毕思
云南秀川水利水电勘察设计有限公司 云南 昆明 650021
摘要：在企业发展中，档案工作非常重要，是企业资产的重要组成部分，做好中小企业档案工作，必须提升中小企业对档案工作的认同感，引导强化档案内部管理，规范实现档案工作的自我约束，鼓励实现档案管理方式的创新，充分发挥档案人员的积极性。
关键词：中小企业；档案；工作；思考
引言
企业档案管理在企业发展的过程中有着极为重要的效用，一个企业的发展过程在企业档案中被清晰地进行记录，尤其是技术创新以及企业改革等关键举措也会被企业档案记录在其中，企业的销售以及货源等都会在企业档案信息中进行记录，因此档案管理在企业未来的发展中有着积极的作用。作为企业极其关键的管理工作形式以及重点内容，档案管理在企业建立时就应该随之出现。当企业发展步入现代化管理阶段，档案管理也会随之同步进行。现代企业制度下的档案管理不单单在方式以及技术上有着面向电子化的高效的特征，并且促使企业档案的价值再次显露，直接与企业未来的发展息息相关，是企业在未来发展的核心工作。
1企业档案管理普遍存在的问题
1.1思想观念落后
企业作为经济组织，其一切经营管理活动以营利为首要目标。部分企业领导认为档案工作不像科研、生产、经营可以直接创造经济效益，对档案工作的关注和投入少，致使档案工作设备陈旧、档案经费迟迟不到位、档案工作人员配备不足；档案工作未纳入员工岗位责任制，同时缺乏经济考核指标，故企业员工认为档案工作与自己无关，自然不主动归档，不积极配合档案部门工作；档案工作人员常抱怨领导对档案工作不够重视，抱着“不求有功但求无过”的保守不作为的心态，导致档案工作远远落后于企业的其他各项工作。
1.2管理素质有限
由于企业对于档案管理工作重视程度不高，导致档案管理工作边缘化，甚至被视为企业“养老”部门，专业档案管理专业毕业人数不多，导致企业内部档案管理工作效果受到影响。随着档案管理创新实践改革工作推进，企业档案管理工作朝向信息化、科技化发展，档案管理人员素质明显满足不了企业新时代发展需求。现有档案管理人员法制意识不高，没有从法律角度思考过档案管理工作，并缺乏应用信息技术开展档案管理工作的能力，无法适应新时期档案管理改革新趋势。
1.3信息管理规划不清晰
企业档案管理工作直接影响企业的发展，需要长时间管理与应用，所以必须注重信息化建设工作规划。未做好前期规划工作，将会极大影响档案管理工作的针对性，降低管理效率和质量。当管理人员缺乏责任意识时，也会影响信息化建设工作的发展，不仅浪费人员精力，还会导致档案管理效果不佳。
2提升中小企业档案管理工作水平的对策
2.1建立企业档案管理网络
形成以档案室为中心、企业各职能部门和所属分支机构的层级管理网络。在档案管理网络中，明确档案管理责任范围，确定各工作人员的业务范围，既各司其职、各负其责，又互相支持、密切配合，以各职能部门划分管理单位。各职能部门妥善保管日常工作中形成的文件材料，根据企业统一的归档制度，严格做好职责范围内的档案整理工作，及时将档案信息录入电脑管理，建立企业档案数据库。形成的档案要定期移交至档案室，实现企业档案的集中统一管理。
2.2培养优秀的档案管理团队
随着我国社会的飞速进步，老旧观念、滞后制度与社会发展脚步不够契合。
并且档案管理工作比较复杂，这就要求负责此工作的专业职员在受过专业培训后可以迅速掌握政治方向，具有极强的对有关概念的掌握能力。对于档案管理工作来讲，工作人员必须具有良好的专业素养，并且对最新的专业知识进行学习也是平日的任务重点。通过对此岗位工作者展开培训，强化职员的政治观念，提升职员的政治素养，加强职员的法律观念，并且经过培训帮助职员掌握丰富的专业知识，保证档案管理工作的合规性。
2.3建立企业档案信息化风险防控体系
在档案信息化的进程中，信息安全是重中之重，建立档案信息化风险防控体系是集团发展的必要措施。首先，要合理维护硬件设备。计算机、服务器等硬件设备作为集团员工接触信息的媒介，在使用过程中应该确保信息从服务器到终端的顺畅。特别是要加强对服务器的维护，实时监测机房的温度，并定期对线路进行维修检查，避免线路老化造成信息传输不通畅甚至因短路引发的火灾。其次，应加强企业内部人员的职业道德修养，防范企业内部的腐败，可以和一些档案管理人员签署保密责任书，也可以和第三方大数据平台合作，依托大数据技术对一些风险行为进行预警。例如发现一些员工反常地下载大量企业数据时就可以及时跟进和审查，有效预防信息泄露事故发生。
2.4整合档案信息资源
企业档案工作的任务是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，企业档案工作的目标是满足企业证据、法律责任和信息的需求，这一目标是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作的方向。目前，大多企业档案管理模式为档案分散管理模式和档案集中管理模式，但这两种管理模式所提供信息的均局限于档案信息，均难以满足企业对各种信息的需求，所以实施档案信息资源整合事项，即信息一体化的管理势在必行。所谓信息一体化管理就是集档案、情报、资料、知识等各种信息资源于一体的管理，建立企业信息管理中心，以实现满足企业证据、法律责任和信息的需求的目标。
2.5服务创新工作
在新时代下，企业对于档案管理工作时效性、服务性均提出了更高要求。档案管理过程中，也应该树立新型工作理念。具体情况如下：（1）便捷性服务。档案管理开展过程中要具有便捷性优势，方便企业职工查阅档案信息，解决时空限制问题；（2）高效性服务。档案是企业决策的重要依据信息，档案内容与时俱进，涉及内容愈加全面，其应用价值也就更高，因此档案管理工作也应该更加高效，及时更新数据，满足时效性需求；（3）共享性服务。部分企业规模大，并包含了多个子公司，因此在构建档案管理内容时，应该考虑企业之间的内部联系，建立共享资源数据库，扩大档案辐射范围价值。
2.6注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理
在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。
结语
总之，中小企业要完善档案管理工作制度，建立档案管理网络，确保做到归档及时完整、保管规范有序、使用快捷便利，基本实现档案管理规范化、制度化、标准化和现代化，促进中小企业档案工作发展与经营管理深度融合。
参考文献
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