刘军
淮浙煤电公司顾北煤矿，安徽淮南 232001
摘要：办公室作为企业的枢纽部门，对于企业的发展具有重大的意义。办公室行政管理涉及繁杂琐碎的事务，而要想提高工作效率,必须在精心调研、不断总结办公经验的基础上实行精细化管理。办公室作为一个单位正常运转的重要部门,工作内容繁多、事项复杂,其办公的精细化不仅关系到办公室的工作效率,更关系着整个单位的科学化发展。鉴于此,本文就结合笔者相关工作经验，对办公室行政管理精细化的有效途径方面展开简要的探讨。
关键词：提升；办公室；精细化；途径
前言
办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。
1国企办公室推行工作管理精细化的必要性
国企办公室在管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的 质量和水平都有了明显提高。但用高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问 题和不足：一是忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、 责任淡化。工作流程不够精细，岗责体系不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付 性的工作，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能， 确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导和基层服务。
2提升办公室精细化管理的具体途径
2.1提高队伍整体素质
办公室工作的开展需要一流的工作队伍，而打造一支优秀的团队离不开学习和教育。一是加强精神理念教育。通过开展以“维护大局，团结协作，忠于职守，无私奉献，适应形势，勤俭好学，深人实际，求实创新”为主要内容的办公室精神教育活动，增强干部职工的“大局意识、服务意识、奉献意识、发展意识”，使办公室精神成为办公室人员工作创新发展的内在动力。二是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章，努力提高办公室工作人员把握政策的能力，服务经济和社会发展的能力，更好地发挥参谋辅政作用。三是加强业务学习培训。新形势的发展，对办公室工作人员的能力要求越来越高，因此，必须加大对办公室人员的业务学习和培训力度，采取举办公文知识培训班、计算机操作技能比赛等多种形式，达到“四会”（会网络、会公文、会表达、会协调），使办公室人员成为情通业务的“专才”，能写、能说、能协调的“通才”，以最短的时间、最小的成本高质量地完成各项工作，获得最大的成效。
2.2细化岗位设置，明确岗位职责
办公室的日常管理工作应当是最具时效性和针对性的，然而由于长期以来办公室岗位设置的随机性和任意性，造成办公室岗位职责设置在横向和纵向上出现重叠和衔接空隙的现象，这种现象的存在必然造成一些办公室事务的处理上同时可以由两个以上的岗位进行处理，在一定程度上造成人力成本的上升。更为严重的是，在这些事情办理过程中，一旦出现负面影响，很难追究某个岗位的责任，上述情况的出现在一定程度上影响着办公室工作人员工作的积极性和主动性，使得原本可以顺利完成的工作任务却不易完成，大大影响了办公室工作效率。除了横向业务上的重叠意外，还有就是纵向上职能分工不清。办公室日常的行政管理工作一方面做好横向诸多事务外，还有很重要的一部分工作就是做好领导交办的临时事务，为领导做好各项服务工作。由于办公室工作繁琐复杂，很多领导在安排工作任务的时候也常常是临时点将，难免会造成办公室工作出现或小或大的混乱，显得没有了章法。因此，办公室在设置岗位职责时就应当充分全面的考虑到办公室工作横纵向上的需求，根据不同岗位的工作性质，设置并细化岗位职责，同时指定专人搞好办公室为领导服务的工作，实现办公室工作由复杂到简单，由混乱到有序的改观，进而提高办公室工作的针对性、时效性，
2.3完善制度，强化考核
要对办文、办事、办会、信访、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立工作日志制度。通过建立工作日志，提高办公室干部统筹安排工 作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、 参观、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。
2.4建设精细化企业文化
企业要实现行政管理工作的精细化，必须在企业中营造精细化企业文化。长久以来，办公室行政管理效率不高，且管理中没有量化与标准化的内容，造成企业管理中成本效益没有得到体现。营造精细化企业文化，有利于在企业行政管理工作中建立标准化与流程化管理方式。建设精细化企业文化，要努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质，要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程，强调办公室工作的精品意识，从而使办公室成员在工作中养成精细化思想，使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变，进而提高精细化水平。
2.5 切实提升服务水平
在服务方面，善于变被动为主动，对一些常规性规律性、阶段性等确定性工作，主动着手，提前准备；对临时交办的任务、应急事情和突发事情等非确定性工作，要灵活应变，忙而不乱，把问题想在先，把工作做在前，以认真、再认真的态度，把每一件事情做细做实做到位，交一份满意的答卷。特别是在事项督办方面，严格按照时限要求，认真细致地督办，对已完成的，要认真核查完成质量，对未完成的，要仔细查明滞后原因，做到件件有着落，事事有回音。在事务服务方面，办公室担负着机关后勤保障职能，看似很小，如果没办好或办的不及时，就可能影响机关工作的正常有序运转，甚至引起混乱，必须认真考虑和处理好后勤管理方面每一个细小环节，要超前发现问题，及时处理和解决问题，提供周到细致的服务，提高办事效率，发挥好后勤保障作用。
3结束语
总之，办公室在企业日常经营中占有重要的位置，通过开展办公室的精细化管理可促进企业行政工作的有效开展，对企业的持续发展有着十分重要的作用。同时，通过开展办公室的精细化管理可显著提高员工的工作效率，降低经营的成本，从而全面提升其管理水平。
参考文献
[1]陈亚娥.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2017，27（04）：46.
[2]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察，2017，29（32）：77-78.