性和主动性。二是要明晰流程，从档案资料的收集、整理、保存和提供四个方面，提出详细的工作要求规范，保证档案管理工作的平顺运转。三是要统一标准，让档案管理的各个工作环节都有据可依、有章可循，提高档案管理工作的严肃性，避免随意混乱情况的发生。四是要强化监管，定期对档案管理工作进行巡查，以便于及时发现和修正问题。
3.6优化档案服务质量
档案管理不仅仅是收集整理和保存档案资料，更重要的是要为企业提供优质的档案服务，把档案的价值充分发挥出来。因此，优化档案服务质量是企业档案管理工作改进的重点。一是要关注服务的便捷性，充分利用信息技术，做到及时更新数据，同时满足企业随时随地查阅档案的需要。二是要关注服务的共享性，尤其在大型企业集团内部，要建立起档案服务的信息化系统，实现档案信息的舒畅交流，提高企业工作效率。
4结束语
综上所述，时代的发展离不开创新，信息化时代的到来为档案管理工作提出了新的更高的要求。因此，企业在发展过程中需要重视档案管理工作，正视其中存在的不足，并进行针对性地完善，从而切实提升档案管理水平。
参考文献：
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[2]于春男.浅析强化档案工作规范化管理的措施[J].赤子,2019,000(008):178.
[3]林燕燕.如何加强企业档案管理信息化建设浅谈[J].兰台内外,2019,No.269(32):14-15.
[4]谢湛婷.提升企业档案管理水平的措施探讨[J].中外企业家,2019,No.642(16):117-117.