杨晓秋
散装水泥办公室 ，吉林白城 137000
摘要：随着时代的发展，文书档案在各机关团体和事业单位管理中发挥着重要作用。但是也不可避免地出现了许多问题，为了更好地推动文书档案管理，相关管理部门则要采取必要的措施，进一步提高文书档案管理质量，推进各单位健康发展。本文旨在对文书档案管理中存在的问题及应用措施进行了探索研究，希望能给相关单位提供一些启发和参考。
关键词：文书档案；必要措施；管理质量；健康发展
引言
文书档案能全面记录工作当中所产生的一切信息，是对工作过程最为真实的记录。文书档案作为重要的信息凭证，能提供重要的历史信息，为资料的查询等提供重要依据，同时还可以科学指导相关工作。因此，有关部门要正确认识文书档案的重要性，采取有效措施，从根本上解决问题，加强文书档案管理，提高文书档案管理质量。
一、文书档案管理工作中存在的问题。
1、文书管理和档案管理之间的衔接不够好。
文书档案和档案管理有相似，但是也有一定的区别。二者之间需要相互协助与配合，才能发挥出文书档案管理的最大效果。在实际管理过程中，两者之间的配合却存在一些问题。譬如管理人员之间配合不太好，以致出现了工作衔接度不够好，比较容易出问题。只有文书档案管理人员和档案管理人员加强配合与工作协调，对彼此的情况都了解，才能达到预期效果。但是在实际工作中，彼此之间联动不够，对彼此的工作不够了解，对两边的工作效率都有所影响。
2、信息化管理水平不高。
在如今信息化时代，许多单位都引入了信息化技术，通过建设信息化网络来提升工作效率。对于机关团体和事业单位来说，信息化管理与建设是档案发展过程中的必经之路。在文书档案管理过程中，要利用信息化技术进一步建设内部网络平台。目前，虽然许多单位也意识到了信息化网络技术平台的优越性，也开始对单位内部的网络进行信息化建设和优化，但是，信息管理水平的缺陷，及信息化管理制度不完善也对文书档案和单位信息化管理效果有一定程度的影响。还有部分单位的员工思想比较传统，不够重视信息化管理，对信息化管理没有足够的认知，没有积极投入到信息化管理工作中，导致档案信息化管理发展比较慢。因此，要想在档案管理工作中引入信息化管理，则需要将所保管的纸质文书和档案利用信息技术转化成电子档案。不管是利用手动输入还是进行扫描，则都需要人工利用信息技术对档案进行规范化操作。然而，有些文书档案管理人员专业技能水平较低，在转换过程中，由于自身问题造成了信息误差或失误，一定程度上影响了档案管理工作。
3、领导人员对文书档案管理工作的重视程度不足。
在许多单位，领导对文书档案管理工作不够重视，认为文书档案管理工作无法产生经济效益，是比较次要的工作，还有部分领导认为文书档案管理工作只是对档案作简单的收集和整理，因此，一段时间以来，单位的文书档案管理仅仅只是停留在表面阶段。因为文书档案无法产生直接的经济效益，因此，许多单位为了追求经济利益，不愿在文书档案管理中有过多资金扶持，导致文书档案管理水平一直停留不前，甚至变得更差，这对单位和组织都会带来负面影响。
4、档案管理员素质不高。
目前，由于档案管理工作的特殊性，单位有能力、有责任心的人才都不太愿意去文书档案管理部门工作，这样，许多单位的文书档案管理人员都是即将退休或者是返聘和外聘的临时人员。再则，由于单位不够重视文书档案管理工作，文书档案管理工作人员也基本没有外出培训的机会，这样就让单位文书档案管理人员的综合素质都很低，文书档案管理人员也缺少专业技术水平，无法发挥文书档案管理工作应有的作用。另外，部分单位档案管理员在进行文书档案管理时还停留在传统方法上，只是将文书档案进行整理和存放，把纸质档案存放于档案室，并没有进行科学合理化分类，致使许多纸质文件存于档案室，没有实现档案数字化管理，当需要查阅时，则到处翻找，导致工作效率不高，一定程度上也影响了档案管理工作。
二、文书档案管理的强化措施。
1、使文书工作与档案工作进行规范化衔接。
文书档案管理水平的重点在于文件质量。目前，单位和组织的文件数量在快速增加，因此，文书档案管理各部门之间要建构长效的沟通机制，有效提升各部门之间的配合力度，让文书工作与档案管理工作之间实现科学合理化衔接。
文书档案管理工作人员要有效利用信息技术，譬如数据库挖掘等，将单位和组织内部的文书档案收集齐全，并进行整理归纳，同时，企业和组织内部的其他部门也要对文书档案管理工作予以积极配合。若是电子档案，则要在管理系统中登记好，如果是纸质档案，则要及时送至档案管理室。
2、应用现代化的文书档案管理技术。
文书档案管理实行现代化管理是信息时代发展的必然之路。各单位和组织管理者要对此要清晰认知，要积极引入现代化档案管理技术，让文书档案管理工作的质量实现质的飞跃。
在现代化技术应于用文书档案管理过程中，有关部门及工作人员要确保文书档案管理模式的功能性和立体化，要根据单位实际情况，加大文书档案管理的资金投入力度加强信息化网络建设，引入一批先进设施，提高文书档案管理工作效率，在单位和组织中实现资源信息共享。
单位和组织可以利用现代化信息管理技术，譬如设置登录权限、信息查询权限、密钥技术等，这些现代化技术能有效提高文书档案在储存安全和传输安全。另外，单位和组织部门还可以将ASA 和 GFW 技术引进来，让文书档案管理信息管理系统对各类数据信息进行科学分析和过滤，访问用户则必须进行实名认证，则能进行系统，有效提高管理系统的安全性和有效性。
3、强化对文书档案管理工作的重视程度。
单位领导者要正视自己的管理者身份，依据单位文书档案管理的实际情况，制定科学规范化的工作规划。
(1)日常管理制度。单位管理者在对档案部门管理体系依照实际情况进行完善时，有效提升自己的管理权威。譬如，档案管理部门要有具体的工作计划，要确保部门内具体工作都落实到位，同时，要有相关的监管部门对文书档案管理信息进行第三方审核，杜绝弄虚作假现象出现。
(2)提升企业管理者的工作方向。单位管理者在定期对档案资料进行核查，要抽查档案资料内容，并对相关人员给予建设性意见。同时还要多听取文书档案管理 人员的工作汇报，要及时掌握文书档案管理部门的日常工作，倡导文书档案部门对整理方法进行创新，并给予资金支持。
3、强化队伍，提升文书档案管理员综合素质。
（1）要引进和选拔专业的档案管理人员。为了提升档案管理水平，各单位要注重档案管理人才引进，同时要在单位内部选拔一批专业技术和技能水平过硬的专业人员纳入档案工作体系，让文书档案队伍整体素质大幅度提升。
（2）要对档案管理人员进行专业培训和学习。在信息化时代，文书档案管理工作要与新时代发展相一致，强化档案数字化管理水平，这就则档案管理人员有了更高的要求。单位管理者要加强对档案人员的专业培训，并有专门的培训课程，同时外聘信息化技术人才来对文书档案管理人员进行培训，增强文书档案管理人员的计算机和网络化技术水平，有效提升文书档案管理的档案信息收集和整理工作效率。 同时，还要让文书档案管理人员对自身的工作重要性要有明确的认知，要促进文书档案管理人员进一步加强自身学习能力和专业管理能力。
结语
综上所述，在当前信息化时代背景下，文书档案管理工作在单位和组织当中价值在逐步提升。因此，相关部门及文书档案管理人员要重视文书档案管理工作，创新工作方法，建构科学化、合理化、规范化的工作体系，推进我国的文书档案管理工作顺利前行。
参考文献：
[1]张宁.文书档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].卷宗 ,2017(15) .
[2]杜建越.关于文书档案管理存在的问题及应对对策分析[J].环球市场,2016(7).
[3]王耀波.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办 公室业务,2016(18).
[4]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志 ,2015(5) .