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科研档案管理工作对医疗机构科研发展的影响研究

发表时间：2021/4/14 来源：《中国科技信息》2021年4月作者：陈艳兰

[导读] 科技创新推动着产业革命的迅猛发展，科研人员是科技创新的源泉，肩负着推动国家创新发展的使命。但由于种种原因，近年来科研诚信问题成为困扰科技发展的因素之一，而且有愈演愈烈的趋势，网络曝光的论文造假等现象层出不穷，医机构成为此次网格事件的重灾区，严重影响我国的国际声誉和科技工作者的积极性。国家科技部等多部委联合出台关于科研诚信的管理细则和实施意见。国内医疗机构以此为契机，探索以建立科研诚信档案的方式规范

湖北省中医院陈艳兰 430070

摘要：科技创新推动着产业革命的迅猛发展，科研人员是科技创新的源泉，肩负着推动国家创新发展的使命。但由于种种原因，近年来科研诚信问题成为困扰科技发展的因素之一，而且有愈演愈烈的趋势，网络曝光的论文造假等现象层出不穷，医机构成为此次网格事件的重灾区，严重影响我国的国际声誉和科技工作者的积极性。国家科技部等多部委联合出台关于科研诚信的管理细则和实施意见。国内医疗机构以此为契机，探索以建立科研诚信档案的方式规范科研行为、远离学术不端。
关键词：档案；管理；医疗机构；科研发展；影响；研究
        引言
        当前，随着数字时代的高速发展，档案信息来源多元化、碎片化以及档案工作内容的增加、档案工作趋于复杂化等情况，对档案管理工作提出了更多更高更新的要求。笔者试分析我院的科研档案管理工作现状，论述如何推进医院信息化，改进医院档案管理工作。
        1.科研不端行为产生的原因
        科研诚信问题产生的原因[2]：（1）体制方面的原因，主要包括：①科研绩效评估体系偏颇②科研过程监管缺失；③科研分配比例失衡；④缺乏强有力的监管、惩戒机制等原因。（2）个人方面的原因，主要包括：职称评审压力、科研竞争环境压力、对于荣誉的热衷、绩效考核压力；导师不负责任，放任学生或助手发表有不端行为的成果；领导行政事务或社会活动太多，无暇对研究成果进行审核，学生毕业压力、科研人员项目需要等种种原因。导致出现科研不端行为，为避免出现以上行为，科研诚信档案成为遏制上述现象的利器。
        2.医院科研档案的特点
        科研档案是公立医院的重要文件材料，既见证了医院的历史，又记载了所有重大事件，主要体现出规范性和服务性、分散性的特点[1]。一方面，很多文书档案都是公立医院领导层的公文，管理这些公文是提高科研档案管理质量的中心，主要通过纸张、字迹、传递、检查等管理流程体现出规范性特点。另一方面，科研档案的作用主要在于为公立医院的领导者、管理者提供决策参考或工作指导，可以通过其服务性特点帮助领导层、管理层提高工作效率，同时依靠信息化管理为病患提供便捷的档案查询服务。此外，公立医院科研档案管理质量和档案部门接收文书材料的完整程度、齐全程度有直接关联，而科研档案存在分散性的特点，各个职能部门、科室都有大量科研档案。这种分散分布增加了管理难度，容易发生档案收集不全的现象。鉴于此，公立医院档案管理人员只有严格依据科研档案的特点开展管理工作，设立档案管理负责制，将责任落实到人头，才能完整收集科研档案，提升科研档案管理质量。
        3.档案管理的现状分析
        3.1医院档案管理没有充分认识到信息化重要性
        医院档案管理对信息化发展认识不足，很多医院没有认识到大数据背景下信息化技术对医院档案管理的重要性，没有认识到信息化发展的大趋势，大数据在各个行业中的广泛渗透和积极作用。造成很多医院档案管理没有推动信息化改革，未能利用大数据来服务档案管理。在档案管理人才选拔方面没有考虑技术、大数据等方面的要求，医院档案管理人才整体质量不高，学历水平较低，缺乏必要的信息技术学习经历和专业技能，尤其是不能充分利用大数据技术来更好的服务档案管理。同时，管理者由于缺乏这方面的知识，也就没有更多精力去研究大数据背景下档案管理信息化发展的现状和未来趋势，造成很多医院档案管理的信息化技术水平非常低，跟不上当前信息化技术进步和大数据时代的发展车轮。
        3.2缺乏顶层设计
        作为医院整体管理工作的基础，档案的分类与收集管理更多是围绕医疗、教学和科研工作进行。即便开展了医务社会工作这项内容，也是围绕各自行政职能部门的档案进行归纳整理，由一些承担工作的职能部门来负责信息采集和档案管理，并没有纳入到医院整体的档案管理工作中来。另外，有的医院对医务社会工作的档案管理制度建立的整体环境和发展空间把控不够，甚至将此项工作边缘化。
        3.3档案人才队伍培养力度不足
        由于我院档案人才配备不足，纸质科研档案归档任务重，档案人员推进档案信息化建设的精力不足。同时，数字时代对档案管理工作人员的综合素质提出了较高要求，档案管理人员既要掌握传统的纸质档案管理方法理论，也要掌握档案信息化相关概念和计算机技术。目前医院档案人员的综合素质仍需要提高。较为熟练业务的档案人员，对信息化管理理念认识不足，没有充分认识到信息技术应用于科研档案管理的积极作用，或者是认识到了信息化的重要性，却对信息化的接受较为吃力缓慢。年纪较轻的档案人员的信息化意识强，计算机水高，但档案管理经验不够丰富，档案基础还较为薄弱，对于电子档案整理归档的理解不到位。因此在科研档案的整理归档上，仍然采用传统的纸质档案整理归档的经验和方法，阻碍了档案信息化的进一步推进，导致医院档案信息化进程相对滞后的情况。
        4科研档案管理工作优化措施
        4.1强管理者对档案管理的重视
        对于医疗工作者来说，他们普遍存在对档案管理缺乏重视的问题，认为档案管理就是保存和收集资料，是一种机械式的工作，并不能为单位创造效益或提高工作效率。部分单位在管理档案时只关注档案是否泄密、丢失等。这种传统的档案管理模式早已不能满足档案管理的新要求了。随着不断深入的医疗体制改革，医疗卫生的各项工作都在发生变化。

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传统的档案管理模式不利于档案工作的发展。医疗机构档案管理的重点是建立科学、完整的档案管理体系，以满足医院档案信息的利用和需求。想要改变目前档案管理的不足，单位领导者首先就需要加强重视，从而引导档案人员积极地投身工作。对于医疗机构来说，管理者需要重视档案管理工作，推动单位改革档案管理方式。因此，医疗卫生档案管理工作顺利开展的前提就是领导层的重视。
        4.2合理利用大环境综合优势
        医院档案部门应顺应大环境下的信息化发展、智慧医院以及海南自由贸易港建设之势，利用与中南大学湘雅医学院、复旦大学附属华山医院、海南大学等依托共建单位的合作关系，加强档案业务方面的交流学习，利用其先进理念、优势技术等促进医院档案信息化建设的发展。面对数字时代的挑战，医院档案工作者应在各项制度规定的指导下，加强档案业务学习，巩固档案基础，学习更新信息化数字化知识，加强与各部门人员的沟通交流，利用好自身优势，具备过硬的业务水平、管理水平和技术水平，持续改进纸质档案管理工作，逐步推进档案信息化建设和电子档案管理工作，以提升医院档案管理工作整体水平。
        4.3构建更加完善的档案管理体系
        档案管理要发挥信息技术优势，就要构建更加完善的档案管理体系。医院档案管理部门结合自身实际，要充分重视档案的价值，并在档案管理中发挥信息技术优势，做好每一个管理环节，在档案的资料完善、分类、汇总，分析等方面都能更好地发挥其价值和作用。要推动档案管理的现代化，要适应新技术背景下的档案管理，要真正发挥档案的价值和作用，制定适应大数据和信息化技术的制度和运营机制。让管理人员能够依照相关的制度或程序来操作，提高档案的管理效率。构建档案管理人才优化机制，大数据背景下，医院档案管理信息化建设要完善管理体系，需要在人才方面构建更加完善的管理机制。必须对档案人才加大技术培训，实现能力和业务升级，以此来更好的适应大数据背景下的信息化档案管理特点。根据管理需要，对现有的档案管理人才做好优化，引进更先进的信息化管理人才，推动医院档案管理的信息化发展。结合经营管理实际，做好医院档案管理的共享，确保各个部门能够随时调用医院的档案，还能对医院的档案做好综合分析，根据医院接诊数量、患者类、病种不同阶段的治疗方案进行分类研究，以此来总结和探究患者的病情、特定治疗方法的变化特点，研究更适宜医院患者的治疗方案。根据医院所服务的区域群体群众特点，做好有针对性的健康教育和医疗卫生宣传，用更加可靠的档案信息和数据来为群众做好健康指导。同时，开展相应的医疗课题研究，以此来针对医院治疗等方面进行更多的突破性研究，服务医学进步。
        4.4加强公立医院科研档案挖掘与利用
        科研档案资源是公立医院的战略性资料，是公立医院发展成果的结晶，对科研档案的挖掘与利用是公立医院科研档案管理工作的终极目的。在挖掘文书档案的内在价值时，要把重点放在公立医院行政管理、重点项目、重大事件、会计凭证、科室文化、科学技术等档案资源的利用上，从中挖掘、凝练对公立医院管理优化及医疗技术水平提升有利的决策支持信息，提高档案利用潜力。档案管理人员还要提醒各部门、科室的人员不断更新科研档案材料，保证科研档案信息和数据的实时性，利用现代化手段提升科研档案信息利用质量[5]。平时要注意拓展各部门、科室的文书档案资源，自觉挖掘档案利用潜能。在科研档案利用中可以对查阅的档案信息进行适时响应、脱机处理，摆脱空间的限制，确保查全率、查准率较高；利用宽广的网络服务平台，了解各部门、科室收集科研档案的情况和最快、最新的科研档案信息利用动态，基于智能化办公系统规范科研档案信息利用流程，控制好审批权限，在为领导层、管理层提供所需科研档案信息的同时保证档案的保密性。
        4.5完善人力资源信息管理系统、
        科技期刊数据系统、科技期刊学术不端文献检测系统等信息化手段，建立全覆盖、相互引证的证据链，为确保科研档案的准确性、真实性提强有力的支撑。一方面医院召开专项科研诚信培训会，宣传科研诚信的重要性和学术不端的危害，形成全院对学术不端人人喊打的局面；同时，建立健全对可疑学术不端行为的专家审查机制，保障涉事方申诉的权利，确保调查公平公正；另一方面，对学术不端行为进行顶格处罚，这些处罚涉及到项目申报、职称晋升、评优评先等各个层面，因处罚的影响深远，远大于其获得的收益，对学术不端行为形成全面威慑，为树立风清气正的良好学术氛围发挥重要作用，为我国实现科技创新强国梦提供有力保障。
        结束语
        医院实践结果表明，加强科研档案管理工作，使得医院在科研项目申报数得到显著的提升，但整体的立项率没有降低，表明在申报数目增加的同时，院的项目质量及水平并没有降低。同时，医院申报省级及国家级课题数较前明显增多，虽然省级及以上科研项目立项率较前稍降低，但这是医院同仁积极尝试向高级别科研项目立项迈进的一个必经过程。总体而言，医院科研档案管理工作的开展在一定程度上刺激了医院科研的积极性，在为科研项目提供便利的同时，也为科研项目的开展提供了支撑和协助。
参考文献
[1]朱晓伟.医院科研档案管理现状及优化对策[J].陕西档案,2018(05):33.
[2]王鸣茜,彭芳.新医改视角下医院档案管理工作的规范化[J].长江丛刊,2018(29):124.
[3]白永梅.探析综合医院医疗科研档案的管理工作[J].山东档案,2018(03):50-51.
[4]王鸣茜,彭芳.探究如何加强医院医学科研档案管理工作[J].计算机产品与流通,2018(02):276.
[5]潘晓辉.医院科研电子档案的保存与维护策略[J].中国卫生产业,2018,15(03):64-67.
[6]王晓倩,汤庆丰,秦玺,张烨,殷佩浩.浅谈规范化的科研档案管理在医院科研管理中的作用[J].中华医学科研管理杂志,2017,30(06):464-466.
[7]潘晓辉.医院科研档案管理现状分析及创新策略[J].卫生软科学,2017,31(12):44-47.
[8]潘晓辉.如何做好医院科研档案信息化管理[J].兰台世界,2017(22):56-58.