都柏
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摘要:档案数字化是指用现代计算机数据处理手段对档案目录及全文进行数字化存储、检索及提供利用。因此对数字化档案信息的采集、管理的规范化也就成为档案基础建设的一个核心问题。本文针对电力档案数字化编研的发展现状及重要性进行分析，为电力档案数字化编研的发展提供参考资料。
关键词:信息时代;电力档案;数字化编研发展;数字化编研重要性
档案一般由载体与内容两个部分组成。档案工作本质上是数字化工作。传统的档案工作是连同载体的档案数字化工作,是局限于以全宗为原则的,以机构、年代、专题等为单元的狭隘范畴内的档案管理;其整理编目是通过在全宗范围内,按分类大纲进行分类→组成案卷→编制检索目录等过程来实现的;档案利用服务则是根据“编目”提供卷、件为单位的原件。由此可见,传统的档案管理工作相当繁琐,而能提供的档案信息范围却很小(自己的全宗域内),且借阅利用必须到档案室才能进行,又只能局限于一个人利用,还会给原件造成损坏等。显然,传统的档案管理模式,使得档案工作低效、繁忙,且档案原件的安全性得不到可靠的保障。
1新时期电力档案数字化编研的发展
1.1档案编研载体从有形实体向虚拟网络转变
传统的档案编研，一般是借助纸质的档案文件展开的，而在信息化时代，电力档案已经从传统的以纸张为媒介的记录手段转为以计算机网络、服务器和数据库为基础的信息化档案管理体系，因此，我们档案编研的载体就从传统的有形实体转变为依托于电力档案系统的虚拟网络。电力档案管理系统相比于传统的有形实体的档案，不仅调取更加容易，而且即便数据反复调取应用只要没有发生误删或者系统故障，档案的编研都不会给数据的质量和储存条件带来影响。
1.2档案编研工作由半封闭系统向开放系统转变
电力档案数字化，改变了电力档案的存储和调取方式，因而当用户想要调用电力档案时，只要有账户和密码就能够实现随时随地的调取。电力档案的数字化使档案编研者与使用者的沟通成为了可能。利用互联网，档案编研者能够实现和使用者的即时沟通，使档案编研工作从原本的半封闭形式转为开放的互动模式，从而使档案编研者的档案编研工作能够更加符合使用者的使用需求。应用互联网技术，使用者还能对档案编研者的编研工作进行实时的监督和指导，保为编研者提供材料线索并指出汇编中的错漏，不仅能够提升档案编研的工作效率，还有效的提升了档案编研工作由于编研者疏忽导致的重要材料的遗漏。
1.3档案编研形式从单一向多样化转变
传统的电力企业档案编研多以较为单一的形式出现，或以文字为主，辅之以少量的图片；或以声像为主，辅之以少量的文字说明。很难满足利用者的需求，依托信息化编辑技术支撑，企业档案的编研手段得到了极大的丰富，档案编研成果形式实现了历史性的转变。如：它能以超文本链接的方式存取互联网的信息文档，并支持图形、声音和视频以及文本，从而为声音、图像、动画以及文本等相互分割的媒体的融合提供了技术上的支持，这就使档案编研做到了文字、声音、影像、图片等多种形式并用，提高档案编研的质量。
而在电力档案数字化编研的发展方面，应该抓好下面的两个关键关节：
（1）网络安全对信息数字化的影响
这一环节档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。随着计算机技术的发展,网络安全已经有了包括软、硬件技术在内的多种防范措施,诸如:系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等等。档案工作者今天的重要责任,不再是仅仅对档案原件的安全、完整负责,可能更重要的是对网络安全的维护与保证。档案管理人员在运用微机做报表、报告,编写上报工作过程中,电子数据可能存在丢失信息或计算机系统内的数据非故意的改变或漏失,可能由于技术错误,数据系统和其他某些部分不相容,导致数据遗漏或丢失,也可能是由于同外部系统相连接引起的,还可能是由于故意或疏忽所造成的外部数据进入引起的,如個人数据可能被“黑客”非法得到等等。
档案管理人员要能熟练应对上述各种情况的发生,这在客观上就要求了档案人员应具备计算机的专业知识,对档案人员的自身素质提出了较高的要求。
（2）电力部门档案人员影响
在电力部门的档案管理人员进行相应的编研过程中，既要有相关的档案业务人员进行配合工作，也要求档案管理人员具有良好的知识基础。在实际的业务操作过程中，档案管理人员在充分听取了有关业务人员的专业意见的基础上，利用自身的专业基础和知识素养的支持去阅读和分析相关的业务技术内容和工作总结。只有这样才能恰当地采取正确的手段和方法去反映相关的管理工作的技术特点和操作内容，进而为选择科学合理的编研题目和相应的档案管理工作手段类型、完成对电力档案信息的编译和安全性加工、开发出档案信息资源和管理人力资源的最大潜能提供重要的指导。例如，档案管理人员应该对各种安全工作的法规定和相应的工作环节的运行情况、工程安全的基本工作原理和实际的工作技术和工作流程等有一个具体科学的认识。
2电力档案编研的重要性
2.1强化档案管理工作
电力档案数字化系统，是信息技术和电力档案管理体系结合的优越系统，利用电力档案数字系统，我们能够极大的促进电力档案管理的效率。
数字档案管理系统具有技术先进、功能齐全、数据稳定和及时满足客户的档案信息工作要求等各个方面的主要优点。而另一方面，纸质的档案则要受到保管储存条件、保管时间和周边的环境情况的制约。于此同时，纸质档案也会随着时间的迁移而导致受潮而出现档案文件的字迹不清的情况，最终给档案的安全性带来不利的影响。通过对数字化编研手段，电力档案的相关文书资料可以通过实时的网络渠道和数据库共享路径去实现资源的分享。在实现远程在线查询和翻阅的基础上，电力职工不仅可以浏览到本部门的相关技术性档案文件，也可以对联网单位的文件实行实时的查询，从而促进了档案存储信息的数字化传播。
2.2提高电力档案管理的信息化水平
电力档案数字化编研可以通过收集整理各种原始数据，集中收藏保管，并刻录成光盘，建成数据库。应用网络技术，提供全系统利用，形成信息资源的共享。实现远程在线查阅功能，电力企业职工不仅可以查询本单位的档案文件，而且可以查询联网单位的档案文件，从而达到了档案信息存储和处理数字化、收集与传递网络化的目标。
2.3提高编纂图书资料的权威性和客观性
传统电力档案数字化编研，对数据和资料的调用过程是松散的、缺乏系统性的，基于电力档案的数字化编研，能够提升档案编研的系统性和科学性，通过数字化档案系统，我们更容易得到细致、准确、客观的数据，使电力档案数字化编研中编纂的图书和资料中的数据更加细致、立体，提升电力档案编研图书资料的权威性和客观性。
3结论
网络电子信息技术的应用也已经广泛地渗透到各个社会经济领域和各个社会行业，其技术的配套和应用在各个行业所占的地位越来越重要。随着信息技术的发展，电力档案管理实现了初步的信息化。然而电力系统档案数字化是一项长期的艰苦工作,短时间内实现全部档案数字化是不太可能的,非数字化档案与数字化档案并存的情况将在很长一段时间内存在。因此各电力系统单位需要根据实际工作的需要以及馆藏档案的特点选择数字化的范围,制订整体规划,分阶段实施,为电力系统档案数字化建设打下坚实的基础。另外电力部门探索相应的档案编研工作的计算机技术网络化发展的趋势及其重要性，从而寻找出档案编制管理的信息化、科技化和数字化的发展轨道成为其今后稳定和纵深发展的重要考虑方面。
参考文献
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