高 山
中国铁路西安局集团有限公司工程管理所 陕西 西安 710000
摘 要：本文对合同倒签的情形、发生的原因和存在的风险进行探讨，提出防范合同倒签的具体措施。
关键词：合同倒签；风险；合同管理
1、合同倒签的主要情形
1.1 在履行过程中签订的合同。由于双方没有在履约之前通过书面形式对合同当事人的权利义务进行固化，没有对价款、质量标准、双方责任承担等重要条款作出书面约定，如果对约定事项的履行各有理解，就容易引发法律纠纷，同时对合同的继续履行造成障碍。
1.2 是合同已经履行完毕，企业为结算付款而倒签合同，也可称为补签合同。此时由于合同已履行完毕，相对而言风险较小，但也扰乱了企业内部的管理秩序。
由此可见，合同倒签的风险在于法律纠纷，也在于对企业内部管理具有较大影响。
2、合同倒签的原因分析
2.1 法律意识不到位
如果承办人员主观上认为合同签订的目的就是为了财务部门进行结算，认识不到审查合同主体、形式、内容、订立程序是否合法的重要性，对合同缺失导致的损害后果不重视，在合同起草、材料送审、对方单位资格审查等方面不及时、不严谨，便容易在“先履行、后签合同”的惯性思维下造成合同倒签。
2.2 管理要求未有效落实
铁路制定了较为严格的合同管理制度，如规定合同签订前应先确定项目是否需要立项，需立项的项目应当通过立项审批，有特殊要求的还应符合相关要求；规定合同签订前应当履行相关的重大事项决策、招投标、担保程序等。
2.3 合同联签审查环节迟滞
铁路企业合同的签订实行联签审查制度，充分利用法律事务管理信息系统执行合同签订流程，各部门联签、法律事务合同管理部门审核、领导审批等多重环节。
3、合同倒签存在的风险
3.1 管理风险
合同倒签的行为违反企业管理制度，使合同项目前期调研、决策讨论、当事人谈判、合同条款审核等程序无法正常运行，各部门审查联签制度无法发挥作用，合同审批流于形式，造成合同管理上的漏洞，直接影响企业正常的管理秩序。
3.2 法律风险
由于没有签订书面合同，如果双方存在分歧且无法通过倒签合同加以补正，就会引起法律纠纷。以施工合同为例：双方没有签订书面合同，在开工或完工后的合同倒签过程中，一旦双方对合同价款、工程量、工程质量等发生争议，自身权益的维护就会受到影响。如施工期间发生人身损害事件，以及施工单位应当招标而未招标或者中标无效，转包、违法分包、不具备施工资质等级致使合同无效等情形，都会对建设单位的权益维护造成影响。
3.3 财务风险
倒签合同存在较大的财务风险，主要有以下三个方面：一是由于合同先履行、后签订”,合同中的质保金、违约条款难以实际履行，质保条款的约定流于形式，质保责任难以追究；二是合同履行完毕后，因未按要求签订合同，影响企业财务预算执行进度以及成本列支工作；三是由于财务不能及时入账，财务部门的成本、应付账款等财务报表不能真实体现企业财务状况，容易引发财务信息与实际信息不匹配，导致会计信息失真。
3.4 审计风险
铁路企业在合同管理制度中明确规定了合同的立项、联签、审批、用印、履行等环节，划分了承办部门、合同管理部门的职责和权限。倒签合同无论是否造成了实际损害，都会导致企业内控制度的执行偏差，在审计工作检查中面临违规风险。
4、合同倒签的风险防范措施
4.1 强化依法治企意识，明晰合同倒签风险
一是加强对企业领导人员的法治教育，通过“以案说法”等形式，说明合同倒签可能引发的严重后果，增强领导人员的依法管理意识，及早对经济事项进行研究决策，从源头上杜绝合同倒签。二是加强对专兼职法律人员的培训教育，通过举办各项专业培训班、制定法律事务工作指引手册、交流座谈等方式，使法律人员提高法律意识及专业能力，发挥好解决合同倒签问题的专业管理作用。三是通过法律知识宣讲，使企业全员能够真正认识到合同管理工作的重要性，在业务管理、合同审查等各环节有效形成合力，共同防范合同倒签问题。
4.2 健全完善相关制度，加强合同规范管理
一是结合企业实际，推进合同管理规范化、标准化建设工作。对合同审查工作的原则和流程、合同事项形式审查、文本实质审查、用印审查等各个环节作出详细、可操作性强的规定，明确审查时限要求提高合同审查效率。二是完善招投标管理制度，明确规范物资采购、施工等项目参建选取的方式，界定招标项目标准、单一来源采购适用条件、询价采购适用条件，健全集体决策制度；根据上述不同的决策方式应合理估算安排前置时间，及时启动相应程序。三是优化合同审查、财务结算等流程，确保各归口管理部门职责明确、相互配合。四是完善考核问责机制，企业应对合同签订履行情况定期分析统计，对合同倒签问题落实相应的追责考核，做到奖罚分明。四是针对基层单位兼职法律人员专业能力弱的现实问题，企业应当结合实际需求以及行业特点，定期拟定、梳理、优化合同标准文本、示范文本，确定最基本的履约主体、标的、数量、权责分配、免责事项、争议解决、法律适用等条款，方便业务承办人员从源头上拟定出规范的合同文本，减轻合同管理员的工作强度，有效地提高合同审查效率。
4.3 积极履职担责，有效形成管理合力
一是合同管理部门要切实担责，强化岗位履职，多看流程、多沟通、多提示，减少由于承办人员不及时启动合同流程、业务审核部门及主管领导未及时审核导致的倒签合同现象 二是业务、财务等审查部门要密切配合，加快合同审查效率。在遇到特殊情况确需先履行、后签合同时，各部门要加强沟通协调，确保后续内部管理合规性。三是完善招投标管理制度，健全集体决策制度。四是优化合同审查流程，确保各归口管理部门职责明确、相互配合。五是完善考核问责机制，部门应对合同签订履行情况定期分析统计，对合同倒签问题落实相应的追责考核，做到奖罚分明。五是针对法律事务专业能力弱的现实问题，部门应当结合实际需求以及建设特点，定期拟定、梳理、优化合同标准文本、示范文本，确定最基本的履约主体、标的、数量、双方职责、质量要求、争议解决等条款，方便承办人员从源头上修改完善规范的合同文本，减轻合同管理员的工作强度，有效地提高合同审查效率。
4.4 做好施工现场资料收集，强化相关风险防范
合同倒签存在一定的法律风险，在发生合同倒签问题后，必须做好相关证据的收集保存。一是要注意项目先履行期间实际履行证据材料的收集和保存，特别是要保留好合同签署前双方往来文电数据资料、聊天记录和财务单据等，证据是后续认定双方权利义务的关键因素。二是承办部门应当按照一事一档的原则，对履行完毕的合同正本及合同审查表、对方资质证明等合同签订履行全过程的资料进行立卷归档，建立合同档案。三是应当安排相关部门的人员对涉及的其他合同资料妥善保管，以防范发生争议时产生证据支撑不足的风险。
4.5 利用信息化手段，提高联签审查效率
加快推进合同信息化建设，充分利用合同管理信息化系统平台，提高合同审批效率。开发合同信息系统的自动提醒功能、移动端平台办公功能，确保能够及时处理合同事宜，避免审查人员外出造成合同流程搁置，从而有效缩短合同的流转时间，提高审查效率。
5、结束语
合同管理是企业的一项重要基础工作，合同作为企业开展各类经济事项的重要手段，不仅是财务结算的依据，更是防控施工风险的有力保障。合同倒签存在较大的风险，在不得不先实施经济事项来实现交易目的时，企业必须结合实际情况，落实好风险防范措施，切实提升对合同倒签的法律风险防范能力。
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