张小乐
国网山东省电力公司商河县供电公司 山东济南 251600
摘要：随着能源需求不断增加，供电企业的发展规模不断扩大，市场竞争力越来越强，企业之间的合作交流不断增多，供电企业在兼顾社会效益与经济效益的同时，也必须不断地提高自身的市场竞争力，企业发展涉及的范围领域在不断地扩大，保证企业有条不紊的发展节奏，做好企业的档案管理工作是供电企业持续发展面临的一个大的挑战。
关键词：数字时代；供电企业；档案管理信息化
供电企业的发展与社会能源的需求和供应密不可分，而随着社会能源的需求量越来越大，供电企业的发展也越来越快，而企业的管理更是为经济的发展提供后盾的保障。企业的档案管理工作也越来越复杂和庞大，人工档案管理出现的问题也越发重要。网络的普及和广泛应用、数字时代的来临为企业的档案管理提供了新的改革出路，档案管理的信息化具有使用和管理多方面的优势。而利用信息化的档案管理模式需要从意识、模式和水平几方面去提高。
1供电企业档案管理现状和优点
1.1档案管理体制
供电企业档案管理体制按行政区域划分，分为省、地市级和县级三个层次。其中，在省、地市级的供电企业有专职档案工作者并且设有档案室。其中，人事档案、供电合同客户档案的整理、保管和利用又分别由相关部门负责管理并设有单独的档案室。经过系统地管理与整合，基本实现了档案的集中管理。县级供电企业的档案一般由办公室人员兼职管理，不设专门档案室。
供电企业档案的管理者对档案工作十分重视，实行统一管理，并给予支持，将档案管理包含在企业发展规划中，实施有针对性的管理工作，定期评估；档案管理网络体系相对完善，档案工作责任人分工较为清晰；档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要。尤其是科技档案管理人员，所有工程项目开始时，编制《工程验收资料大纲》，跑工地、变电站跟踪各个基建项目实施，在做好本职工作的同时，积极指导基层单位、施工方的档案管理工作；督促、指导和规范企业各部门归档工作，有效地保证了各类档案的齐全完整；协助基层档案室进行档案工作达标，形成了以公司办综合档案室为主体的档案信息管理中心。
1.2供电企业档案管理信息化的优点
供电企业的档案管理实现信息化的目标有着诸多积极作用，信息化档案管理方式多样，能有效实现档案资源的共享，这对供电企业的档案利用和档案信息的交流有着促进作用。供电企业实现档案管理信息化后，就能实现不同部门之间的信息传递和使用，避免出现信息孤岛的现象。另外，供电企业档案管理信息化目标的实现，有助于档案管理标准化以及提高工作效率。传统的档案管理主要是纸质化的管理方式，人工进行检索和核对，工作效率比较低，而信息化的管理方式就能实现高效的检索，迅速找到档案资料信息。管理过程中能避免错漏问题发生，实现档案管理的标准化目标。同时，档案管理信息化也能保障档案信息的安全性，能将大数量的档案进行有效管理，形成网络式的档案储存进行云端备份，保障了档案信息的整体安全。
2数字时代下档案管理信息化存在的主要问题
2.1信息化意识不强
档案管理信息化意识不强烈，缺乏对管理信息化重要性的充分认识。虽说现在许多企业对档案信息的录入开始采用计算机技术，逐步迈向信息化发展，这对提高供电企业的生产管理效率迈出了标志性的一步，然而许多企业在对档案管理信息化的问题上并没有充分意识到其重要性所在，导致在信息化管理档案时处于被动的地位，为了顺应企业发展需要而片面地采用信息化管理的方式，拒绝主动对档案管理信息化技术加以创新和主动地研发，使其充分适应企业发展的具体实际，这是供电企业实现档案充分信息化的主要障碍。
2.2档案管理制度有待健全
供电企业档案管理工作的执行需要有相应的制度作为支持，这是保障档案管理规范化发展的重要举措。
而实际供电企业档案管理工作中，并没有注重制定完善针对的档案管理制度。供电企业的档案管理涉及面比较广，需要有详细的制度进行规制，将制度和实际的管理需求紧密结合起来，但在具体档案管理中一些领导层没有认识到档案管理制度的重要性，缺乏标准的规范作为规制，使得档案的管理相对混乱，这就使得档案管理的整体效率比较低。
2.3供电企业档案管理水平不高
当前供电企业的档案管理大部分仍以人工模式为主，尽管有些开始使用了计算机技术，但数字化程度并不高，人工管理还是主力军，而人工模式的档案管理水平有限，主要是存在于管理、使用和检索以及人员水平等方面。档案管理的数字化缺少长远计划性和宏观管理，使信息的录入和使用的时效较短，对于企业长期发展中的档案管理十分不利。而在使用信息时也往往会陷入被动，对于信息化的管理模式的被动接受使信息化的管理过程中缺乏主动的管理能力。而档案的检索采用了一定的数字化信息化管理模式，但目前的检索能力还无法实现完全的智能检索，对有些文件和资料的识别度还不够，仍需要人工辅助。而信息化档案管理的使用人员素质和水平也有待加强，对于信息化的录入、检索等工作的能力不够，责任心也不强。综合来看，当前供电企业的档案管理水平还需要有很大的提高。
2.4档案管理信息化程度低
数字时代供电企业的档案管理工作的执行，需要从多角度进行考虑，实现信息化的管理目标，这是提高档案管理质量和效率的基础条件。而在当前的一些供电企业档案管理工作执行过程中，并没有充分注重档案管理信息化，以及信息化程度比较低，没有结合实际档案管理信息化的需要进行制定管理目标。档案管理信息技术的应用中标准化不强、基础设施建设不完善等，这些都会影响档案管理的进一步发展。
3优化供电企业档案管理的信息化的措施
3.1建立开放的档案管理系统
数字化时代背景下供电企业档案管理实现信息化，是对传统档案管理模式的突破，为能提高档案管理的整体质量水平，就要注重建立开放的档案管理系统，减少人工管理的依赖。通过信息化管理的系统建设，树立档案管理信息化的观念，完善相应的数字化档案管理基础设施，为档案管理信息化发展打下坚实基础，只有如此才能真正促进档案管理质量水平的提升。档案管理的网络化是需要循序渐进的，要利用好网络技术的优势，结合供电企业自身的档案管理需要，明确档案信息管理要求，营造良好档案管理的环境。
3.2提高工作人员信息化水平
加强提高管理人员的能力水平和工作素质。档案管理的信息化不代表脱离人的管理，离不开管理人员的工作，而信息化的管理工作也对这些档案管理人员提出了更高的要求。首先是对档案管理的保密意识和责任心，然后是工作的水平和素质，不仅要求有较强的档案管理能力，熟悉档案管理工作，还需要有较高的计算机操作水平。结合各方面的素质要求，建立一支信息化的档案管理队伍。
3.3进一步完善档案信息数据库
数字时代供电企业的档案管理信息化目标的实现，需要从信息数据库的完善方面着手实施，提高档案管理的标准水平，做好信息数据库管理工作，采用先进设施设备和现代化信息技术录入方式，结合具体情况对档案信息数据库的更新工作做好，加强档案信息实用和时效性。要保障档案信息数据库的安全，提高档案管理人员的专业素质水平。
4结语
供电企业档案信息化管理工作是一个长期的过程，为了克服目前的恶性管理状态，企业必须要充分发挥创造力突破信息技术难题，同时加强对企业内部网络的安全性，防止企业内部重要信息泄露。这些都对供电企业的长期发展，提高企业竞争力有重要的意义。
参考文献
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